เมื่อหลายปีก่อน
อิงไปร่วมงานสัมมนาที่ฟิลิปปินส์
งานครึ่งวัน กำหนดการเลิกประมาณเที่ยง
แต่...
งานเริ่มสายเล็กน้อย
แต่ยังไม่เกินเวลาไปมากนัก
มาพีคเอาช่วงหลังเบรคค่ะ
วิทยากรคนแรก พูดนานมาก...
เกินเวลาไปเกือบ 45 นาที
วิทยากรคนต่อมา พยามพูดให้สั้น
แต่ก็ยังเกินเวลาไปอีกเกือบ 10 นาที
ความซวยมาตกที่วิทยากรคนต่อไปค่ะ
เพราะใกล้จะเที่ยงแล้ว ยังเหลือเขาและอีก 1 คน
แต่... วิทยากรยังคงพูดตามเนื้อหาที่เตรียมมาอย่างชิลๆ
พร้อมกับเกินเวลาไปอีกหน่อย...
กว่าคนสุดท้ายจะพูดจบ...
อิงหิวมากค่ะ และเชื่อว่าคนในห้องหิวมากเช่นกัน
เพราะปาเข้าไปเกือบบ่ายโมงครึ่ง
คำถาม คือ อิงและคนอื่นๆ ในห้องจะสนใจฟังสัมมนาหรือฟังเสียงท้องตัวเองร้องมากกว่ากัน?
แล้วหากเราต้องเป็นวิทยากรคนนั้น เราจะช่วยท้องน้อยๆ ของคนในห้องได้อย่างไร?
ป.ล. เพื่อนฟิลิปปินส์ของอิงพูดเก่งทุกคน เลยพออนุมานได้ว่าวิทยากรฟิลิปปินส์ที่ขึ้นพูดน่าจะพูดเก่งไม่แพ้กัน เลยลากยาวจนเกินเวลา
More...
การถูกผู้นำเสนอคนก่อนหน้ากินเวลาเราไป เป็นเรื่องที่พบเจอได้บ่อยค่ะ สิ่งสำคัญ คือ เราควรทำอย่างไร ถึงจะยังคงนำเสนอได้อย่างมีประสิทธิภาพ (และไม่ถูกคนฟังเกลียดขี้หน้า เพราะหิวแล้ว)
อิงมีแนวทางหรือจะเรียกว่าแทคติค (Tactics) ในการนำเสนอเมื่อเวลาไม่พอ เพราะถูกคนอื่นกินเวลา มาให้ลองเอาไปประยุกต์ใช้กันค่ะ
การเตรียมตัว
การนำเสนอที่ดีเริ่มตั้งแต่การเตรียมตัวก่อนนำเสนอค่ะ สิ่งที่อิงคิดว่าผู้นำเสนอทุกคนควรทำ คือ
มาดูตัวอย่างกันค่ะ
ตัวอย่างที่ 1
สถานการณ์: การแนะนำโครงการก่อนเริ่มการประชุมรับฟังความคิดเห็นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
ผู้ฟัง: ผู้แทนจากหน่วยงานราชการที่เกี่ยวข้องและโรงงานในพื้นที่
key message: ผู้ฟังสามารถร่วมขับเคลื่อนการพัฒนาอุตสาหกรรมเชิงนิเวศได้ด้วยการให้ข้อคิดเห็นในวันนี้
บริบท: การขับเคลื่อนการพัฒนาอุตสาหกรรมเชิงนิเวศก่อนหน้านี้มีปัญหาเรื่องความร่วมมือ แรงจูงใจ และข้อมูล
เวลาที่คาดว่าจะใช้: 8 - 10 นาที
ตัวอย่างที่ 2
สถานการณ์: นำเสนอความก้าวหน้าของโครงการประจำเดือน
ผู้ฟัง: ทีมงาน
key message: ต้องมีการปรับแผนงานโดยด่วน เพื่อไม่ให้ความล่าช้าที่เกิดขึ้นก่อนให้เกิดความเสียหาย
บริบท: สถานการณ์โควิดที่รุนแรงขึ้น ทำให้งานบางอย่างต้องเลื่อนออกไป รวมถึงการสัมมนาที่เตรียมไว้ไม่สามารถดำเนินการได้
เวลาที่คาดว่าจะใช้: 20 นาที
Tactic #1 รวบบริบทให้สั้นลงโดยไม่ใช้สไลด์
เมื่อเวลาน้อยลง เราจำเป็นต้องตัดทอนเนื้อหาที่ต้องนำเสนอลง ส่วนนึงที่สามารถตัดทอนได้ คือ ส่วนที่เป็นบริบทหรือเกริ่นนำค่ะ วิธีง่ายๆ คือ ไม่ต้องเสียเวลาฉายสไลด์ค่ะ ข้ามส่วนนี้ไปเลย ใช้วิธีพูดสรุปเอา โดยย่นให้เหลือไม่เกิน 20% ของเวลาที่คิดว่าจะใช้จริง เช่น ต้องพูดส่วนนี้ 10 นาที ก็ควรจะพูดให้จบภายใน 2 นาทีค่ะ
ตัวอย่างที่ 1
อิงจะสรุปสั้นๆ เลยว่า "การพัฒนาอุตสาหกรรมเชิงนิเวศที่ผ่านมาเจอปัญหาด้านอะไรบ้าง - ความร่วมมือ แรงจูงใจ และข้อมูล" คาดว่าจะใช้เวลาไม่เกิน 1 นาทีค่ะ
Tactic #2 รวบบริบทให้สั้นลง โดยใช้สไลด์ที่เน้นปัญหา/conflict เท่านั้น
ในกรณีนี้ เรายังคงนำเสนอด้วยสไลด์อยู่ แต่จะใช้สไลด์น้อยลงมากค่ะ แค่ 1-2 สไลด์ที่เน้นถึงปัญหา/conflict เพื่อนำไปสู่ key message ของเรา
