เมื่อสัปดาห์ที่แล้ว อิงไปงานประชุมรับฟังความคิดเห็นมา แฮ่ Deja Vu อีกแล้วจ้า
วิทยากรเปิดสไลด์แรกมาค้างไว้ และเริ่มเกริ่นนำเพื่อเข้าเรื่อง
แต่... ผ่านไปเกือบ 5 นาที วิทยากรยังหาทางเข้าเรื่องไม่ได้
ชมก็แล้วว่าเรื่องที่จะมารับฟังความคิดเห็นเป็นสิ่งดี ช่วยพัฒนาประเทศ เล่าประสบการณ์ในอดีตก็แล้ว...
ก็ยังเข้าเรื่องไม่ได้ซะที
สุดท้าย วิทยากรต้องตัดใจเข้าดื้อๆ ว่า ขอบคุณทุกท่านจากหน่วยงานต่างๆ ที่มาร่วมประชุม แล้วก็เข้าสไลด์ที่สองเลย
อา.....
ที่บอกว่า Deja Vu เพราะไม่ใช่ครั้งแรกที่อิงเจอการเปิดในลักษณะนี้
ลองมาวิเคราะห์การพูดเปิดการนำเสนอที่เจอกันบ่อยกับแนวทางการปรับปรุงกันค่ะ
More...
ทำไมการเปิดถึงสำคัญ
โดยส่วนใหญ่แล้วผู้ฟังกับผู้นำเสนอจะไม่รู้จักกัน ถึงแม้ว่าผู้นำเสนอจะเป็นคนเก่ง มีความรู้ในเรื่องที่พูดมากมาย แถมเป็นคนดีน่าคบหาอีกต่างหาก แต่สิ่งเหล่านี้ผู้ฟังไม่รู้
ผู้ฟังรู้จักผู้นำเสนอจาก ชื่อตำแหน่ง (ถ้ามี) ประวัติการทำงาน (ถ้าบอกไว้) สไลด์ที่ใช้ประกอบการนำเสนอ การพูดนำเสนอ และลักษณะท่าทาง ซึ่งโดยส่วนใหญ่ผู้ฟังตัดสินผู้นำเสนอจากแค่ไม่กี่นาทีที่ได้เห็นได้ฟัง ว่าสิ่งที่ผู้นำเสนอจะพูดต่อไปนั้นน่าเชื่อถือ น่าสนใจ และน่าตั้งใจฟังหรือเปล่า
ดังนั้นหากผู้นำเสนอไม่สามารถดึงความสนใจผู้ฟังได้ (หรือทำให้รู้สึกว่าอยากฟัง) ในช่วงต้นของการนำเสนอ ก็มีแนวโน้มที่ผู้ฟังจะฟังบ้างไม่ฟังบ้าง ดูมือถือบ้าง หรือจิตหลุดไปบ้าง
(อันนี้อิงไม่ได้พูดเองค่ะ นักวิจัยจาก The Catholic University ที่วอชิงตัน ได้ทำการศึกษาเกี่ยวกับความสนใจของผู้ฟัง แล้วพบว่าผู้ฟังส่วนใหญ่ให้ความสนใจกับผู้นำเสนอแค่ 30 วินาทีแรกเท่านั้น*)
หมายเหตุ: *Bunce, D.M. et al., How Long Can Students Pay Attention in Class? A Study of Student Attention Decline Using Clickers, J. Chem. Educ. 2010, 87(12), 1438-1443.
