หลังจากนั่งทำสไลด์อยู่เป็นชั่วโมง
ในที่สุด... เราก็ทำเสร็จแล้ว
เดี๋ยวต้องส่ง e-mail ไปให้เพื่อนในทีมดู
อ๊ะ... ต้องส่ง line ให้คุณ A ด้วย
โอ... ไฟล์ใหญ่มาก 35.7 MB จะส่งผ่านมั๊ยเนี่ย
คุณ A จะ line มาต่อว่าหรือเปล่า
...ว่าส่งไฟล์ใหญ่ไปกินเน็ตเขา...
....
ไฟล์ใหญ่ นอกจากอาจจะส่ง e-mail ไม่ผ่านแล้ว
ยังเป็นปัญหาใหญ่ของคนกลัวเปลืองเน็ตอีกด้วย
แล้วเราจะแก้ปัญหานี้ยังไง
... ไม่ยากเลยค่ะ เราลดขนาดไฟล์ได้ด้วยคำสั่งเดียว
มาดูวิธีทำกันค่ะ
More...
ไฟล์ PowerPoint มีแนวโน้มที่จะมีขนาดใหญ่ (ยิ่ง version ใหม่ ไฟล์ยิ่งใหญ่กว่าเดิม) สิ่งสำคัญที่ทำให้ไฟล์ PowerPoint มีขนาดใหญ่มากกกก คือ รูปภาพค่ะ ซึ่งเราสามารถลดขนาดไฟล์ที่มีรูปภาพได้ 2 วิธี ดังนี้
- 1ปรับขนาดรูปภาพ (resize) ให้มีขนาดเล็กก่อนที่จะ insert เข้ามาในสไลด์ วิธีนี้หากมีรูปภาพไม่มาก อาจพอทำได้อยู่ แต่ถือว่าเป็นวิธีที่กินเวลาพอสมควรค่ะ
- 2ใส่รูปภาพโดยไม่ปรับขนาด และใช้คำสั่ง Compress Pictures ปรับลดขนาดในตอนหลัง วิธีนี้ประหยัดเวลาและเลือกคุณภาพของรูปภาพได้ มาขยายความกันค่ะ
ตำแหน่งของคำสั่ง Compress Pictures
คำสั่ง Compress Pictures อยู่ใต้แถบคำสั่ง File ดังแสดงในรูป A
เมื่อเราคลิกที่คำสั่ง Compress Pictures แล้ว หน้าต่างคำสั่ง Compress Pictures จะปรากฏขึ้นมา ดังแสดงในรูป B
หมายเลข 1 ในรูป B จะเป็น dropdown ให้เราเลือกความละเอียดที่เราต้องการบีบอัดรูปภาพในไฟล์การนำเสนอ โดยใน version ที่อิงใช้ (Office for Mac 365) จะมี 6 ทางเลือกด้วยกัน ประกอบด้วย
หมายเลข 2 ในรูป B จะเป็นช่องให้เราเลือกว่าเราจะลบภาพที่อยู่นอกกรอบที่เรา Crop รูปไว้หรือไม่ หากเราติ๊กเครื่องหมายถูก ภาพของเราจะถูกตัดเหลือเท่าที่ Crop ไว้เท่านั้น เมื่อคลิก OK แล้ว จะไม่สามารถกลับไปแก้ไขได้ (ปกติเมื่อเรา Crop รูป ไว้ เรายังสามารถกลับไปแก้ไขรูปที่ Crop ไว้ ให้กลับมาเหมือนเดิม หรือขยับตำแหน่งการ Crop ได้ ตัวอย่างพื้นที่ที่ Crop ไว้ ดังแสดงในรูป C)
ณ ตอนนี้ขนาดของไฟล์ต้นฉบับ เท่ากับ 35.7 MB (รูป C) หากพร้อมแล้วก็เลือกความละเอียดที่ต้องการ แล้วคลิก OK ได้เลยค่ะ
คำเตือน: อย่าลืมทำสำเนาไฟล์ต้นฉบับไว้ด้วย เพราะเมื่อเราบีบอัดรูปแล้ว (Compress Pictures) จะไม่สามารถแก้ไขกลับมาได้ (ทำให้ความละเอียดต่ำแล้ว จะแก้ไขกลับมาให้เป็นความละเอียดสูงไม่ได้)
ในรูป D อิงได้ลอง save ไฟล์ ที่ความละเอียดในการบีบอัดรูปต่างกันให้คุณได้เปรียบเทียบ จะเห็นว่า ขนาดไฟล์ลดลงเหลือเพียง 6% เมื่อใช้การบีบอัดรูปแบบ Email ซึ่งเป็นความละเอียดต่ำสุด
แต่แน่นอนค่ะ ขนาดไฟล์ที่เล็กลงมากก็แลกมาด้วยคุณภาพของรูปภาพที่ต่ำลงไปมาก ดังแสดงเปรียบเทียบในรูป E
แต่ถ้าคุณแค่จะส่งให้เพื่อนในทีมช่วยดู ไม่ได้ใช่ฉายออก Projector คุณภาพของรูปที่ลดลงก็สังเกตเห็นได้ยาก (หากคุณไม่ขยาย 400% เหมือนที่อิงทำตัวอย่างให้ดูในรูป E)
ข้อสังเกต: การทำให้ไฟล์ขนาดเล็กลงด้วยคำสั่ง Compress Pictures ใช้ได้ดีกับไฟล์ที่มีรูปภาพมาก หากไฟล์ของคุณเน้นตัวหนังสือเป็นหลัก ขนาดไฟล์จะไม่ต่างจากเดิมมากค่ะ
คำถามชวนคิด
หากคุณลดขนาดไฟล์ลงได้ง่ายๆ แบบนี้ คุณยังจะส่งไฟล์การนำเสนอขนาดใหญ่ยักษ์ไปให้เพื่อนร่วมงานคุณอีกหรือไม่
