สถานการณ์: การนำเสนอเริ่มขึ้นหลังเบรค ณ ตอนนี้ การสัมมนาล่าช้าไปกว่ากำหนดแล้ว 1 ชั่วโมง แต่ยังเหลือผู้นำเสนออีก 4 คน เวลาตามกำหนดการ คือ คนละ 20 นาที แต่... ผู้นำเสนอคนแรก ใช้เวลา 50 นาทีในการนำเสนอ.... เริ่ม 11:20 เสร็จ 12:10 (เวลารับประทานอาหารเที่ยงตามกำหนดการ คือ 12:00) ตอนนี้ยังเหลือผู้นำเสนออีก 3 คน...
คำถาม คือ หากเราเป็นผู้จัดงาน เราจะแก้ไขอย่างไร?
More...
การบริหารและจัดการเวลาในการนำเสนอเป็นอะไรที่ปวดใจสำหรับทุกฝ่าย
ผู้ฟัง
ไม่หิวก็ง่วง ไม่ง่วงก็เบื่อ...
อาการปกติของผู้ฟังการนำเสนอ...
อาการนี้จะเลวร้ายลงอย่างมากหากการนำเสนอนั้นล่าช้าไปกว่าเวลาในกำหนดการ
และเมื่อรู้ว่าจะได้ทานอาหารช้า หรือเลิกช้า
ผู้ฟังจะเริ่มออกอาการเซ็งมากขึ้นเรื่อยๆ ตามเข็มนาฬิกาที่เดินไป...
ผู้นำเสนอ
ผู้นำเสนอ (ส่วนใหญ่) มักพยายามรักษาเวลา แต่พอการนำเสนอเริ่มขึ้นจริง มันก็มีเพลินกันบ้าง แทนที่จะเป็น 20 นาที ก็กลายเป็น 40 นาที...
เมื่อเกิดการช้าสะสมมาเรื่อยๆ ผู้นำเสนอคนท้ายๆ มักกลายเป็นผู้รับกรรม เพราะถึงพูดตามเวลาที่กำหนด ก็สายกว่ากำหนดการอยู่ดี...
หากผู้นำเสนอรู้สึกว่าถูกกดดัน ก็อาจทำให้เสียสมาธิ พูดเร็วขึ้น หรือลืมเนื้อหาบางส่วนได้
ผู้จัดงาน
ผู้จัดงานจะมีฝันที่สวยงามเสมอเมื่อร่างกำหนดการ เรื่องนี้ให้เวลา 20 นาที เรื่องนั้นให้เวลาอีก 30 นาที...
แต่เมื่อวันจริงมาถึง การบริหารเวลาให้ตรงตามกำหนดการมันช่างทำได้ยากมาก และมีหลากหลายปัจจัยที่เหนือการควบคุม
วิธีป้องกัน
จากประสบการณ์ในการเป็นทั้งผู้จัด ผู้นำเสนอ และผู้ฟัง มาครบถ้วน สิ่งที่ดีที่สุดที่ทำได้ คือ พยายามให้ดีที่สุดในการป้องกันการล่าช้า อิงขอแนะนำวิธีและเทคนิคที่ใช้มาเล่าสู่กันฟังค่ะ
- ประธานเปิด: กรณีมีประธานเปิด และเป็นผู้ใหญ่ที่เราไม่สามารถควบคุมได้ ควรถามหน้าห้องหรือเลขาฯ ว่าปกติประธานมาตรงเวลาหรือมาสาย เพื่อที่เราจะได้เผื่อเวลาในกำหนดการได้ถูก และในวันงานจริง ผู้จัดต้องเช็คกับประธานก่อนงานสักครึ่งชั่วโมง เพื่อประมาณว่าจะเริ่มงานได้จริงเมื่อไร
- โจทย์ที่ชัดเจน: ผู้จัดต้องให้โจทย์ที่ชัดเจนกับผู้นำเสนอ เพื่อที่ผู้นำเสนอจะได้เตรียมเนื้อหาที่ถูกต้อง และที่สำคัญผู้จัดต้องเน้นเรื่องของเวลาสำหรับการนำเสนอ
- ผู้นำเสนอต้องให้ความสำคัญกับเรื่องเวลา: หากเราเป็นผู้นำเสนอ เราต้องคิดถึงความสอดคล้องระหว่างเนื้อหาที่เราเตรียมและเวลาที่คาดว่าจะใช้ rule of thumbs คือ เตรียมสไลด์ให้น้อยกว่าเวลาที่เรามี หากเราได้เวลา 20 นาที เราไม่ควรเตรียมสไลด์สำหรับ 20 นาที เราต้องเตรียมสไลด์สำหรับ 15 นาที เพราะเวลานำเสนอจริง เรามีแนวโน้มจะพูดเยอะกว่าที่เราเตรียมตัวมา และหากสุดท้ายเวลาเหลือจริงๆ เวลานั้นสามารถใช้สำหรับการถามตอบได้ (ไม่เคยมีผู้ฟังคนไหนบ่นว่าผู้นำเสนอใช้เวลาน้อยกว่ามที่คิดไว้ มีแต่ชื่นชมค่ะ)
