"อยากทำรายงานสวยๆ จัง"
สำหรับคนที่ต้องทำรายงานบ่อยๆ ได้อ่านรายงานเยอะๆ ยิ่งเห็นพวกรายงานประจำปีของบริษัทใหญ่ๆ ที่เขาจ้างนักออกแบบกราฟฟิกทำ (ส่วนใหญ่จะสวยสะดุดตา) ต้องมีบ้างแหละที่เมื่อเห็นรายงานที่เราทำเองแล้ว ต้องแอบคิดแบบนี้บ้าง
รายงานที่เด็กสายวิศวะและวิทยาทำมักเต็มไปด้วยตัวหนังสือ ตาราง และกราฟ อาจมีรูปบ้าง (ส่วนใหญ่เป็นรูปงานประชุมต่างๆ) พอเอามาประกอบรวมกัน ....
อือม... คือ มันไม่สวย... ไม่น่าหยิบมาอ่านเหมือนพวกสายงานอื่นๆ
อิงมีข้อแนะนำค่ะ คือใช้โปรแกรมการนำเสนอทำรายงาน แทนโปรแกรม Word ต่างๆ
"ว่าไงนะ... ทำได้ด้วยหรอ"
More...
แนวคิดนี้มาจากคุณ Nancy Duarte ที่เขียนหนังสือ Slide:ology ที่อิงเคยรีวิวไว้ (อ่านรีวิวได้ที่นี่จ้า) เธอเรียกเอกสารนี้ว่า Slidedoc เป็นลูกผสมระหว่างสไลด์การนำเสนอ และเอกสารแบบเต็มรูปแบบ เช่น รายงาน เป็นต้น
Slidedocs คืออะไร
มาทำความเข้าใจเพิ่มเติมกันค่ะ ว่า Slidedocs คืออะไร?
Slidedocs ถูกออกแบบมาสำหรับใส่รายละเอียดเนื้อหาให้มากกว่าที่ใส่ในสไลด์การนำเสนอ แต่ยังคงเน้นการสื่อสารด้วยกราฟ ไดอะแกรม รูปภาพ ประกอบกับตัวหนังสือ เพื่อให้ง่ายต่อการอ่านและทำความเข้าใจ
โปรแกรมที่ใช้ก็แล้วแต่เราถนัด ทั้ง Microsoft PowerPoint หรือ Keynote หรือ Google Slide ก็สามารถใช้ทำ Slidedocs ได้เหมือนกัน
ข้อดีของการใช้ Slidedocs
เวลาต้องทำรายงาน หากเนื้อหาไม่เยอะมาก (ไม่เกิน 50 หน้า) อิงมักเลือกทำรายงานด้วย PowerPoint ตามแบบ Slidedocs จากประสบการณ์ส่วนตัว คิดว่าข้อดีของการทำรายงาน (ที่ไม่หนามาก) ด้วย PowerPoint คือ
- การจัดวางโครงหน้าทำได้ตามใจชอบ และง่ายกว่าโปรแกรมจัดการเอกสารอย่าง Word และ Pages มาก จะทำให้ Text อยู่เหลื่อมบรรทัดกันก็ทำได้ง่าย
- การตกแต่งกราฟที่ copy มาจาก Excel ทำได้ง่ายดาย จะเขียนข้อความเพิ่มที่แกน X แกน Y หรือใส่คำอธิบายเพิ่มตรงไหนก็ทำได้ง่าย ซึ่งโปรแกรม Word และ Pages ก็ทำได้แต่ไม่สะดวกเท่านี้
- การสร้างไดอะแกรมหรือสัญลักษณ์ต่างๆ ก็ทำได้ด้วยการประกอบรูปทรง หรือใช้ SmartArt ที่โปรแกรมให้มา (อันนี้แล้วแต่คนชอบ)
งานเพิ่มเพื่อลบข้อเสียของโปรแกรมการนำเสนอ
อย่างไรก็ตาม เนื่องจากโปรแกรมการนำเสนอไม่ได้ถูกออกแบบมาสำหรับทำรายงาน เราจึงมีงานเพิ่มบางอย่าง เช่น
- การเลือกขนาดของสไลด์: มาตรฐานที่ให้มาจะเป็น 16:9 หรือ 4:3 ขึ้นกับรุ่นของโปรแกรมที่ใช้ ซึ่งหากเราจะใช้เป็นเอกสารรายงานต้องปรับขนาดเป็น A4 หรือ Letter หรือ ขนาดอื่นๆ ที่เราต้องการ เพื่อให้เวลาพิมพ์ออกมาขนาดไม่เพี้ยน
- การจัดหน้าให้มีความสม่ำเสมอ: เราสามารถสร้าง Template ในการวางโครงและจัดหน้า (layout) แบบที่เราใช้บ่อย ด้วย Slide Master ทำให้การจัดหน้าของเรามีความสม่ำเสมอ เช่น ระยะ Margin จากขอบกระดาษ จะเท่ากันทุกหน้า หรือเราจะเลือกไป set ตำแหน่งของ Text Box แบบ manual ก็ได้
เริ่มต้นอย่างไร
เริ่มต้นด้วยการอ่านหนังสือและลองทำใน Template ที่มีให้ค่ะ
คุณ Nancy แจกหนังสือ Slidedocs ให้เราไป download มาอ่านได้ฟรี พร้อมตัวอย่าง Template ให้เราไปประยุกต์ใช้ ตาม link ด้านล่างไปเลยค่ะ
https://www.duarte.com/slidedocs/
อ่านแล้วอย่าลืมเอาไปใช้นะคะ รายงานเราจะโดดเด่นขึ้นทันตาเห็นเลยค่ะ..
คำถามชวนคิด
หากเราจะเปลี่ยนรายงานของเราให้เป็น Slidedocs นอกจาก Template แล้ว เราควรทำอะไรบ้าง
