สถานการณ์ COVID-19 ทั่วโลกกำลังรุนแรงขึ้นเรื่อยๆ โดยเฉพาะในฝั่งยุโรป ขณะที่ในไทยเองก็นั่งอกสั่นขวัญแขวนอยู่ทุกวันเช่นกัน
วิธีนึงที่หลายองค์กรเลือกมาใช้ เพื่อให้ธุรกิจยังดำเนินไปได้ และลดความเสี่ยงให้กับเจ้าหน้าที่ของตัวเอง คือ การให้ work from home
ในช่วงนี้หลายๆ คน เลยต้องปรับตัว หันมาใช้การประชุมออนไลน์แทน (หรือแม้กระทั่งสัมมนาออนไลน์) แล้วถ้าเราต้องประชุมออนไลน์แบบนี้ เราต้องปรับตัวอะไรบ้างในส่วนของการนำเสนอ เพื่อให้เราทำงานได้อย่างราบรื่น เสมือนไปนั่งจับเข่าคุยกัน
มาดู 3 สิ่งที่อิงคิดว่าเราควรทำ เพื่อให้การนำเสนอแบบ Remote Presentation ของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้นกันค่ะ
More...
ทำไมการประชุมออนไลน์ถึงต่างจากการประชุมแบบ face-to-face
สิ่งที่ต่างกันมากของการประชุมทั้งสองลักษณะนี้ คือ สภาพแวดล้อม สิ่งรบกวน (Distraction) และการตอบสนองต่อสิ่งรบกวน
การที่ทุกคนนั่งอยู่ในบ้านของตัวเองแล้วต้องประชุมออนไลน์ สิ่งรบกวน (Distraction) มันเยอะค่ะ โดยเฉพาะหากการประชุมนั้นน่าเบื่อ เราก็นั่งดูสิ่งที่น่าสนใจได้อีกจอนึง โดยไม่ต้องคอยหลบๆ ซ่อนๆ เพราะไม่มีเพื่อนร่วมงาน (เจ้านาย) นั่งมองอยู่ ดังนั้นการตอบสนองต่อสิ่งรบกวนจะต่างออกไปจากการประชุมในห้องที่นั่งรวมกัน
นั่นหมายความว่า ผู้นำเสนอจะต้องเจอภาระหนัก เพราะต้องพยายามให้มากขึ้นกว่าปกติ
คำเตือนก่อนเตรียมการนำเสนอ
- 1อย่าเสียเวลาทำสไลด์และนำเสนอ หากคุณคิดว่าสิ่งที่นำเสนอเหมือนกับในรายงานเป๊ะ สิ่งที่ควรทำ คือ ส่ง executive summary และตัวรายงานให้อ่านแทน แล้วค่อย e-mail คุยกัน หรือจะคุยใน Slack หรือจะทำงานร่วมกันใน Trello ก็ยังได้ค่ะ
- 2หากคุณจะพูดทุกอย่างเหมือนสไลด์เป๊ะ (> 90%) ให้ส่งสไลด์ให้ผู้ร่วมประชุมอ่านแทนการนำเสนอ
3 สิ่งที่ควรทำ เพื่อให้การนำเสนอแบบ Remote Presentation มีประสิทธิภาพมากขึ้น
เราต้องปรับรูปแบบการทำสไลด์และการนำเสนอของเรา เพื่อดึงดูดความสนใจของคนฟังให้อยู่กับเราจนจบการนำเสนอ และสื่อเนื้อหาในสิ่งที่เราต้องการนำเสนอได้อย่างครบถ้วน หลักๆ เลย เราควร
#1 ลดจำนวนเนื้อหาใน 1 สไลด์
ในการประชุมปกติ โดยเฉพาะเมื่อมีจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมไม่มาก เรามีแนวโน้มจะใส่ข้อมูลเข้าไปในแต่ละสไลด์ค่อนข้างมาก แต่ในการประชุมแบบออนไลน์ เราควรพิจารณาลดจำนวนเนื้อหาใน 1 หน้าสไลด์ลง โดยใช้หลัก 1 slide 1 key message เพื่อช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น และไม่แช่ในสไลด์นึงนานเกินไป (เพราะคนอาจหมดความสนใจแล้วหันไปทำอย่างอื่น หรือแม้แต่เดินออกจากหน้าจอไปทำอย่างอื่นแทน)
#2 ใช้ Contrast ในการดึงสายตาไปยังสิ่งสำคัญ
การนำสายตาจะมีความสำคัญมากขึ้นค่ะ เพราะตอนนี้เรายืนชี้นิ้วอยู่หน้าจอรับภาพไม่ได้ หรือถ้าจะกวัดแกว่งเคอร์เซอร์ไปมา ก็จะทำให้เวียนหัวมากกว่าเข้าใจ ดังนั้นการใช้ Contrast ทั้งตัวหนังสือที่ใหญ่ขึ้น สีแตกต่างออกไป หรือการวาง layout ช่วย จะทำให้ผู้ฟังเห็นได้ชัดขึ้นว่าอะไรสำคัญ ตัวอย่างดังแสดงในรูป A
#3 ใช้ Animation ช่วยในการแสดงเนื้อหา
อิงว่าอันนี้สำคัญสุด การเปิดเนื้อหาทั้งสไลด์ขึ้นมาพร้อมกัน คนจะใช้สมาธิในการอ่านสไลด์มากกว่าฟังเราพูด ดังนั้นเราจึงควรใช้ animation เพื่อให้เนื้อหาของเราปรากฏออกมาทีละส่วน เฉพาะที่เราต้องพูดถึง เมื่อพูดจบในเนื้อหาส่วนนี้แล้วค่อยคลิกให้เนื้อหาส่วนต่อไปปรากฏขึ้นบนจอ การทำแบบนี้มีผลดีอีก 2 อย่าง คือ หนึ่ง ผู้ฟังไม่สับสนว่าเราพูดถึงส่วนไหนในสไลด์อยู่ ถึงแม้เขาจะละสายตาไปชั่วครู่ สอง เป็นการทำให้หน้าจอไม่นิ่งนานเกินไป เมื่อ animation แสดงเนื้อหาขึ้นมา จะช่วยดึงดูดความสนใจคนฟังให้กลับมาที่หน้าจอ ตัวอย่างดังแสดงในรูป B
ลองนำไปปรับใช้ดูนะคะ 3 สิ่งนี้ช่วยได้แน่นอนค่ะ
3 สิ่งไม่ควรทำในการนำเสนอประชุมออนไลน์
รู้ 3 สิ่งควรทำแล้ว อย่าลืมตามไปอ่าน 3 สิ่งไม่ควรทำในการนำเสนอประชุมออนไลน์ด้วยค่ะ
คำถามชวนคิด
คุณเตรียมพร้อมรับมือการประชุมแบบออนไลน์แล้วหรือยัง?
nice recommendation! I thinknall my students need to present their final defenses online this semester! Thanks