- มาตรการในการกำกับเวลา: ถึงผู้นำเสนอจะเตรียมตัวมาดี แต่ก็อาจพูดเพลินจนเกินเวลาได้ ดังนั้นผู้จัดต้องมีมาตรการช่วยในการกำกับเวลา เช่น การตกลงล่วงหน้ากับผู้นำเสนอว่าจะมีการกำกับเวลา (เช่น เหลือ 5 นาที และ เหลือ 1 นาที) เพื่อที่ผู้นำเสนอจะได้รู้ว่าต้องมองหรือฟังสัญญาณอะไรบ้าง เป็นต้น
- ผู้ดำเนินรายการต้องรู้จังหวะในการขัดจังหวะ: ผู้ดำเนินรายการสามารถช่วยในการกำกับเวลาได้มาก โดยการเน้นย้ำกับผู้นำเสนออีกครั้งก่อนการนำเสนอจะเริ่มขึ้น และเมื่อถึงเวลาที่กำหนดไว้ ผู้ดำเนินรายการสามารถเดินมาประจำที่เพื่อเป็นการให้สัญญาณ (และกดดัน) กับผู้นำเสนอว่าหมดเวลาแล้ว
วิธีแก้ไข
ถ้าเกิดความล่าช้ากว่าเวลาที่กำหนด เราต้องทำอย่างไร
- ประธานมาช้ามาก: มีหลายครั้งที่ประธานมาช้ามาก ทำให้งานสัมมนาหรือการฝึกอบรมล่าช้ามาก เช่น กำหนดเปิด 9 โมงเช้า แต่ 9 โมงครึ่ง แล้วประธานยังไม่มา มี 2 ทางเลือก คือ หนึ่ง เลือกที่จะดึงการนำเสนอขึ้นมาก่อน แล้วจึงให้ประธานเปิดเมื่อมาถึง (กรณีที่คาดว่าประธานจะมาสายมาก) สอง หากประธานใกล้มาถึงแล้ว อาจจะเชิญผู้ร่วมสัมมนาหรือฝึกอบรมทานอาหารว่างก่อน ซึ่งทั้ง 2 ทางเลือกนี้ จะเป็นการดึงเวลาของกิจกรรมอื่นขึ้นมาก่อน เพื่อให้ไม่เสียเวลาทั้งหมดไปกับการรอเพียงอย่างเดียว
- ผู้นำเสนอพูดเกินเวลาไปมาก โดยไม่สนใจสัญญาณเตือน: หากใช้สัญญาณเสียงหรือแผ่นป้ายแสดงเวลาที่เหลือแล้ว แต่ผู้นำเสนอยังไม่มีทีท่าว่าจะจบการนำเสนอโดยเร็ว ผู้ดำเนินรายการต้องเข้ามาขัดจังหวะอย่างสุภาพและเหมาะสมเพื่อเร่งให้ผู้นำเสนอจบการนำเสนออย่างรวดเร็ว
- ลดเวลาบางช่วงลง: เวลาพักรับประทานของว่าง และเวลาพักรับประทานอาหารเที่ยง เป็นช่วงเวลาที่เราสามารถลดลงได้โดยมีผลกระทบน้อย การเสริฟอาหารว่างในห้องสัมมนาหรือฝึกอบรมก็สามารถช่วยลดเวลาตรงนี้ได้
- ลดเวลาการนำเสนอในช่วงต่อไป: การที่จะทำตามวิธีนี้ได้ ผู้จัด/ผู้ดำเนินรายการต้องประสานงานกับผู้นำเสนอก่อนที่ผู้นำเสนอจะขึ้นพูด และต้องใช้มาตรการในการกำกับเวลาควบคู่กันไปด้วย เพื่อให้ผู้นำเสนอคนต่อๆ ไป รักษาเวลาเช่นกัน
แน่นอนค่ะว่าการป้องกันย่อมดีกว่า แต่ถ้าเรื่องมันเกิดขึ้นแล้วอย่าลืมเอาวิธีแก้ไขไปใช้นะคะ
คำถามชวนคิด
มีเทคนิคอะไรอีกบ้างที่จะช่วยในการจัดการเวลาในการนำเสนอ
