หากว่า Death by bullet points (สไลด์ที่เต็มไปด้วย bullet points) คือ สไลด์ที่แย่แล้ว

สไลด์ที่แย่กว่า (มาก) คือ 


สไลด์ที่เต็มไปด้วยประโยคยาวๆ หลายประโยค และหลายย่อหน้าใน 1 สไลด์

แล้วเราจะแก้ไขอย่างไร?

โดยส่วนตัวแล้วอิงชอบสไลด์ที่ออกแนว visualization แต่ต้องยอมรับว่าจะได้สไลด์แบบนั้นต้องใช้เวลาและความพยายามพอสมควร แต่หากเราเพิ่งเริ่มต้น เราค่อยๆ ปรับปรุงสไลด์ของเราไปทีละขั้นได้ค่ะ 

พัฒนาการของสไลด์

หากให้เรียงลำดับพัฒนาการของสไลด์จาก แย่มาก ไปจน ดีมาก จากประสบการณ์ที่ผ่านมาจะแยกได้ 5 แบบ (ตัวอย่างในรูป A) ได้แก่

รูป A พัฒนาการของสไลด์จากประโยคยาวๆ มาเป็นสไลด์ที่เน้นการสื่อความด้วย ‘ภาพ’
  • สไลด์ที่เต็มไปด้วยประโยคยาวๆ หลายประโยค และหลายย่อหน้า: สไลด์แบบนี้มักเกิดจากผู้เตรียมสไลด์ตัดข้อความจากในรายงาน (word file) มาแปะไว้ในสไลด์
  • สไลด์ที่เป็น bullet points แต่ยังเป็นประโยคยาวๆ: เมื่อมีเวลาเพิ่มขึ้น ผู้เตรียมจะอ่านรายงานแล้วดึงประโยคที่คิดว่าสำคัญมาใส่เป็น bullet points ไว้ (ไม่ยกมาทั้งย่อหน้าแล้ว มีการคัดสรรเกิดขึ้น) เนื้อหาที่นำมาใส่มักจะมาจากบทสรุปผู้บริหารหรือบทสุดท้ายในรายงานที่เป็นการสรุปผลและให้ข้อแนะนำ
  • สไลด์ที่เป็น bullet points ตามด้วย keywords: เป็นการปรับปรุงมาจากแบบก่อนหน้านี้ โดยตัดเอามาแต่ keywords ที่สำคัญ ใส่ bullet points ไล่เรียงกันลงมา
  • สไลด์ที่เป็นประโยคสั้นๆ หรือ keywords และมีรูป/กราฟ/ตาราง/ไดอะแกรมประกอบบ้าง: ผู้เตรียมการนำเสนอเริ่มเพิ่ม ‘ภาพ’ เข้าไปในสไลด์เพื่อให้ผู้ฟังได้เห็นภาพที่ชัดเจนขึ้น แต่โดยส่วนใหญ่จะยังคงเป็นการนำรูป กราฟ ตาราง หรือ ไดอะแกรม มาจากรายงาน และแปะลงในสไลด์
  • สไลด์ที่เน้นการจัดวาง ตัวอักษร รูป กราฟ ตาราง ไดอะแกรม ไอคอนต่างๆ อย่างมีประสิทธิภาพ: ผู้เตรียมจะย่อยสิ่งที่ต้องการสื่อออกมาเป็นสไลด์ที่ผ่านการคิดมาแล้วเป็นอย่างดี โดยใช้ประโยชน์สูงสุดจาก ตัวอักษร รูป กราฟ ตาราง ไดอะแกรม และไอคอนต่างๆ เช่น มีการดัดแปลงกราฟหรือตารางจากในรายงานมาสื่อเฉพาะสิ่งที่ต้องการให้ผู้ฟังรับทราบ หรือมีการดึงเนื้อหาสำคัญมาทำเป็นไดอะแกรม เป็นต้น

