แทคติค (Tactics)ในการนำเสนอเมื่อเวลาไม่พอ

เมื่อหลายปีก่อน 

อิงไปร่วมงานสัมมนาที่ฟิลิปปินส์

งานครึ่งวัน กำหนดการเลิกประมาณเที่ยง

แต่...

งานเริ่มสายเล็กน้อย 

แต่ยังไม่เกินเวลาไปมากนัก

มาพีคเอาช่วงหลังเบรคค่ะ

วิทยากรคนแรก พูดนานมาก...

เกินเวลาไปเกือบ 45 นาที

วิทยากรคนต่อมา พยามพูดให้สั้น 

แต่ก็ยังเกินเวลาไปอีกเกือบ 10 นาที

ความซวยมาตกที่วิทยากรคนต่อไปค่ะ 

เพราะใกล้จะเที่ยงแล้ว ยังเหลือเขาและอีก 1 คน

แต่... วิทยากรยังคงพูดตามเนื้อหาที่เตรียมมาอย่างชิลๆ

พร้อมกับเกินเวลาไปอีกหน่อย...

กว่าคนสุดท้ายจะพูดจบ...

อิงหิวมากค่ะ และเชื่อว่าคนในห้องหิวมากเช่นกัน

เพราะปาเข้าไปเกือบบ่ายโมงครึ่ง

คำถาม คือ อิงและคนอื่นๆ ในห้องจะสนใจฟังสัมมนาหรือฟังเสียงท้องตัวเองร้องมากกว่ากัน? 

แล้วหากเราต้องเป็นวิทยากรคนนั้น เราจะช่วยท้องน้อยๆ ของคนในห้องได้อย่างไร?

ป.ล. เพื่อนฟิลิปปินส์ของอิงพูดเก่งทุกคน เลยพออนุมานได้ว่าวิทยากรฟิลิปปินส์ที่ขึ้นพูดน่าจะพูดเก่งไม่แพ้กัน เลยลากยาวจนเกินเวลา

การถูกผู้นำเสนอคนก่อนหน้ากินเวลาเราไป เป็นเรื่องที่พบเจอได้บ่อยค่ะ สิ่งสำคัญ คือ เราควรทำอย่างไร ถึงจะยังคงนำเสนอได้อย่างมีประสิทธิภาพ (และไม่ถูกคนฟังเกลียดขี้หน้า เพราะหิวแล้ว) 

อิงมีแนวทางหรือจะเรียกว่าแทคติค (Tactics) ในการนำเสนอเมื่อเวลาไม่พอ เพราะถูกคนอื่นกินเวลา มาให้ลองเอาไปประยุกต์ใช้กันค่ะ

การเตรียมตัว

การนำเสนอที่ดีเริ่มตั้งแต่การเตรียมตัวก่อนนำเสนอค่ะ สิ่งที่อิงคิดว่าผู้นำเสนอทุกคนควรทำ คือ 

มาดูตัวอย่างกันค่ะ

ตัวอย่างที่ 1

สถานการณ์: การแนะนำโครงการก่อนเริ่มการประชุมรับฟังความคิดเห็นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย 

ผู้ฟัง: ผู้แทนจากหน่วยงานราชการที่เกี่ยวข้องและโรงงานในพื้นที่ 

key message: ผู้ฟังสามารถร่วมขับเคลื่อนการพัฒนาอุตสาหกรรมเชิงนิเวศได้ด้วยการให้ข้อคิดเห็นในวันนี้

บริบท: การขับเคลื่อนการพัฒนาอุตสาหกรรมเชิงนิเวศก่อนหน้านี้มีปัญหาเรื่องความร่วมมือ แรงจูงใจ และข้อมูล

