5 สิ่งไม่ควรทำ สำหรับการนำเสนอกราฟในสไลด์

เคยมั๊ยคะ ไปนั่งฟังการนำเสนอ

ผู้นำเสนอเปิดสไลด์ที่มีแผนภูมิวงกลมอันใหญ่แต่ถูกแบ่งเป็น 11 ชิ้น ใหญ่บ้างเล็กบ้าง พร้อมกับคำอธิบายที่โยงกันไปมาจนงงไปหมด พอเพ่งดูถึงเสี้ยวอันที่ 7 ของวงกลม ผู้นำเสนอก็เปลี่ยนสไลด์ไปซะแล้ว สรุปว่าแผนภูมิบอกอะไรบ้างก็ไม่รู้ เพราะอ่านไม่ทัน แล้วก็ไม่ได้ฟังผู้นำเสนอพูดด้วย เพราะมัวแต่เพ่ง...

อ๊ะ... สไลด์หน้าต่อไปมาแล้ว คราวนี้เป็นกราฟแท่งหลากสี มีข้อมูลอยู่ 7 ตัว เอ... เขาอยากให้เราดูอะไรนะ...

….

อิงเชื่อว่าประสบการณ์คล้ายๆ แบบนี้ น่าจะเคยเจอกันมาบ้าง 

คำถาม คือ ทำอย่างไรเราจึงจะไม่พลาดทำแบบนั้นในการนำเสนอกราฟของเราบ้าง

เริ่มจากนี่เลยค่ะ

5 สิ่งที่ไม่ควรทำ สำหรับการนำเสนอกราฟในสไลด์ 

มีอะไรบ้างมาดูรายละเอียดกันค่ะ

#1 มีชุดข้อมูลมากเกินไป

ในตารางข้อมูลก่อนที่จะมาสร้างเป็นกราฟ เราอาจมีข้อมูลละเอียดมาก ตัวอย่างเช่น การใช้ไฟฟ้าของโรงงานอาจประกอบด้วยระบบอุปกรณ์ขนาดต่างๆ จำนวนมากกว่า 10 ระบบ แต่เมื่อเราต้องนำมาสร้างกราฟเพื่อนำเสนอ หากเราใส่ข้อมูลทั้งหมดลงในกราฟ อาจทำให้กราฟของเราเทอะทะเกินไป และแสดงข้อมูลในรูปแบบที่มากเกินความจำเป็นได้ค่ะ 

#2 ใช้ default

โดยปกติเรามักจะสร้างกราฟใน Excel แล้วเอามาแปะใน PowerPoint (บางคนอาจตัดมาจากไฟล์ Word ที่เป็นรายงาน แต่กราฟก็สร้างจาก Excel อยู่ดี) เมื่อสร้างกราฟแล้ว คนส่วนใหญ่มักใช้กราฟแบบ default ที่ Excel สร้างให้ ซึ่งจะมีส่วนประกอบต่างๆ ของกราฟมาให้พร้อม เช่น มาร์คแสดงค่าของแกน X หรือ Y คำอธิบายกราฟ (legend) และเส้น grid ของกราฟ เป็นต้น ซึ่งเมื่อนำมาใส่ในสไลด์ จะกลายเป็นสิ่งที่ไม่จำเป็น

หลายคนชอบความมีสีสันในสไลด์ จึงใช้กราฟแบบหลากสีสัน ขณะที่บางคนไม่ได้ชอบ แต่ใช้กราฟ default ที่โปรแกรมใส่สีต่างๆ มาให้ไม่ซ้ำกัน ซึ่งการใช้สีมากเกินไป ทำให้ผู้ฟังสับสนได้ เพราะไม่มี key message ที่ส่งออกมาจากกราฟ ต้องอ่านทั้งหมดแล้วแปรความเอง

นอกจากนี้หากสีที่ใช้ไปพ้องกับสีที่เราใช้มาตลอด เช่น เราใช้สีส้มแดงเพื่อเน้นสิ่งสำคัญ ผู้ฟังก็อาจเข้าใจผิดได้ เป็นต้น (อันนี้เจอมากับตัวค่ะ เล่นเอางงไปเหมือนกัน สมองตีความไม่ทัน)

Pictogram น่าจะเป็นกราฟนึงที่เราคุ้นเคยกันดี เพราะเป็นกราฟแรกๆ ที่เราได้เรียนตอนเป็นเด็ก แต่อาจจะเพราะมันผ่านมานานแล้ว เราอาจหลงลืมหลักการบางอย่างไป เช่น เราไม่ควรตัดเฉือนภาพกราฟฟิกใน Pictogram เป็นต้น ยกตัวอย่างเช่น รูปกราฟฟิกปลา 1 รูป เท่ากับ ปลา 10 ตัว ไม่ได้หมายความว่าหากเราหั่นปลาออก 2 ใน 10 ส่วน เหลือรูปปลา 8 ใน 10 ส่วน จะเท่ากับปลา 8 ตัว (ข้อนี้อิงเคยผิดมาแล้ว ไม่อยากให้คนอื่นผิดตามค่ะ)

ในการนำเสนอครั้งก่อนๆ ของคุณ มี 5 สิ่งที่ไม่ควรทำนี้หรือไม่ แล้วในครั้งหน้าคุณจะปรับปรุงได้อย่างไร?

Infographic ช่วยจำ

สามารถดาวน์โหลด infographic สรุป 5 สิ่งไม่ควรทำ สำหรับการนำเสนอกราฟในสไลด์ ไปใช้ได้เลยค่ะ