3 ข้อผิดพลาด ที่พบบ่อยในการเปิดการนำเสนอ
ไม่น่าเชื่อว่ามีผู้นำเสนอจำนวนไม่มากนักที่ให้ความสำคัญกับขั้นตอนการพูดเปิดการนำเสนอ ส่วนใหญ่แล้วที่อิงเจอมักเข้าข่าย 3 ข้อผิดพลาดด้านล่างนี้ค่ะ
- 1ไม่ขึ้นอะไรเลย: เปิดสไลด์แรกมา แล้วก็ไปสไลด์สอง (Agenda) เลยว่าวันนี้จะมาพูดเรื่องอะไรบ้าง
- 2เปิดการนำเสนอด้วยเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้อง: เปิดสไลด์แรกมา เล่าเรื่องนู้นเรื่องนี้ ดินฟ้าอากาศ ทักทายผู้ฟัง สรุป คือ พูดเยอะค่ะ แต่ไม่เกี่ยวกับเรื่องที่จะพูดเลย แล้วก็ไปสไลด์สอง (Agenda) ถึงบอกว่าวันนี้จะมาพูดเรื่องอะไรบ้าง
- 3เปิดการนำเสนอได้ดี ซักพักวนไปวนมา ไปต่อไม่ถูก: เปิดสไลด์แรกมา พูดเกริ่นนำได้ดี กำลังจะหาช่องเข้าสไลด์ต่อไป แต่ไม่รู้ยังไง วกไปเล่าเรื่องของตัวเองซะทีนึง จะเข้าสไลด์ต่อไป เอ.. เข้าไม่ได้อีกแล้ว เลยหยิบเรื่องอื่นมาพูดต่อ แล้วก็วนไปวนมาอย่างนี้อีกหลายรอบ กว่าจะหลุดไปสไลด์สองได้
จากประสบการณ์ อิงพบว่ายิ่งผู้พูดมีตำแหน่งใหญ่โต ทั้งข้าราชการและอาจารย์หลายๆ คนเลยมักเปิดการนำเสนอได้ค่อนข้างน่าผิดหวัง ทำไมเป็นอย่างนั้น ลองมาวิเคราะห์กันต่อค่ะ
ทำไมถึงเปิดการนำเสนอได้ไม่ดี
- 1ไม่มีสคริปต์ มักเกิดกับผู้นำเสนอ 3 กลุ่มหลักๆ คือ กลุ่มที่ 1 ไม่เห็นความสำคัญของการเปิด สไลด์แรกไม่มีความหมาย เข้าสไลด์ Agenda ไปเลย กลุ่มที่ 2 ให้น้องๆ ในทีมหรือลูกน้องทำสไลด์ให้ ไม่มีสคริปต์ ใช้วิธีด้นสดเอา ทำให้พลาดไปต่อไม่ถูกได้ กลุ่มที่ 3 นำเสนอหัวข้อนี้บ่อย จนคิดว่าไม่ต้องมีสคริปต์ก็พูดได้ ทำให้พูดแต่ละครั้งไม่เหมือนกัน และบางครั้งอาจพลาดขึ้นแล้วไปต่อไม่ถูก
- 2ตื่นเต้น จนลืมสคริปต์ ผู้นำเสนอตั้งใจเขียนสคริปต์มาอย่างดี ว่าต้องพูดอะไรบ้าง นำเข้าเรื่องอย่างไร แต่พอพูดจริง ตื่นเต้นมาก ลืมสคริปต์ซะงั้น ทำให้พูดวนไปวนมาได้
- 3มีสคริปต์แต่อดใจไม่ไหวอยากพูดเรื่องอื่นด้วย ผู้นำเสนอตั้งใจเขียนสคริปต์มาอย่างดี พอพูดจริงอยากเพิ่มนู่นเพิ่มนี่เข้าไป เพราะคิดว่าเป็นประโยชน์กับผู้ฟัง หรืออยากเสริมสิ่งที่ผู้นำเสนอคนอื่นได้กล่าวถึงไปแล้ว คราวนี้พอจะเข้าเรื่องก็เลยไปต่อไม่ถูก ต้องตั้งสติอยู่พักใหญ่กว่าจะเอาตัวรอดออกมาได้
ว่าแต่... ตอนที่เราขึ้นการนำเสนอแล้วไปต่อไม่ถูก เราจัดอยู่ในกลุ่มไหนคะ?