เวลาที่คาดว่าจะใช้: 8 - 10 นาที

ตัวอย่างที่ 2

สถานการณ์: นำเสนอความก้าวหน้าของโครงการประจำเดือน 

ผู้ฟัง: ทีมงาน

key message: ต้องมีการปรับแผนงานโดยด่วน เพื่อไม่ให้ความล่าช้าที่เกิดขึ้นก่อนให้เกิดความเสียหาย

บริบท: สถานการณ์โควิดที่รุนแรงขึ้น ทำให้งานบางอย่างต้องเลื่อนออกไป รวมถึงการสัมมนาที่เตรียมไว้ไม่สามารถดำเนินการได้

เวลาที่คาดว่าจะใช้: 20 นาที

Tactic #1 รวบบริบทให้สั้นลงโดยไม่ใช้สไลด์

เมื่อเวลาน้อยลง เราจำเป็นต้องตัดทอนเนื้อหาที่ต้องนำเสนอลง ส่วนนึงที่สามารถตัดทอนได้ คือ ส่วนที่เป็นบริบทหรือเกริ่นนำค่ะ วิธีง่ายๆ คือ ไม่ต้องเสียเวลาฉายสไลด์ค่ะ ข้ามส่วนนี้ไปเลย ใช้วิธีพูดสรุปเอา โดยย่นให้เหลือไม่เกิน 20% ของเวลาที่คิดว่าจะใช้จริง เช่น ต้องพูดส่วนนี้ 10 นาที ก็ควรจะพูดให้จบภายใน 2 นาทีค่ะ 

ตัวอย่างที่ 1

อิงจะสรุปสั้นๆ เลยว่า "การพัฒนาอุตสาหกรรมเชิงนิเวศที่ผ่านมาเจอปัญหาด้านอะไรบ้าง - ความร่วมมือ แรงจูงใจ และข้อมูล" คาดว่าจะใช้เวลาไม่เกิน 1 นาทีค่ะ

Tactic #2 รวบบริบทให้สั้นลง โดยใช้สไลด์ที่เน้นปัญหา/conflict เท่านั้น

ในกรณีนี้ เรายังคงนำเสนอด้วยสไลด์อยู่ แต่จะใช้สไลด์น้อยลงมากค่ะ แค่ 1-2 สไลด์ที่เน้นถึงปัญหา/conflict เพื่อนำไปสู่ key message ของเรา

ตัวอย่างที่ 2

อิงจะเปิดสไลด์ที่เป็นแผนงานขึ้นมา แล้วชี้ให้เห็นว่าสถานการณ์โควิดที่รุนแรงขึ้น ทำให้งานส่วนไหนล่าช้าบ้าง และสำคัญอย่างไร คาดว่าจะใช้เวลาประมาณ 1-2 นาที 

Tactic #3 นำเสนอ key message และ ประเด็นหลักของ key message แบบสรุป

key message เป็นเหมือนสรุปใจความของการนำเสนอของเรา ยังไงก็ต้องพูดถึงค่ะ ส่วนประเด็นหลักของ key message เช่น วิธีการแก้ปัญหา 1, 2 และ 3 มีอะไรบ้าง เราสามารถสรุปให้สั้นลงได้ 

โดยปกติอิงจะมีสไลด์หน้าสรุปวิธีการแก้ปัญหา 1, 2 และ 3 อยู่ในหน้าเดียวกัน อิงก็จะพูดจากสไลด์นั้นเป็นหลักค่ะ เพื่อลดเวลาการพูดลงอีก 30 - 50% ของเวลาที่ต้องใช้ในส่วนนี้ (พูดมาก พูดน้อย แค่ไหน ขึ้นกับการบริหารเวลาของเราค่ะ) 