การปรับปรุงสไลด์

หากเราไม่มีเวลาหรือคิดว่า ‘ไม่เป็นไร เตรียมแค่เนี้ยพอ’ แล้วเตรียมสไลด์ที่เต็มไปด้วยประโยคยาวๆ และไม่มีเวลาหารูปหรือทำกราฟหรือไดอะแกรม อย่างน้อยเราควรปรับสไลด์ให้เป็นแบบที่ 3 คือ เปลี่ยนประโยคยาวๆ เป็น bullet points ตามด้วย keywords แทน

แต่หากเรามีเวลามากพอ จัดไปในแบบที่ 5 เลยค่ะ

ใน Tutorial นี้ อยากชวนผู้อ่านมาลองปรับสไลด์ไปทีละขั้นด้วยกันค่ะ (ตัวอย่างสไลด์ตั้งต้นในรูป B)

รูป B ตัวอย่างสไลด์ดั้งเดิมที่เต็มไปด้วยประโยคยาวๆ
  • ขั้นที่ 1 อ่านเนื้อหาของเราอีกครั้งและคัดเฉพาะประโยคที่สำคัญออกมา (รูป C) ในขั้นที่ 1 นี้เราจะได้สไลด์ที่เป็น bullet points แต่ยังเป็นประโยคยาวๆ อยู่
รูป C การปรับสไลด์จากประโยคยาวๆ ติดๆ กัน มาเป็น bullet points
  • ขั้นที่ 2 หากมีเวลามากขึ้น เราควรเปลี่ยนประโยคยาวๆ จากขั้นที่ 1 ให้เหลือแต่ keywords (ตัวอย่างในรูป D) และหากกลัวจะจำประโยคยาวๆ ไม่ได้ หรือในสไลด์ที่พิมพ์ออกมา คนที่ไม่ได้มาฟังจะอ่านแล้วไม่เข้าใจ ให้นำประโยคยาวๆ (ตัวตั้งต้นใน รูป B) ไปใส่ไว้ในส่วนที่เป็น Note แทน 
รูป D ย่อยประโยคยาวๆ เป็น keywords และใช้ bullet points เพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้น

ในขั้นที่ 1 และ 2 เป็นการเอาตัวรอดแบบ advanced หน่อย คือ มีเวลาไม่มากนักในการทำสไลด์และเราพอใจกับแค่ bullet points ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้จะอยู่แค่ระดับค่าเฉลี่ยของการทำสไลด์โดยทั่วไป (หรืออาจต่ำกว่าค่าเฉลี่ยของบางองค์กร ขึ้นกับว่าองค์กรนั้นมีคนที่ใส่ใจกับการนำเสนอมากน้อยแค่ไหน)

สำหรับในขั้นที่ 3 และ 4 นั้น ต้องใช้เวลามากขึ้น แต่จะทำให้สไลด์ของเราดีขึ้นกว่าค่าเฉลี่ยมาก รับรองว่าทำออกมามีคนชมแน่นอน ไปต่อกันเลยค่ะ…

การเตรียมตัวก่อนการปรับสไลด์ในขั้นที่ 3 และ 4 ผู้เตรียมการนำเสนอต้องทำการบ้านในเรื่องของผู้ฟังและเนื้อหาที่จะนำเสนอมาแล้วพอสมควร รู้ว่าเราจะนำเสนอไปเพื่ออะไร เช่น ต้องการรายงานความก้าวหน้าของโครงการ หรือต้องการแจ้งปัญหาของโครงการให้ผู้ใหญ่ทราบเพื่อจะได้ตัดสินใจว่าจะแก้ปัญหาอย่างไร เป็นต้น (ในส่วนของการเรียบเรียงเนื้อหาอ่านเพิ่มเติมได้ในบทความ “นำเสนออย่างไร เมื่อข้อมูลมากเกินไป”) จากนั้นเราจึงวาง story board ของการนำเสนอตามเนื้อหาที่เราเรียบเรียงมา หากเป็นการนำเสนอสรุปผลรายงาน ก็ต้องอ่านรายงานนั้นๆ และเลือกว่า key message ของเราที่จะนำเสนอนั้นคืออะไร (ไม่ใช่แค่การตัดรายงานมาแปะ)

