“เดี๋ยววันที่ 7 เดือนหน้า เราจะประชุมติดตามความก้าวหน้าของโครงการ คุณเตรียมสไลด์หน่อยนะ”
“ที่เชิญคุณ A พูดในงานสัมมนาให้ผู้ประกอบการฟัง หากมีสไลด์ รบกวนส่งให้ทางเราล่วงหน้าสัก 2-3 วันนะคะ”
“เธอๆ เดี๋ยวบริษัทจริงจังจริงใจ จะเข้ามาคุยกับทางเราว่าจะร่วมงานกันได้ตรงส่วนไหนบ้าง เธออย่าลืมเตรียมสไลด์ด้วยนะ เล่าให้เขาฟังหน่อยว่าโครงการเราทำอะไรบ้าง”
คุ้นๆ มั๊ยคะ ในงานที่เราทำต้องเคยมีใครคนนึงพูดกับเราด้วยประโยคประมาณนี้มาบ้าง…
สไลด์กลายเป็นบรรทัดฐานในการสื่อสารระหว่างการทำงานไปซะแล้ว…
ว่าแต่เราเคยถามตัวเองมั๊ย ว่าสไลด์จำเป็นหรือเปล่า?
เราติดอยู่ในโลกที่เต็มไปด้วยสไลด์ค่ะ 😅
และเราก็ลืมไปว่าการเตรียมสไลด์แต่ละครั้งมีค่าใช้จ่ายทั้งนั้น
การเตรียมสไลด์สำหรับการนำเสนอนั้นมีค่าใช้จ่ายแฝงอยู่ ทั้งค่าแรงของเรา ค่าเสื่อมของสมองเรา ค่าพิมพ์เอกสาร (ทั้งออกมาตรวจ และแจกคนฟัง) และค่าเสียเวลา/โอกาส (ไม่ทำสไลด์ เราอาจนั่งจิบกาแฟทำอย่างอื่นที่มีประโยชน์กว่า)
ดังนั้นเราต้องคิดให้ดีก่อนเริ่มทำสไลด์ว่า ในการนำเสนอนั้นต้องใช้สไลด์ (PowerPoint) หรือไม่?
แล้วเราจะดูจากอะไรหละว่าเราต้องเตรียมสไลด์หรือเปล่า
จากประสบการณ์ อิงขอแนะนำให้ดู 3 ข้อนี้ค่ะ
- ปริมาณเนื้อหาที่นำเสนอ: ปริมาณเนื้อหาที่นำเสนอเป็นปัจจัยหนึ่งที่จะบอกเราว่าสไลด์จำเป็นหรือไม่ หากเนื้อหาที่นำเสนอมีไม่มาก เพียง 5 – 10 นาที เราอาจพิจารณาว่าไม่ต้องใช้สไลด์ก็ได้ (ลองสังเกตเวลาเพื่อนเราพยายามสปอยล์ Avenger Endgame ก็ได้ค่ะ เล่ายาวเกือบ 10 นาที ไม่ต้องมีสไลด์ก็สปอยล์ได้)
- รายละเอียดของเนื้อหาที่นำเสนอ: ถึงเนื้อหาจะไม่มาก นำเสนอแค่ไม่กี่นาที แต่หากรายละเอียดของเนื้อหาที่นำเสนอมีความซับซ้อนมาก เช่น ความสัมพันธ์ที่โยงกันไปมา ตัวเลขหลายชุดที่ต้องดูกันอย่างละเอียด เป็นต้น เราอาจต้องใช้สไลด์เป็นตัวช่วย อย่าพยายามพูดเรื่องที่ซับซ้อนโดยไม่แสดงให้ผู้ฟังเห็นภาพ (ด้วยสไลด์หรือวิธีอื่น)
- ทางเลือกอื่น: สไลด์เป็นเครื่องมือหนึ่งค่ะ หากกลุ่มคนฟังมีจำนวนไม่มาก จัดในห้องประชุมเล็กๆ และสไลด์ที่เราจะทำเหมือนกับบทสรุปผู้บริหารของเราเป๊ะ เราไม่ต้องเสียแรงทำสไลด์ก็ได้ค่ะ พิมพ์บทสรุปผู้บริหารแล้วมานั่งดูกันทีละหัวข้อ หรือพิมพ์ตาราง กราฟ บทสรุป และพูดในประเด็นนั้นแทน หรือในกรณีที่เราพูดถึงการใช้งานอุปกรณ์หรือเครื่องมือหรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เราอาจเลือกใช้การสาธิตให้ดูแทนการทำสไลด์ก็ได้
ทั้ง 3 ข้อ ไม่ใช่กฎตายตัว ต้องใช้วิจารณญาณของเราประกอบในการตัดสินใจด้วย เพียงแค่ไม่ลืมว่าเรามีทางเลือกอื่นๆ ด้วยนอกจากสไลด์ และจุดมุ่งหมายสูงสุดของเรา คือ สื่อสารให้ผู้ฟังเข้าใจ/เชื่อ/เห็นด้วย/นำไปใช้
คำถามชวนคิด
มีการนำเสนอครั้งไหนของเราบ้าง ที่พอมานั่งคิดดูแล้วไม่น่าเสียเวลาเตรียมสไลด์เลย?