ตัวอย่างที่ 1

ในส่วนของ key message คือ การชวนเชิญผู้ฟังร่วมให้ข้อคิดเห็น ซึ่งประเด็นหลักก็สามารถสรุปได้สั้นๆ เลยค่ะ (ไม่ใช้สไลด์) เช่น "จากประสบการณ์ของผู้ฟัง เราอยากรู้ว่า อะไรที่ดีที่อยากให้คงไว้ อะไรที่ไม่ดีที่อยากให้เปลี่ยนแปลง อะไรที่ยังคงต้องพัฒนาต่อไป สิ่งเล็กๆ เหล่านี้จะเป็นประโยชน์กับทีมงาน เพื่อเปลี่ยนข้อคิดเห็นของท่านมาเป็นสิ่งที่นำไปปฏิบัติจริงในอนาคตอันใกล้" จบต่อจาก key message มีแค่นี้เองค่ะ 

อิงคิดว่าน่าจะลดเวลานำเสนอทั้งหมดลงได้จาก 8 นาที เหลือ ไม่เกิน 4 นาที ค่ะ

ตัวอย่างที่ 2

ในส่วนของ key message คือ ต้องมีการปรับแผนงาน โดยในส่วนของประเด็นหลักที่เป็นวิธีการแก้ไข ประกอบด้วย 1) ปรับการสัมมนาเป็นแบบ online 2) เพิ่มคอร์สฝึกอบรมให้เป็นแบบเรียนด้วยตนเองบน platform ของเราเพื่อเพิ่มจำนวนผู้เรียน และ 3) ใช้การ coaching แบบ online ให้กับทีมงานของโรงงานเพื่อตรวจวัดการใช้ทรัพยากรด้วยตัวเอง โดยทั้ง 3 แนวทางนี้จะสรุปไว้ใน 1 หน้าสไลด์ และหากพอมีเวลา อิงอาจพูดรายละเอียดของแนวทางที่คิดว่าต้องขยายความเพิ่มเติม เช่น การ coaching เป็นต้น ว่าต้องเน้นเรื่องอะไรบ้าง 

อิงคิดว่าน่าจะลดเวลาทั้งหมดลงได้ประมาณ 30 - 50% ค่ะ ขึ้นกับเวลาที่มีและรายละเอียดที่ขยายความในส่วนของแนวทางแก้ปัญหา

Tactic #4 เผื่อเวลาสำหรับถาม-ตอบ

สำหรับการประชุมกลุ่มย่อย เช่น การประชุมทีม อิงว่าข้อนี้เป็นสิ่งสำคัญ หากเรานำเสนอได้สั้นลง (เพราะมีเวลาน้อยลง) แต่ยังคงเผื่อเวลาสำหรับถาม-ตอบได้ จะช่วยให้การนำเสนอของเราตอบโจทย์ของคนฟังมากขึ้นค่ะ 

ตัวอย่างที่ 2

เมื่อนำเสนอเสร็จแล้ว สมาชิกในทีมยังคงสงสัยเรื่องของการ coaching อยู่ ว่าจะทำในประเด็นไหนบ้างและรูปแบบเป็นอย่างไร ตรงนี้อิงสามารถใช้สไลด์ที่เตรียมมาในการอธิบายเพิ่มได้ หรือหากสมาชิกสงสัยในประเด็นที่นอกเหนือจากสไลด์ที่เตรียมมา เราก็ยังคงมีเวลาในการทำความเข้าใจกันตรงนี้ โดยไม่ต้องรอมาถาม-ตอบกันทาง email อีกรอบ 

สรุป

มี Tactic ที่แนะนำ 4 ข้อ ดังนี้ ค่ะ

Tactic #1 รวบบริบทให้สั้นลงโดยไม่ใช้สไลด์ หรือ Tactic #2 รวบบริบทให้สั้นลง โดยใช้สไลด์ที่เน้นปัญหา/conflict เท่านั้น

Tactic #3 นำเสนอ key message และ ประเด็นหลักของ key message แบบสรุป

Tactic #4 เผื่อเวลาสำหรับถาม-ตอบ

คำถามชวนคิด

เมื่อเวลาในการนำเสนอของคุณเหลือน้อยลง คุณแก้ปัญหาอย่างไร?