เมื่อพูดถึงการนำเสนอรายงาน...
อิงเชื่อว่าภาพจำของคนส่วนใหญ่ คือ...
สไลด์ที่อัดแน่นไปด้วย bullet points
เส้นเรื่องที่เล่าไปเรื่อยๆ
แล้วก็ บลา บลา บลา...
แต่ถ้า... เราต้องเป็นคนนำเสนอหละคะ
เราทำอย่างนั้นหรือเปล่า?
แล้วมีวิธีอื่นมั๊ยที่จะทำให้การนำเสนอรายงานของเราน่าสนใจขึ้น?
More...
หนึ่งในหนังสือ presentation ที่อิงชอบมาก คือ show and tell เขียนโดยคุณ Dan Roam (อ่านเข้าใจง่าย เอาไปใช้ได้จริง) แนะนำการนำเสนอด้วยเส้นเรื่อง 4 แบบ คือ the report, the explanation, the pitch และ the drama (อ่านรีวิวได้ที่นี่)
ในโพสต์นี้อิงจะมาขยายความเส้นเรื่องแบบ the report สำหรับการนำเสนอรายงาน เพื่อให้เราเตรียมการนำเสนอได้ง่ายขึ้นและน่าสนใจขึ้น
'The Report' ของ Dan Roam
ในหนังสือของคุณ Dan Roam แทบทุกเล่ม จะมีหลักคิดที่อิงกับคำถาม 6 ข้อ คือ
- 1Who and what: เรากำลังพูดถึงใครและอะไร
- 2Where: สิ่งที่เรากำลังพูดถึงอยู่ที่ไหน
- 3When: สิ่งที่เรากำลังพูดถึงเกิดขึ้นเมื่อไร
- 4How much: สิ่งที่เรากำลังพูดถึงมีขนาดเท่าไร
- 5How: สิ่งที่เรากำลังพูดถึงมีความสัมพันธ์กันอย่างไร
- 6Why: แล้วทำไมสิ่งที่เรากำลังพูดถึงถึงสำคัญ
ส่วนการเรียงลำดับว่าตอบคำถามไหนก่อนหรือหลังจะขึ้นกับบริบทว่าเรากำลังเล่าเรื่องอะไร
สำหรับใน the report คุณ Dan Roam แนะนำการวางเส้นเรื่อง (storyline) ด้วยคำถาม 6 ข้อ ดังนี้ค่ะ (รูป A)
- 1Why are we here? - เราต้องตอบคำถามว่า ทำไมเรา (หมายถึงตัวผู้นำเสนอและผู้ฟังการนำเสนอ) ถึงต้องมาอยู่รวมกันในห้องแล้วนำเสนอ/ฟังการนำเสนอนี้ เช่น เพื่อรับฟังข้อมูลล่าสุด หรือ เห็นชอบร่วมกันในเรื่องบางเรื่อง เป็นต้น
- 2Who and What are we going to be talking about? - เราต้องตอบคำถามว่า ในการนำเสนอ เราจะพูดถึงใครและเรื่องอะไรบ้าง เช่น ใครทำอะไรบ้างในช่วงที่ผ่านมา หรือ ใครต้องทำอะไรบ้างในช่วงเวลาต่อไป
- 3Where are they located? Where are they going? - เราต้องตอบคำถามว่า ใครที่เราพูดถึงนั้นอยู่ที่ไหนหรือกำลังจะไปที่ไหน เช่น ใครทำอะไรบ้างที่ไหนในช่วงที่ผ่านมา หรือ ใครต้องทำอะไรบ้างที่ไหนในช่วงเวลาต่อไป
- 4When do they interact? - เราต้องตอบคำถามว่า เมื่อไหร่ที่ใครหรืออะไรที่เราเอ่ยถึงมีปฏิสัมพันธ์กัน เช่น ใครทำอะไรกับใครหรือกับสิ่งใดที่ไหนเมื่อไหร่ในช่วงที่ผ่านมา หรือ ใครต้องทำอะไรกับใครหรือสิ่งใดที่ไหนเมื่อไหร่ในช่วงเวลาต่อไป
- 5How doest it occur? - เราต้องตอบคำถามว่า สิ่งที่เกิดขึ้นนั้นเกิดขึ้นอย่างไร
- 6How much - What are the numbers? - เราต้องตอบคำถามถึงสิ่งที่เกิดขึ้นในเชิงปริมาณ เช่น ใครที่เราพูดถึงมีกี่คน สิ่งที่เราพูดถึงมีจำนวนเท่าไหร่
ตัวอย่างการใช้งาน
อิงขออธิบายหลักการข้างต้น ด้วยตัวอย่างที่เจอกันบ่อยสำหรับการใช้เส้นเรื่องแบบ the report นั่นคือ การประชุมผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อรายงานความก้าวหน้าในการดำเนินงาน
โดยบริบทของตัวอย่างนี้ เป็นการรายงานความก้าวหน้าใหักับคณะกรรมการกำกับและดูแลโครงการ ที่มีส่วนการตัดสินใจต่างๆ ในโครงการ โดยเรื่องหลักๆ ที่ต้องนำเสนอมี 2 ส่วน คือ เรื่องเพื่อทราบ และเรื่องเพื่อพิจารณา (ตัดสินใจ)
#1 - Why are we here?