ตัวอย่างที่ 2
อิงจะเปิดสไลด์ที่เป็นแผนงานขึ้นมา แล้วชี้ให้เห็นว่าสถานการณ์โควิดที่รุนแรงขึ้น ทำให้งานส่วนไหนล่าช้าบ้าง และสำคัญอย่างไร คาดว่าจะใช้เวลาประมาณ 1-2 นาที
Tactic #3 นำเสนอ key message และ ประเด็นหลักของ key message แบบสรุป
key message เป็นเหมือนสรุปใจความของการนำเสนอของเรา ยังไงก็ต้องพูดถึงค่ะ ส่วนประเด็นหลักของ key message เช่น วิธีการแก้ปัญหา 1, 2 และ 3 มีอะไรบ้าง เราสามารถสรุปให้สั้นลงได้
โดยปกติอิงจะมีสไลด์หน้าสรุปวิธีการแก้ปัญหา 1, 2 และ 3 อยู่ในหน้าเดียวกัน อิงก็จะพูดจากสไลด์นั้นเป็นหลักค่ะ เพื่อลดเวลาการพูดลงอีก 30 - 50% ของเวลาที่ต้องใช้ในส่วนนี้ (พูดมาก พูดน้อย แค่ไหน ขึ้นกับการบริหารเวลาของเราค่ะ)
ตัวอย่างที่ 1
ในส่วนของ key message คือ การชวนเชิญผู้ฟังร่วมให้ข้อคิดเห็น ซึ่งประเด็นหลักก็สามารถสรุปได้สั้นๆ เลยค่ะ (ไม่ใช้สไลด์) เช่น "จากประสบการณ์ของผู้ฟัง เราอยากรู้ว่า อะไรที่ดีที่อยากให้คงไว้ อะไรที่ไม่ดีที่อยากให้เปลี่ยนแปลง อะไรที่ยังคงต้องพัฒนาต่อไป สิ่งเล็กๆ เหล่านี้จะเป็นประโยชน์กับทีมงาน เพื่อเปลี่ยนข้อคิดเห็นของท่านมาเป็นสิ่งที่นำไปปฏิบัติจริงในอนาคตอันใกล้" จบต่อจาก key message มีแค่นี้เองค่ะ
อิงคิดว่าน่าจะลดเวลานำเสนอทั้งหมดลงได้จาก 8 นาที เหลือ ไม่เกิน 4 นาที ค่ะ
ตัวอย่างที่ 2
ในส่วนของ key message คือ ต้องมีการปรับแผนงาน โดยในส่วนของประเด็นหลักที่เป็นวิธีการแก้ไข ประกอบด้วย 1) ปรับการสัมมนาเป็นแบบ online 2) เพิ่มคอร์สฝึกอบรมให้เป็นแบบเรียนด้วยตนเองบน platform ของเราเพื่อเพิ่มจำนวนผู้เรียน และ 3) ใช้การ coaching แบบ online ให้กับทีมงานของโรงงานเพื่อตรวจวัดการใช้ทรัพยากรด้วยตัวเอง โดยทั้ง 3 แนวทางนี้จะสรุปไว้ใน 1 หน้าสไลด์ และหากพอมีเวลา อิงอาจพูดรายละเอียดของแนวทางที่คิดว่าต้องขยายความเพิ่มเติม เช่น การ coaching เป็นต้น ว่าต้องเน้นเรื่องอะไรบ้าง
อิงคิดว่าน่าจะลดเวลาทั้งหมดลงได้ประมาณ 30 - 50% ค่ะ ขึ้นกับเวลาที่มีและรายละเอียดที่ขยายความในส่วนของแนวทางแก้ปัญหา
Tactic #4 เผื่อเวลาสำหรับถาม-ตอบ
สำหรับการประชุมกลุ่มย่อย เช่น การประชุมทีม อิงว่าข้อนี้เป็นสิ่งสำคัญ หากเรานำเสนอได้สั้นลง (เพราะมีเวลาน้อยลง) แต่ยังคงเผื่อเวลาสำหรับถาม-ตอบได้ จะช่วยให้การนำเสนอของเราตอบโจทย์ของคนฟังมากขึ้นค่ะ
ตัวอย่างที่ 2
เมื่อนำเสนอเสร็จแล้ว สมาชิกในทีมยังคงสงสัยเรื่องของการ coaching อยู่ ว่าจะทำในประเด็นไหนบ้างและรูปแบบเป็นอย่างไร ตรงนี้อิงสามารถใช้สไลด์ที่เตรียมมาในการอธิบายเพิ่มได้ หรือหากสมาชิกสงสัยในประเด็นที่นอกเหนือจากสไลด์ที่เตรียมมา เราก็ยังคงมีเวลาในการทำความเข้าใจกันตรงนี้ โดยไม่ต้องรอมาถาม-ตอบกันทาง email อีกรอบ
สรุป
มี Tactic ที่แนะนำ 4 ข้อ ดังนี้ ค่ะ
Tactic #1 รวบบริบทให้สั้นลงโดยไม่ใช้สไลด์ หรือ Tactic #2 รวบบริบทให้สั้นลง โดยใช้สไลด์ที่เน้นปัญหา/conflict เท่านั้น
Tactic #3 นำเสนอ key message และ ประเด็นหลักของ key message แบบสรุป
Tactic #4 เผื่อเวลาสำหรับถาม-ตอบ
คำถามชวนคิด
เมื่อเวลาในการนำเสนอของคุณเหลือน้อยลง คุณแก้ปัญหาอย่างไร?