เมื่อพูดถึงการนำเสนอรายงาน...

อิงเชื่อว่าภาพจำของคนส่วนใหญ่ คือ...

สไลด์ที่อัดแน่นไปด้วย bullet points

เส้นเรื่องที่เล่าไปเรื่อยๆ

แล้วก็ บลา บลา บลา...

แต่ถ้า... เราต้องเป็นคนนำเสนอหละคะ

เราทำอย่างนั้นหรือเปล่า?

แล้วมีวิธีอื่นมั๊ยที่จะทำให้การนำเสนอรายงานของเราน่าสนใจขึ้น?

More...

หนึ่งในหนังสือ presentation ที่อิงชอบมาก คือ show and tell เขียนโดยคุณ Dan Roam (อ่านเข้าใจง่าย เอาไปใช้ได้จริง) แนะนำการนำเสนอด้วยเส้นเรื่อง 4 แบบ คือ the report, the explanation, the pitch และ the drama (อ่านรีวิวได้ที่นี่)

ในโพสต์นี้อิงจะมาขยายความเส้นเรื่องแบบ the report สำหรับการนำเสนอรายงาน เพื่อให้เราเตรียมการนำเสนอได้ง่ายขึ้นและน่าสนใจขึ้น

'The Report' ของ Dan Roam

ในหนังสือของคุณ Dan Roam แทบทุกเล่ม จะมีหลักคิดที่อิงกับคำถาม 6 ข้อ คือ 

  1. 1
    Who and what: เรากำลังพูดถึงใครและอะไร
  2. 2
    Where: สิ่งที่เรากำลังพูดถึงอยู่ที่ไหน
  3. 3
    When: สิ่งที่เรากำลังพูดถึงเกิดขึ้นเมื่อไร
  4. 4
    How much: สิ่งที่เรากำลังพูดถึงมีขนาดเท่าไร
  5. 5
    How: สิ่งที่เรากำลังพูดถึงมีความสัมพันธ์กันอย่างไร
  6. 6
    Why: แล้วทำไมสิ่งที่เรากำลังพูดถึงถึงสำคัญ

ส่วนการเรียงลำดับว่าตอบคำถามไหนก่อนหรือหลังจะขึ้นกับบริบทว่าเรากำลังเล่าเรื่องอะไร

สำหรับใน the report คุณ Dan Roam แนะนำการวางเส้นเรื่อง (storyline) ด้วยคำถาม 6 ข้อ ดังนี้ค่ะ (รูป A)

  1. 1
    Why are we here? - เราต้องตอบคำถามว่า ทำไมเรา (หมายถึงตัวผู้นำเสนอและผู้ฟังการนำเสนอ) ถึงต้องมาอยู่รวมกันในห้องแล้วนำเสนอ/ฟังการนำเสนอนี้ เช่น เพื่อรับฟังข้อมูลล่าสุด หรือ เห็นชอบร่วมกันในเรื่องบางเรื่อง เป็นต้น
  2. 2
    Who and What are we going to be talking about? - เราต้องตอบคำถามว่า ในการนำเสนอ เราจะพูดถึงใครและเรื่องอะไรบ้าง เช่น ใครทำอะไรบ้างในช่วงที่ผ่านมา หรือ ใครต้องทำอะไรบ้างในช่วงเวลาต่อไป
  3. 3
    Where are they located? Where are they going? - เราต้องตอบคำถามว่า ใครที่เราพูดถึงนั้นอยู่ที่ไหนหรือกำลังจะไปที่ไหน เช่น ใครทำอะไรบ้างที่ไหนในช่วงที่ผ่านมา หรือ ใครต้องทำอะไรบ้างที่ไหนในช่วงเวลาต่อไป
  4. 4
    When do they interact? - เราต้องตอบคำถามว่า เมื่อไหร่ที่ใครหรืออะไรที่เราเอ่ยถึงมีปฏิสัมพันธ์กัน เช่น ใครทำอะไรกับใครหรือกับสิ่งใดที่ไหนเมื่อไหร่ในช่วงที่ผ่านมา หรือ ใครต้องทำอะไรกับใครหรือสิ่งใดที่ไหนเมื่อไหร่ในช่วงเวลาต่อไป
  5. 5
    How doest it occur? - เราต้องตอบคำถามว่า สิ่งที่เกิดขึ้นนั้นเกิดขึ้นอย่างไร
  6. 6
    How much - What are the numbers? - เราต้องตอบคำถามถึงสิ่งที่เกิดขึ้นในเชิงปริมาณ เช่น ใครที่เราพูดถึงมีกี่คน สิ่งที่เราพูดถึงมีจำนวนเท่าไหร่ 

ตัวอย่างการใช้งาน

อิงขออธิบายหลักการข้างต้น ด้วยตัวอย่างที่เจอกันบ่อยสำหรับการใช้เส้นเรื่องแบบ the report นั่นคือ การประชุมผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อรายงานความก้าวหน้าในการดำเนินงาน

โดยบริบทของตัวอย่างนี้ เป็นการรายงานความก้าวหน้าใหักับคณะกรรมการกำกับและดูแลโครงการ ที่มีส่วนการตัดสินใจต่างๆ ในโครงการ โดยเรื่องหลักๆ ที่ต้องนำเสนอมี 2 ส่วน คือ เรื่องเพื่อทราบ และเรื่องเพื่อพิจารณา (ตัดสินใจ)

#1 - Why are we here?

