คุณว่าอะไรทำให้ตารางแตกต่างจากกราฟ?

เมื่อดูกราฟที่ออกแบบมาดี เราแค่กวาดตามองก็เข้าใจทันที

แต่... สำหรับตาราง สมองเรากลับประมวลผลได้ช้ากว่ามาก...

แล้วทำไมเราถึงยังต้องใช้ตาราง 

ทำไมไม่ใช้กราฟอย่างเดียว

...

เพราะ ตารางมีข้อจำกัดน้อยกว่ากราฟในการแสดงข้อมูล

และข้อมูลบางชุดเหมาะกับตารางมากกว่ากราฟ

...

ตารางไม่จำเป็นต้องดูแย่เสมอไป

เราในฐานะผู้ออกแบบตารางสามารถช่วยลดภาระของผู้ฟัง/ผู้อ่านได้

ด้วยการออกแบบตารางให้ดีขึ้น

มาเรียนรู้ Good Practices ของการออกแบบตารางในโพสต์นี้กันค่ะ

More...

ตารางสำหรับอ่าน (ในรายงาน) กับตารางสำหรับดู (ในสไลด์)

อย่างแรกที่เราต้องเข้าใจก่อน คือ โดยพื้นฐานแล้วตารางถูกออกแบบมาสำหรับการอ่าน หมายถึง เราค่อยๆ ดูไปที่หัวตาราง ว่าแต่ละคอลัมน์ประกอบด้วยอะไรบ้าง เช่น รายชื่อเครื่องจักรที่ใช้พลังงาน พลังงานที่ใช้ ราคาพลังงาน ค่าใช้จ่ายด้านพลังงาน ผลผลิตที่ได้ ค่าการใช้พลังงาน/ผลผลิต เป็นต้น จากนั้นเราจึงค่อยดูไล่มาในแต่ละแถวว่าแต่ละรายการเครื่องจักรนั้นมีข้อมูลอะไรบ้าง ซึ่งกระบวนการนี้จะใช้เวลามากหรือน้อยขึ้นกับชุดข้อมูลที่เรามีและรูปแบบความซับซ้อนของตัวข้อมูลเองด้วย

หากเป็นการนั่งอ่านรายงาน เราจะไม่มีปัญหากับการอ่านตารางเลยค่ะ เพราะมีเวลาในการพินิจพิเคราะห์ทำความเข้าใจกับชุดข้อมูล สามารถมองกลับไปกลับมาได้ตามสบาย

แต่... เมื่อตารางมาอยู่บนสไลด์นำเสนอ เราอาจไม่มีเวลามากพอที่จะมานั่งอ่านตาราง และชุดข้อมูลจำนวนมากก็อาจไม่เอื้อให้ตารางของเราอยู่ในสภาพที่อ่านออกได้ ทั้งตัวหนังสือและตัวเลขกลายเป็นก้อนกระจุกเล็กๆ ที่ต้องเพ่งแล้วเพ่งอีกถึงจะอ่านออก

ดังนั้นเมื่อเราเลือกที่จะใช้ตารางสำหรับสไลด์นำเสนอ ควรพิจารณาสิ่งเหล่านี้ด้วย

  • ตารางมีจำนวนคอลัมน์และแถวไม่มากเกินไป (อย่างน้อยข้อมูลในตารางควรใช้ font ขนาดประมาณ Calibri size 20 หรือ TH Sarabun New size 24 ได้)
  • พิจารณาตัดข้อมูลบางคอลัมน์และ/หรือบางแถวที่ไม่เกี่ยวข้องออก (โดยไม่ทำให้ผลการอ่านข้อมูลผิดเพี้ยนไป) เช่น ในสไลด์จะพูดถึงการใช้พลังงานไฟฟ้าและค่าใช้จ่ายเป็นหลัก จึงสามารถตัดคอลัมน์การใช้พลังงานไอน้ำ ราคาพลังงาน ผลผลิตที่ได้ และค่าการใช้พลังงาน/ผลผลิตออกได้ และในจำนวนรายการเครื่องจักรทั้งหมด 25 รายการ ในสไลด์นี้จะเน้นการวิเคราะห์เครื่องจักรหลักในกระบวนการผลิต 1 เท่านั้น ดังนั้นจึงสามารถแถวในตารางที่แสดงข้อมูลของเครื่องจักรอื่นๆ ที่ไม่ได้อยู่ในกลุ่มนี้ออกได้
  • พิจารณาควบรวมข้อมูลเป็นกลุ่มเพื่อลดจำนวนชุดข้อมูลในตาราง เช่น ในสไลด์จะพูดถึงการใช้พลังงานเป็นรายไตรมาส แทนที่จะเป็นรายเดือน ทำให้ลดจำนวนคอลัมน์ลงได้

เราสามารถช่วยลดภาระของผู้ฟังด้วยการปรับแต่งชุดข้อมูลในตารางให้สื่อความตรงกับ key message ที่ต้องการนำเสนอได้ เพียงแค่เราสละเวลาสักนิด (อย่า copy ตารางสำหรับอ่านที่ใส่ไว้ในรายงานมาแปะเป็นตารางในสไลด์)

Good Practices สำหรับการออกแบบตาราง

เมื่อเราตัดและ/หรือควบรวมข้อมูลในตารางแล้ว ก็ได้เวลาประยุกต์ใช้ good practice สำหรับการออกแบบตารางแล้วค่ะ

#1 เลือกใช้ font ที่ตัวเลขอยู่ในระนาบเดียวกัน 

ดังแสดงตัวอย่างในรูป A

#2 ลดเส้นแบ่งแถวและคอลัมน์ให้เหลือน้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ 

ดังแสดงตัวอย่างในรูป B

#3 หลีกเลี่ยงการใช้สีพื้นของตารางที่มากเกินไป

ดังแสดงตัวอย่างในรูป C

#4 จัดแนวของหัวตารางกับข้อมูล

โดยใช้แนวทางดังนี้ หากเป็นตัวหนังสือให้ชิดซ้าย หากเป็นตัวเลขให้ชิดขวา ดังแสดงตัวอย่างในรูป D

#5 ลดรายการที่ซ้ำกัน

โดยการจับกลุ่มให้อยู่ใกล้กัน และลบรายการที่ซ้ำกันออก ดังแสดงตัวอย่างในรูป E

คำถามชวนคิด

ตารางที่คุณใช้ในสไลด์ชุดล่าสุดตัดแปะมาจากรายงานหรือเปล่า?

หากคุณต้องใช้ตารางนี้อีกในการนำเสนอครั้งหน้า คุณจะปรับปรุงตารางอย่างไร เพื่อให้ผู้ฟังเข้าใจได้ง่ายขึ้นและเร็วขึ้น?

Ing

วิศวกรสิ่งแวดล้อมที่หันมาทำงานบริหารโครงการ แต่สนใจเรื่องการนำเสนอมาก จนอยากจะแบ่งปันสิ่งที่เรียนรู้มาตลอดหลายปี (ไม่กล้าบอกปี เดี๋ยวรู้อายุ) ให้กับผู้อ่านที่น่ารักทุกคน

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

โพสต์อื่นๆ ที่คุณอาจสนใจ

Ing

09/07/2021

Everyday DataViz

Everyday DataViz
3 หัวใจสำคัญ ในการใช้สี
3 ทางเลือก เริ่มการนำเสนอให้กระตุกต่อมความอยากรู้