แนวทางการปรับปรุง
เราสามารถปรับปรุงการพูดเปิดนำเสนอได้ง่ายๆ ใน 3 ขั้นตอนค่ะ
- 1ทำสคริปต์ สคริปต์เป็นสิ่งจำเป็นค่ะ เพราะเป็นการวางแผนว่าเราจะพูดอะไรบ้าง แต่ไม่จำเป็นที่เราต้องเขียนออกมาเป็นบทพูด เป็น outline แสดงประเด็นที่จะพูดและลำดับในการพูดก็พอค่ะ (แต่ถ้าการนำเสนอนั้นสำคัญมากๆ จะเตรียมเป็นบทพูดก็ไม่ผิดค่ะ)
สิ่งที่แนะนำ คือ แบ่งเนื้อหาออกเป็นช่วงๆ ให้เหมาะกับการนำเสนอของเรา เช่น เริ่มด้วยความสำคัญของเนื้อหาที่เราจะนำเสนอ (สำคัญกับผู้ฟัง ไม่ใช่สำคัญกับผู้นำเสนอ) และประโยชน์ที่ผู้ฟังจะได้ เป็นต้น - 2ซ้อม เมื่อมีสคริปต์แล้วก็ต้องซ้อมค่ะ เวลาในการซ้อมแปรผันโดยตรงกับความสำคัญของการนำเสนอค่ะ หากคุณต้องนำเสนอรายงานความก้าวหน้าให้กับทีมงานซัก 20 นาที คุณอาจแค่อ่านสคริปต์ (outline) แค่ผ่านตา ลองพูดดูซักรอบ ก็อาจจะพอ แต่หากคุณต้องนำเสนองานเพื่อให้ได้เงินลงทุนซัก 100 ล้าน คุณว่าคุณจะซ้อมกี่รอบคะ
ข้อแนะนำสำหรับมือใหม่ตื่นเวทีค่ะ การซ้อม โดยเฉพาะการขึ้นการนำเสนอให้แม่น จะช่วยลดอาการตื่นเวทีของเราได้ เสียงอาจมีสั่นบ้าง แต่ถ้าพูดสัก 3-4 ประโยคได้โดยไม่สะดุด ความมั่นใจจะเริ่มมากขึ้น ความประหม่าจะลดน้อยลงค่ะ - 3หากต้องการเพิ่มเนื้อหาหน้างาน ให้คิดก่อนว่าจะเพิ่มตรงไหน กลับเข้าสคริปต์อย่างไร บางครั้งพอเราไปถึงหน้างานแล้วคิดอะไรดีๆ ขึ้นมาได้ หรือฟังผู้นำเสนอคนอื่นพูดแล้วอยากเสริมบ้าง ให้หยิบสคริปต์ขึ้นมาค่ะ อย่างแรกเลยต้องดูว่าสิ่งที่เราอยากเพิ่มกับสิ่งที่เราคิดไว้แล้วในสคริปต์ไปด้วยกันได้หรือเปล่า หากดูไม่เข้ากัน อย่าเพิ่มเลยค่ะ หากพอได้อยู่ อย่างที่สองที่ต้องทำ คือ หาจุดที่เหมาะสมแล้วโน๊ตลงไปบนสคริปต์ของเราว่าจะพูดถึงประเด็นที่เพิ่มอย่างไร อย่าลืมตรวจสอบว่าเข้ากันได้กับเนื้อหาก่อนหน้าและที่ตามหลังมาหรือเปล่า พร้อมซ้อมสั้นๆ สัก 1-2 ครั้งค่ะ เพื่อเพิ่มความมั่นใจและความคุ้นเคย
เปิดอย่างไรให้ปัง
แล้วเรามีเทคนิคในการเปิดการนำเสนอมั๊ย?
มีค่ะ ตามไปดูได้ในโพสต์นี้เลยค่ะ (คลิกเพื่อดูโพสต์) นำไปใช้ได้ทันที เลือกเทคนิคที่ชอบได้เลยค่ะ
คำถามชวนคิด
ลองทบทวนการนำเสนอของเรา 3 ครั้งล่าสุด แล้วหาว่าเราจะปรับปรุงช่วงเปิดการนำเสนอให้ดีขึ้นได้อย่างไร