วัตถุประสงค์หลักของการนำเสนอ คือ 

  1. 1
    ให้คณะกรรมการฯ ได้ทราบความก้าวหน้าในโครงการว่าดำเนินงานเรื่องอะไรไปแล้วบ้าง มีความก้าวหน้าอย่างไร
  2. 2
    คณะกรรมการต้องตัดสินใจเกี่ยวกับการดำเนินงานและกิจกรรมบางส่วน เพื่อให้โครงการเดินต่อไปได้

ดังนั้นในการนำเสนอจะแบ่งเป็น 2 ส่วนหลักๆ ที่แยกจากกัน คือ เรื่องเพื่อทราบ (ผลการดำเนินงาน) และเรื่องเพื่อพิจารณา (ตัดสินใจเรื่องต่างๆ ตามที่นำเสนอ)

#2 - Who and What are we going to be talking about?

เพื่อให้ง่ายต่อการทำความเข้าใจตัวอย่าง ในขั้นตอนนี้และขั้นตอนที่เหลือ เราจะพูดถึงในส่วนของเรื่องเพื่อทราบเป็นหลัก

สิ่งที่เราต้องการให้คณะกรรมการทราบและเข้าใจ คือ 

  1. 1
    กิจกรรมที่เราทำไปแล้ว คือ อะไร
  2. 2
    กิจกรรมที่เราทำไปแล้ว มีใครเข้ามามีส่วนร่วมบ้าง
  3. 3
    กิจกรรมที่เราทำไปแล้วมีปัญหาอะไรบ้าง (หรือมี key success factors อะไรบ้าง)
  4. 4
    กิจกรรมที่เราจะทำต่อไปมีอะไร
  5. 5
    กิจกรรมที่เราจะทำต่อไป มีใครเข้ามามีส่วนร่วมบ้าง
  6. 6
    กิจกรรมที่เราจะทำต่อไป มีความท้าทายอะไรบ้าง

เช่น กิจกรรมที่ทำไปแล้ว ประกอบด้วย การฝึกอบรมให้กับเจ้าหน้าที่โรงงาน และการตรวจประเมินโรงงาน

#3 - Where are they located? Where are they going?

ในส่วนนี้ถ้าเป็นในตัวอย่างที่เรากำลังพูดถึง ก็ควรเล่าไปพร้อมกับในส่วนที่ #2 

เช่น พื้นที่เป้าหมายของโครงการประกอบด้วย จังหวัดระยอง ชลบุรี และสมุทรปราการ โดยการฝึกอบรมให้กับเจ้าหน้าที่โรงงานในพื้นที่สมุทรปราการไปแล้ว เป็นต้น

#4 - When do they interact?

จะเห็นว่าเนื้อหาในเรื่องของ Who, What และ Where จะแบ่งเป็น 2 กลุ่มหลัก คือ กลุ่มที่ได้ดำเนินการไปแล้ว และกลุ่มที่จะดำเนินการ

ดังนั้นเราสามารถใช้การแบ่งกลุ่มในลักษณะนี้ เพื่อเรียงลำดับการนำเสนอได้ โดยพูดถึงสิ่งที่ดำเนินการไปแล้วจนจบ แล้วจึงพูดถึงกลุ่มที่จะดำเนินการ

ในบริบทนี้นอกจากใช้ when เป็นตัวแบ่งกลุ่มแล้ว ก็สามารถสอดแทรก when (แบบย่อยๆ) ลงไปเป็นระยะค่ะ 

เช่น กิจกรรมที่ดำเนินการไปแล้ว อธิบายรายละเอียดเพิ่มว่าพูดถึงใคร อะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ (วันที่ เดือน ปี)

นอกจากนี้ การนำเสนอในภาพรวมอาจออกมาในรูปของ timeline หรือปฏิทินการฝึกอบรมก็ได้ 

#5 - How doest it occur?

เนื้อหาในส่วนนี้จะเป็นการอธิบายเพื่อให้เข้าใจรายละเอียดมากขึ้น เช่น ในกิจกรรมการฝึกอบรมนั้น เราดำเนินการฝึกอบรมอย่างไร และในการตรวจประเมินโรงงานมีขั้นตอนย่อยๆ อะไรบ้างที่สำคัญ

#6 - How much - What are the numbers?

การใส่จำนวนหรือปริมาณ เป็นส่วนสำคัญในการรายงานความก้าวหน้าของโครงการเช่นกัน เช่น ฝึกอบรมกี่ครั้ง มีผู้เข้าร่วมการฝึกอบรมกี่คนในแต่ละครั้ง เป็นต้น 

คำถามชวนคิด

การนำเสนอครั้งต่อไปของคุณเป็นการเล่าเรื่องแบบ the report หรือไม่?

ถ้าใช่ จะนำคำถามทั้ง 6 ข้อ มาร้อยเรียงสร้างเรื่องราวในการนำเสนอได้อย่างไร จึงจะเหมาะกับบริบทงานของคุณ?

Ing

วิศวกรสิ่งแวดล้อมที่หันมาทำงานบริหารโครงการ แต่สนใจเรื่องการนำเสนอมาก จนอยากจะแบ่งปันสิ่งที่เรียนรู้มาตลอดหลายปี (ไม่กล้าบอกปี เดี๋ยวรู้อายุ) ให้กับผู้อ่านที่น่ารักทุกคน

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

โพสต์อื่นๆ ที่คุณอาจสนใจ

3 หัวใจสำคัญ ในการใช้สี
3 ทางเลือก เริ่มการนำเสนอให้กระตุกต่อมความอยากรู้
5+1 ข้อผิดพลาด ที่ผู้นำเสนอส่วนใหญ่เคยทำ