คุณเคยต้องนำเสนอเรื่องเดียวกันหรือเรื่องคล้ายกันซ้ำไปซ้ำมาหลายๆ รอบมั๊ยคะ
รอบที่หนึ่ง คุณนำเสนอให้เจ้านายฟัง
รอบที่สอง คุณนำเสนอให้เพื่อนร่วมงานที่อยู่คนละส่วนงานฟัง
รอบที่สาม คุณนำเสนอให้หน่วยงานอื่นที่มีส่วนร่วมในโครงการฟัง
รอบที่สี่ คุณนำเสนอให้กลุ่มเป้าหมายของโครงการฟัง
รอบที่....
สรุปว่า นำเสนอ วนไป จนจำไม่ได้ว่าพูดหัวข้อนี้ไปกี่รอบ?
คำถาม คือ คุณทำสไลด์ใหม่ทุกรอบ หรือ รีไซเคิลของเดิมใช้วนไป?
อิงเชื่อว่า ส่วนใหญ่แล้วเอาสไลด์เดิมมารีไซเคิล (เพิ่มนั่นนิด ตัดนั่นหน่อย) ไม่ก็ reuse (ใช้มันโต้งๆ เหมือนเดิม 100%)
แต่....
คุณแน่ใจหรือเปล่าว่าการ “รีไซเคิลสไลด์" ในแต่ละรอบ มัน work จริงหรือเปล่า?
แน่หรือเปล่าที่ เราจะไม่ปล่อยไก่หรือกบไปในระหว่างการนำเสนอ
มาค่ะมา อิงมีเทคนิคการ “รีไซเคิลสไลด์” แบบมือโปร (เนียนกริ๊บ) มาเล่าให้ฟังค่ะ
More...
#1 เข้าใจผู้ฟังให้เหมือนกับ 'ไปนั่งอยู่ในใจเขา’
ผู้ฟังแต่ละคนและแต่ละกลุ่มมีความในใจไม่เหมือนกัน นั่นหมายถึง ประเด็นที่สนใจ สิ่งที่ต้องรู้ สิ่งที่ควรรู้ สิ่งจูงใจ และปัญหาที่อยู่ในใจ แตกต่างกัน
ยกตัวอย่างเช่น เจ้านายเราอาจสนใจภาพรวมของโครงการ สถานะปัจจุบัน ความก้าวหน้า และแผนงาน รวมถึงอยากรู้งบประมาณการดำเนินงาน และการใช้จ่ายงบประมาณในแต่ละกิจกรรม ปัญหาและอุปสรรคที่เกิดขึ้น
ขณะที่กลุ่มเป้าหมายของโครงการ เขาสนใจประโยชน์ที่เขาจะได้ กิจกรรมที่เขาจะเข้าร่วม โดยที่เขาไม่ได้อยากรู้รายละเอียดงบประมาณของโครงการ
ดังนั้นหากเราจะรีไซเคิลสไลด์อย่างเนียนๆ เราต้องเข้าใจผู้ฟังก่อน เพื่อจะตีโจทย์ให้แตกว่า แต่ละกลุ่ม(หรือคนที่สำคัญในกลุ่มนั้นๆ) เขาอยากรู้ ต้องรู้ และควรรู้อะไรบ้าง
#2 ปรับเนื้อหาให้เหมือนกับ 'สไลด์นี้ออกแบบมาเพื่อเธอโดยเฉพาะ'
เมื่อรู้แล้วว่าผู้ฟังกลุ่มปัจจุบันของเรา เขาอยากรู้ ต้องรู้ และควรรู้อะไรบ้าง จึงจะไปดูเนื้อหาในชุดสไลด์ของเราว่าอะไรที่ใช้ได้บ้าง อะไรที่ต้องตัดออก และอะไรที่ต้องเพิ่มเข้าไป
จากประสบการณ์ อิงพบว่าถ้าความสนใจของกลุ่มใกล้เคียงกัน เราจะปรับสไลด์แค่ประมาณ 10 - 20% ถ้าต่างกันมาก ก็อาจต้องปรับถึง 50% ก็เคยมาแล้วค่ะ
#3 สร้างสไตล์ประจำตัวเพื่อลดเวลาในการปรับแต่ง
ในการรีไซเคิลสไลด์บางครั้งเราต้องนำสไลด์มากกว่า 1 ชุดมาปรับปรุงร่วมกัน (หรือยำรวมกันนั่นเอง) ดังนั้นหากเรามีสไตล์ประจำตัว เช่น สี font รูปแบบการจัดวาง รวมไปถึงลักษณะของไอคอนที่ใช้ จะช่วยลดเวลาในการปรับแต่งสไลด์ลงไปได้มาก เพราะข้อควรระวังที่สำคัญในการรีไซเคิลสไลด์แบบมือโปร ก็คือ ความสอดคล้องกันของสไลด์ที่นำมาปรับแต่งนั่นเอง ต้องดูเป็นชุดเดียวกัน ไม่ใช่ดูเหมือนไปตัดแปะมาจากหลากหลายชุดสไลด์ (ไม่เอาค่ะ ไม่เอา ดูไม่โปร)
สรุป
การรีไซเคิลสไลด์แบบนี้อาจใช้เวลามากกว่าหยิบของเก่ามาใช้เลย แต่รับรองว่าเสียเวลาในการคิดเพิ่มอีกนิด ทำเพิ่มอีกหน่อย แต่ถูกใจคนฟังเพิ่มขึ้นอีกมากค่ะ สุดท้ายแล้วก็จะกลับมาเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับตัวเราเองในการนำเสนองานให้ตรงใจคนฟังค่ะ
คำถามชวนคิด
การนำเสนอครั้งหน้าของคุณมีโอกาสที่จะรีไซเคิลสไลด์บางส่วนได้หรือไม่ แล้วต้องทำอย่างไรบ้าง
