หากต้องใช้ PowerPoint ในการออกแบบสไลด์บ่อยๆ

ทุกคนคงทราบดีว่าแทนที่จะต้องขึ้นไปหาคำสั่งบน Tab Ribbon

เราสามารถคลิกขวาเพื่อดูคำสั่งที่เกี่ยวข้องได้

แต่...

ถ้าคำสั่งไหนต้องใช้บ่อยมาก 

แค่ต้องเคลื่อนเมาส์ก็เสียเวลาแล้วค่ะ...

มาค่ะ มา...

วันนี้เรามาลดเวลาการทำงาน

โดยการหัดใช้ปุ่ม Shortcut สำหรับออกแบบสไลด์กันค่ะ

More...

ที่จริงแล้ว Shortcut ที่อยู่ในโปรแกรม PowerPoint มีมากและหลากหลาย แต่อิงคิดว่า Shortcut 4 กลุ่มนี้น่าจะเป็นกลุ่มที่คนใช้ PowerPoint อย่างเรามีโอกาสได้ใช้บ่อย และคุ้มค่าที่จะเรียนรู้การใช้งานค่ะ

#1 กลุ่มการ Copy และ Paste 

การ Copy และ Paste น่าจะเป็นคำสั่งที่ถูกใช้บ่อยเป็นลำดับต้นๆ เลยค่ะ ช่วยประหยัดเวลาในการพิมพ์ และการสร้างรูปทรงได้มาก 

PowerPoint บน Window OS 

ปุ่ม shortcut ของคำสั่ง Copy คือ Ctrl + C (หมายถึง นำเคอร์เซอร์ไปจิ้มหรือ higlight ตรงสิ่งที่เราต้องการ copy แล้ว กดปุ่ม Ctrl และ ปุ่ม C พร้อมกัน)

ปุ่ม shortcut ของคำสั่ง Paste คือ Ctrl + V

PowerPoint บน Mac OS

ปุ่ม shortcut ของคำสั่ง Copy คือ Cmd + C (หมายถึง นำเคอร์เซอร์ไปจิ้มหรือ higlight ตรงสิ่งที่เราต้องการ copy แล้ว กดปุ่ม Command และ ปุ่ม C พร้อมกัน)

ปุ่ม shortcut ของคำสั่ง Paste คือ Cmd + V

#2 กลุ่มการ Copy และ Paste Format

การ Copy และ Paste Format ต่างจากการ Copy และ Paste เฉยๆ เพราะเป็นการลอกเฉพาะในส่วนของ Format เช่น สี (ของตัวอักษร เส้น ลักษณะในรูปทรง (fill)) ความโปร่งแสง เป็นต้น ของวัตถุตัวต้นแบบ มายังวัตถุที่เราทำการ Paste 

ตัวอย่างเช่น ในรูป A สไลด์ด้านซ้าย คือ สไลด์ตอนตั้งต้น สไลด์ด้านขวา คือ สไลด์ที่เป็นผลลัพธ์ของการ Copy และ Paste Format ของรูปวงกลมด้านซ้ายสุด มายังวงรีอีก 2 รูปด้านขวา จะเห็นว่าวงรีด้านขวา กลายเป็นมีสีพื้น สีตัวอักษร และความโปร่งแสง 50% (จนสามารถเห็นตัวหนังสือที่ซ่อนอยู่ด้านหลังได้) เหมือนกับวงกลมตัวต้นแบบ

PowerPoint บน Window OS 

ปุ่ม shortcut ของคำสั่ง Copy Format คือ Ctrl + Shift + C (หมายถึง นำเคอร์เซอร์ไปจิ้มหรือ higlight ตรงสิ่งที่เราต้องการ copy แล้ว กดปุ่ม Ctrl และ ปุ่ม Shift และ ปุ่ม C พร้อมกัน)

ปุ่ม shortcut ของคำสั่ง Paste Format คือ Ctrl + Shift + V

PowerPoint บน Mac OS

ปุ่ม shortcut ของคำสั่ง Copy Format คือ Cmd + Shift + C (หมายถึง นำเคอร์เซอร์ไปจิ้มหรือ higlight ตรงสิ่งที่เราต้องการ copy แล้ว กดปุ่ม Cmd และ ปุ่ม Shift และ ปุ่ม C พร้อมกัน)

