เทคนิคหนึ่งที่ใช้กันแพร่หลายในการนำเสนอ คือ
การจำกัด key messages ไว้ไม่เกิน 3 ประเด็น
แต่คำถามต่อมา คือ ...
เราจะรู้ได้อย่างไรว่า 3 ประเด็นของเราครอบคลุมหรือยัง?
โพสต์นี้เรามารู้จัก...
หลักการ Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive (MECE)
ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายเช่นกันและเป็นตัวช่วยชั้นเยี่ยม
...ในการดูความคลอบคลุมของประเด็นต่างๆ
หากใครรู้สึกว่าประเด็นต่างๆ ดูสับสน หรือเหมือนขาดอะไรไป MECE ช่วยได้ค่ะ
More...
รู้จัก MECE
MECE ย่อมาจาก Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive อ่านว่า "มีซี่"
หลักการนี้ คุณ Babara Minto เป็นผู้คิดและผู้นำมาใช้ในช่วงปลายทศวรรษ 1960 (คุณ Minto เป็นผู้เขียนหนังสือ Pyramid Principle ที่โด่งดังในหมู่ที่ปรึกษาด้านบริหาร ถ้าอยากรู้รายละเอียดเพิ่ม คลิกอ่านรีวิวได้ที่นี่ค่ะ)
หากจะทำความเข้าใจ MECE อย่างง่าย ให้แยกออกเป็น 2 ส่วน ดังนี้ค่ะ
Mutually Exclusive (ME) หมายถึง สิ่งที่แยกจากกัน ไม่ทับซ้อนกัน เช่น เพศโดยธรรมชาติของมนุษย์ ประกอบด้วย ชาย และหญิง แต่ถ้าเราบอกว่าพนักงานของบริษัท ประกอบด้วย พนักงานชาย พนักงานหญิง และพนักงานใหม่ จะเห็นว่าการจำแนกในลักษณะนี้เกิดความซ้อนทับกัน
Collectively Exhaustive (CE) หมายถึง สิ่งต่างๆ ที่ ME นั้น ครอบคลุมครบทุกประเด็น เช่น ชาย และ หญิง ครอบคลุมเพศโดยธรรมชาติของมนุษย์ เป็นต้น
ดูภาพประกอบคำอธิบาย MECE ได้ในรูป A และ B
การใช้ MECE สำหรับการนำเสนอ
#1 ใช้ตรวจสอบ key messages
ในการนำเสนอ เรามักแนะนำกันว่าควรจำกัด key message ไว้ไม่เกิน 3 ประเด็น โดยอาจใช้การทำ mindmap หรือ brainstorming เพื่อหาประเด็นที่สำคัญนั้น
เมื่อได้ประเด็นต่างๆ แล้ว เราควรใช้ MECE เพื่อตรวจสอบความครอบคลุมอีกครั้ง
ตัวอย่างที่ 1 ในการนำเสนอความก้าวหน้าของงานรอบไตรมาส ประเด็นสำคัญที่เราต้องการนำเสนอ คือ หนึ่ง ความก้าวหน้าของงานในช่วง 3 เดือนที่ผ่านมา สอง ปัญหาและอุปสรรคที่พบ และสาม แผนงานในช่วงต่อไป
จะเห็นว่าทั้ง 3 ประเด็นนี้ ไม่ทับซ้อนกัน ตามหลัก Mutually Exclusive และครอบคลุมสิ่งที่ผู้ฟังอยากฟัง (Collectively Exhaustive)
#2 ใช้ตรวจสอบความครอบคลุมของประเด็นต่างๆ ในแต่ละสไลด์
นอกจากนี้เราสามารถใช้ MECE ในการตรวจสอบว่าประเด็นต่างๆ ที่เราแบ่งไว้เหมาะสมหรือไม่ จะทำให้เกิดความสับสนหรือไม่
ตัวอย่างที่ 2 เรานำเสนอความท้าทายของการส่งเสริมเศรษฐกิจหมุนเวียน โดยประกอบด้วย หนึ่ง นโยบายและกฎหมาย สอง ความเป็นไปได้ทางธุรกิจ สาม ความเป็นไปได้ทางเทคโนโลยี และสี่ การเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม
จะเห็นว่าทั้ง 4 ความท้าทายนี้ ไม่ทับซ้อนกัน ตามหลัก Mutually Exclusive และครอบคลุมความท้าทายในปัจจุบันตามที่เราศึกษามา (Collectively Exhaustive)
MECE ฟังดูเหมือนยาก แต่นำไปใช้ได้ไม่ยากเลย หากเราค่อยๆ ดูทีละท่อนค่ะ ในการนำเสนอครั้งหน้า อย่าลืมเอาไปใช้นะคะ
คำถามชวนคิด
Key message ในการนำเสนอของคุณทับซ้อนกันหรือเปล่า (ME) และครอบคลุมรอบด้านหรือเปล่า (CE)?