วัตถุประสงค์หลักของการนำเสนอ คือ
- 1ให้คณะกรรมการฯ ได้ทราบความก้าวหน้าในโครงการว่าดำเนินงานเรื่องอะไรไปแล้วบ้าง มีความก้าวหน้าอย่างไร
- 2คณะกรรมการต้องตัดสินใจเกี่ยวกับการดำเนินงานและกิจกรรมบางส่วน เพื่อให้โครงการเดินต่อไปได้
ดังนั้นในการนำเสนอจะแบ่งเป็น 2 ส่วนหลักๆ ที่แยกจากกัน คือ เรื่องเพื่อทราบ (ผลการดำเนินงาน) และเรื่องเพื่อพิจารณา (ตัดสินใจเรื่องต่างๆ ตามที่นำเสนอ)
#2 - Who and What are we going to be talking about?
เพื่อให้ง่ายต่อการทำความเข้าใจตัวอย่าง ในขั้นตอนนี้และขั้นตอนที่เหลือ เราจะพูดถึงในส่วนของเรื่องเพื่อทราบเป็นหลัก
สิ่งที่เราต้องการให้คณะกรรมการทราบและเข้าใจ คือ
- 1กิจกรรมที่เราทำไปแล้ว คือ อะไร
- 2กิจกรรมที่เราทำไปแล้ว มีใครเข้ามามีส่วนร่วมบ้าง
- 3กิจกรรมที่เราทำไปแล้วมีปัญหาอะไรบ้าง (หรือมี key success factors อะไรบ้าง)
- 4กิจกรรมที่เราจะทำต่อไปมีอะไร
- 5กิจกรรมที่เราจะทำต่อไป มีใครเข้ามามีส่วนร่วมบ้าง
- 6กิจกรรมที่เราจะทำต่อไป มีความท้าทายอะไรบ้าง
เช่น กิจกรรมที่ทำไปแล้ว ประกอบด้วย การฝึกอบรมให้กับเจ้าหน้าที่โรงงาน และการตรวจประเมินโรงงาน
#3 - Where are they located? Where are they going?
ในส่วนนี้ถ้าเป็นในตัวอย่างที่เรากำลังพูดถึง ก็ควรเล่าไปพร้อมกับในส่วนที่ #2
เช่น พื้นที่เป้าหมายของโครงการประกอบด้วย จังหวัดระยอง ชลบุรี และสมุทรปราการ โดยการฝึกอบรมให้กับเจ้าหน้าที่โรงงานในพื้นที่สมุทรปราการไปแล้ว เป็นต้น
#4 - When do they interact?
จะเห็นว่าเนื้อหาในเรื่องของ Who, What และ Where จะแบ่งเป็น 2 กลุ่มหลัก คือ กลุ่มที่ได้ดำเนินการไปแล้ว และกลุ่มที่จะดำเนินการ
ดังนั้นเราสามารถใช้การแบ่งกลุ่มในลักษณะนี้ เพื่อเรียงลำดับการนำเสนอได้ โดยพูดถึงสิ่งที่ดำเนินการไปแล้วจนจบ แล้วจึงพูดถึงกลุ่มที่จะดำเนินการ
ในบริบทนี้นอกจากใช้ when เป็นตัวแบ่งกลุ่มแล้ว ก็สามารถสอดแทรก when (แบบย่อยๆ) ลงไปเป็นระยะค่ะ
เช่น กิจกรรมที่ดำเนินการไปแล้ว อธิบายรายละเอียดเพิ่มว่าพูดถึงใคร อะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ (วันที่ เดือน ปี)
นอกจากนี้ การนำเสนอในภาพรวมอาจออกมาในรูปของ timeline หรือปฏิทินการฝึกอบรมก็ได้
#5 - How doest it occur?
เนื้อหาในส่วนนี้จะเป็นการอธิบายเพื่อให้เข้าใจรายละเอียดมากขึ้น เช่น ในกิจกรรมการฝึกอบรมนั้น เราดำเนินการฝึกอบรมอย่างไร และในการตรวจประเมินโรงงานมีขั้นตอนย่อยๆ อะไรบ้างที่สำคัญ
#6 - How much - What are the numbers?
การใส่จำนวนหรือปริมาณ เป็นส่วนสำคัญในการรายงานความก้าวหน้าของโครงการเช่นกัน เช่น ฝึกอบรมกี่ครั้ง มีผู้เข้าร่วมการฝึกอบรมกี่คนในแต่ละครั้ง เป็นต้น
คำถามชวนคิด
การนำเสนอครั้งต่อไปของคุณเป็นการเล่าเรื่องแบบ the report หรือไม่?
ถ้าใช่ จะนำคำถามทั้ง 6 ข้อ มาร้อยเรียงสร้างเรื่องราวในการนำเสนอได้อย่างไร จึงจะเหมาะกับบริบทงานของคุณ?