ปุ่ม shortcut ของคำสั่ง Paste Format คือ Cmd + Shift + V

#3 กลุ่มการ Group และ Ungroup

บางครั้งในสไลด์ของเราก็มีองค์ประกอบเล็กๆ มากมาย ทั้ง รูปทรง กล่องข้อความ เส้น รูปภาพ เวลาจะทำ animation หรือจะย้ายองค์ประกอบหลายๆ ชิ้นที่ (ควร) เป็นกลุ่มเดียวกัน ก็ต้องค่อยๆ ไล่คลิก ไล่เลือก มันจะไม่ค่อยสะดวกค่ะ 

วิธีการที่ง่ายกว่านั้น คือ Group องค์ประกอบต่างๆ นั้น ให้เป็นกลุ่มเดียวกัน แล้วค่อยเลือก animation หรือ เคลื่อนที่  หรือ Copy แล้วแต่ว่าเราจะทำอะไร เมื่อมีการ Group ก็มีการ Ungroup (แยกกลุ่ม) ไว้เป็นคำสั่งคู่กัน 

PowerPoint บน Window OS 

ปุ่ม shortcut ของคำสั่ง Group คือ Ctrl + G (หมายถึง นำเคอร์เซอร์ไปลากกลุ่มองค์ประกอบที่เราต้องการ หรือคลิกเลือกและกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ แล้วเลือกองค์ประกอบอันต่อไป จนครบ แล้ว กดปุ่ม Ctrl และ ปุ่ม G พร้อมกัน)

ปุ่ม shortcut ของคำสั่ง Ungroup คือ Ctrl + Shift + G (เลือกที่องค์ประกอบที่ต้องการ Ungroup แล้ว กดปุ่ม Ctrl และปุ่ม Shift และปุ่ม G พร้อมกัน)

PowerPoint บน Mac OS

ปุ่ม shortcut ของคำสั่ง Group คือ Cmd + Option + G (หมายถึง นำเคอร์เซอร์ไปลากกลุ่มองค์ประกอบที่เราต้องการ หรือคลิกเลือกและกดปุ่ม Cmd ค้างไว้ แล้วเลือกองค์ประกอบอันต่อไป จนครบ แล้ว กดปุ่ม Cmd และ ปุ่ม Option และ ปุ่ม G พร้อมกัน)

ปุ่ม shortcut ของคำสั่ง Ungroup คือ Cmd + Option + Shift + G (เลือกที่องค์ประกอบที่ต้องการ Ungroup แล้ว กดปุ่ม Cmd และปุ่ม Option และปุ่ม Shift และปุ่ม G พร้อมกัน - นิ้วเกือบไม่พอเลยทีเดียว)

#4 การ Duplicate

หากการ Copy และ Paste อยู่ในหน้าสไลด์เดียวกัน เราสามารถใช้คำสั่ง Duplicate แทนได้

Duplicate คำสั่งที่มักถูกลืม

ความแตกต่างและประโยชน์ของคำสั่ง Duplicate ดูได้ที่ Tutorial นี้

PowerPoint บน Window OS 

ปุ่ม shortcut ของคำสั่ง Copy คือ Ctrl + D (หมายถึง นำเคอร์เซอร์ไปจิ้มตรงองค์ประกอบที่เราต้องการ Duplicate แล้ว กดปุ่ม Ctrl และ ปุ่ม D พร้อมกัน)

PowerPoint บน Mac OS

ปุ่ม shortcut ของคำสั่ง Copy คือ Cmd + D (หมายถึง นำเคอร์เซอร์ไปจิ้มหรือ higlight ตรงสิ่งที่เราต้องการ Duplicate แล้ว กดปุ่ม Cmd และ ปุ่ม D พร้อมกัน)

4 กลุ่มคำสั่งนี้ น่าจะเป็นกลุ่มที่เราใช้บ่อย ลองใช้ปุ่ม shortcut แทนสักไม่กี่ครั้งก็คล่องแล้วค่ะ อย่าลืมนำไปลองใช้กันนะคะ

คำถามชวนคิด

คุณว่าคุณใช้ปุ่ม Shortcut กี่ครั้ง ก่อนจะจำได้แม่น?

Ing

วิศวกรสิ่งแวดล้อมที่หันมาทำงานบริหารโครงการ แต่สนใจเรื่องการนำเสนอมาก จนอยากจะแบ่งปันสิ่งที่เรียนรู้มาตลอดหลายปี (ไม่กล้าบอกปี เดี๋ยวรู้อายุ) ให้กับผู้อ่านที่น่ารักทุกคน

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

โพสต์อื่นๆ ที่คุณอาจสนใจ

3 หัวใจสำคัญ ในการใช้สี
3 ทางเลือก เริ่มการนำเสนอให้กระตุกต่อมความอยากรู้
5+1 ข้อผิดพลาด ที่ผู้นำเสนอส่วนใหญ่เคยทำ