  • ขั้นที่ 3 เมื่อเรารู้แล้วว่า story board ของเราเป็นอย่างไร เนื้อหาหลักของสไลด์นี้คืออะไร เรานำสิ่งที่เราต้องการนำเสนอมาย่อยเป็น keywords ประกอบด้วย รูป กราฟ ตาราง ไดอะแกรม ประกอบ (รูปไม่จำเป็นต้องเป็นรูปถ่ายอย่างเดียว รูป sketch หรือ รูปไอคอนต่างๆ ก็ใช้ได้) ตัวอย่างในรูป E
รูป E สไลด์ที่เหลือแต่ keywords และมีใช้รูป (หรือกราฟ ตาราง ไดอะแกรม และไอคอน) ประกอบ
  • ขั้นที่ 4 ขั้นนี้เป็นขั้นที่ต้องใช้พลังงานมาก (ทั้งทางกายและความคิด) เราต้องนำเอาเนื้อหามาย่อยเป็นรูป กราฟ ตาราง หรือไดอะแกรม โดยใช้ keywords ประกอบบ้าง (ต่างจากขั้นที่ 3 ที่ตัวเอกยังคงเป็น keywords หรือตัวอักษรนั่นเอง) ตัวอย่างในรูป F
รูป F สไลด์ที่ใช้รูป/กราฟ/ตาราง/ไดอะแกรม/ไอคอนเป็นหลัก โดยมี keywords ประกอบบ้าง

ไขข้อกังวลใจในการเตรียมสไลด์

จากที่อิงไปสอนน้องๆ ในหัวข้อ Presenting Data Effectively ส่วนใหญ่แล้วจะกังวลว่าตัวเองไม่มีหัวทางศิลปะ (เด็กวิศวะมักคิดอย่างนี้กันเยอะ) หรือวาดรูปไม่เก่ง หรือไม่รู้เรื่องการออกแบบ เดี๋ยวทำออกมาแล้วไม่สวย 

ขอให้กำลังใจทุกคนค่ะ อย่าไปกังวลกับเรื่องเหล่านั้นเลย การออกแบบสไลด์ให้สื่อความได้ดีและดึงดูดสายตาไม่ได้ต้องมีหัวศิลปะมากขนาดนั้น (แค่รู้หลักการบางอย่างก็พอ) ไม่ต้องวาดรูปเก่ง (เราไม่วาดค่ะ เราหยิบโน่นนี่มาวางไว้ด้วยกัน)

ถ้าเราออกแบบเองไม่สวย วิธีเริ่มต้นแบบง่ายที่สุด คือ จำแบบสไลด์ที่เราชอบ แล้วเริ่มด้วยทำตามเขาค่ะ จากนั้นเมื่อคล่องแล้วเราค่อยเติมโน่นเติมนี่ที่เป็นความชอบของเราเข้าไป

นอกจากนี้สิ่งหนึ่งที่ทุกคนต้องทำ คือ ต้องให้ความใส่ใจและใช้เวลาบวกความพยายามบ้างในการเตรียมสไลด์ แล้วพอทำบ่อยๆ เราจะคล่องขึ้นเองค่ะ

ถ้าเริ่มต้นแล้วคิดว่าไม่ไหวจริงๆ ไม่มีเวลาหรือยังไม่พร้อม อย่างน้อยขอให้แก้จากประโยคยาวๆ เป็นแบบ bullet points ที่เป็น keywords ก็ยังดี แล้วหากมีเวลามากขึ้นก็ทำให้สื่อความได้ง่ายขึ้นด้วย รูป กราฟ ตาราง ไดอะแกรม และไอคอนต่างๆ

สู้ๆ ค่ะ

คำถามชวนคิด

สไลด์ที่เราเตรียมล่าสุดเป็นแบบไหน แล้วเราจะปรับปรุงได้อย่างไร

About the author 

Ing

วิศวกรสิ่งแวดล้อมที่หันมาทำงานบริหารโครงการ แต่สนใจเรื่องการนำเสนอมาก จนอยากจะแบ่งปันสิ่งที่เรียนรู้มาตลอดหลายปี (ไม่กล้าบอกปี เดี๋ยวรู้อายุ) ให้กับผู้อ่านที่น่ารักทุกคน

Leave a Repl​​​​​y

Your email address will not be published. Required fields are marked

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}