สำหรับมือใหม่หัดนำเสนอ สิ่งหนึ่งที่น่ากลัวเหมือนกับการพูดนำเสนอ (อาจจะมากกว่าด้วยซ้ำ) ก็คือ การตอบคำถามนั่นเอง
เราสู้อุตส่าห์เตรียมตัวมาเป็นอย่างดี นั่งทำสไลด์อยู่หลายชั่วโมง นำเสนอออกมาก็ดีเยี่ยม แต่พอตอบคำถามได้ไม่ดี เราก็อาจกลายเป็นการตกม้าตายตอนจบได้
ที่สำคัญ ให้ตอบสิ่งที่เรารู้ยังพอไหว แล้วถ้าคำถามนั้น เราไม่รู้คำตอบหละ... จะต้องทำอย่างไร?
ปล่อยให้เหงื่อตกแป๊บนึงค่ะ ก่อนไปดูเทคนิคการตอบกัน
More...
สิ่งที่ต้องทำอย่างแรกก่อนตอบคำถาม
ระหว่างที่เราแอบเหงื่อตก พร้อมกับหัวใจเต้นรัว... สิ่งแรกที่เราต้องทำ คือ ตั้งสติค่ะ สูดหายใจลึกๆ กล่าวขอบคุณผู้ถาม (ให้เอ่ยชื่อ หากเราทราบชื่อเขา) แล้วทวนคำถามค่ะ
การทวนคำถาม เป็นการซื้อเวลา ให้เราได้ใช้สมองคิด และเป็นการทวนความเข้าใจทั้งของเราและผู้ถาม (มีหลายครั้งค่ะ ที่อิงพบว่าผู้ถามเองก็แอบงงๆ กับคำถามตัวเองเหมือนกัน)
3 เทคนิคแนะนำในการตอบคำถาม (เมื่อเราไม่รู้คำตอบ)
เมื่อเราทวนคำถามเรียบร้อยแล้ว พร้อมกับแน่ใจว่าเราไม่รู้คำตอบ (อย่าเพิ่งเสียงสั่นค่ะ) ลองเลือกเทคนิคเหล่านี้มาใช้กัน
- 1ไม่รู้ก็ตอบไม่รู้: การที่เราไม่รู้คำตอบ ไม่ได้เป็นความผิดแต่อย่างไรค่ะ หากเราคิดว่าจะตอบคำถาม ให้ตอบไปตามความจริงว่าเราไม่รู้ค่ะ เพราะหากเราตอบไปมั่วๆ หรือแถต่อไปเรื่อยๆ ก็ไม่มีประโยชน์ และยังบั่นทอนความน่าเชื่อถือของตัวเราด้วย (แต่... เราต้องรู้จักเลือกใช้คำพูด เดี๋ยวไปดูตัวอย่างกันด้านล่างค่ะ)
- 2เสนอทางเลือก: หากเรารู้ว่ามีทางเลือกอื่นๆ ที่จะช่วยให้ได้คำตอบนั้นมา เช่น ส่งข้อมูลตามไปทีหลัง หรือให้ผู้รับผิดชอบโดยตรงติดต่อไป เป็นต้น เราสามารถนำเทคนิคนี้ไปใช้ร่วมกับเทคนิคที่ 1 ได้เนียนๆ เลยค่ะ
- 3หาตัวช่วย: หากเราไม่รู้คำตอบ เราสามารถหาตัวช่วยได้ โดยจะถามผู้ฟังคนอื่นว่ามีความเห็นอย่างไร หรือจะยอมรับไปก่อนว่าเราไม่รู้ แล้วขอให้ผู้ฟังคนอื่นๆ ช่วยตอบคำถามก็ได้ (ไม่ต้องเขินค่ะ ผู้นำเสนอคนอื่นๆ ก็ใช้กันบ่อยจ้า)
ตัวอย่างการตอบคำถาม
สถานการณ์ที่ 1
ผู้นำเสนอสรุปผลการดำเนินงานในเดือนที่ผ่านมาให้กับคณะกรรมการตรวจรับงานฟัง โดยเล่าสรุปถึงผลการรับฟังความคิดเห็นกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในพื้นที่จังหวัดระยอง กรรมการท่านหนึ่งถามถึงข้อกังวลของกลุ่มเด็กและเยาวชนในพื้นที่เกี่ยวกับปัญหาเรื่องสารอินทรีย์ระเหยง่ายที่อาจส่งผลต่อสุขภาพของคนกลุ่มนี้ได้
ข้อเท็จจริง:
ในการรับฟังความคิดเห็นไม่ได้มีกลุ่มเด็กและเยาชนเข้าร่วมในครั้งนี้ แต่จะมีการทำ focus group ในอีก 2 เดือนถัดไป เฉพาะสำหรับผู้แทนจากโรงเรียนในพื้นที่ ซึ่งถือได้ว่าเป็นตัวแทนของกลุ่มที่กรรมการสอบถามถึง
การตอบคำถาม:
ขณะนี้ทางผู้ศึกษายังไม่มีข้อมูลในส่วนนี้ค่ะ (เทคนิคที่ 1) แต่จะมีการจัดทำ focus group ในอีก 2 เดือนถัดไป เฉพาะสำหรับผู้แทนจากโรงเรียนในพื้นที่ ซึ่งนอกจากด็กและเยาวชน ยังรวมถึงคุณครูและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งคาดว่าจะรายงานผลการศึกษาได้ในการประชุมรายงานความก้าวหน้าประจำเดือนหลังจากการจัดงานค่ะ (เทคนิคที่ 2)
สถานการณ์ที่ 2
ผู้นำเสนออธิบายถึงการนำแนวคิด Circular Economy มาใช้ในอุตสาหกรรมก่อสร้าง ผู้ฟังท่านหนึ่งได้ถามถึงข้อจำกัดสำหรับประเทศไทยในการส่งเสริมแนวคิดนี้ (ในอุตสาหกรรมก่อสร้าง)
ข้อเท็จจริง:
ผู้นำเสนอไม่รู้คำตอบทั้งหมด อาจตอบได้เพียง 1-2 ข้อ
การตอบคำถาม:
ผู้นำเสนอขอบคุณผู้ฟังสำหรับคำถาม พร้อมกับชื่นชมว่าเป็นคำถามที่น่าร่วมกันขบคิด จึงเชิญชวนผู้ฟังท่านอื่นๆ ในหัอง ช่วยกันแสดงความคิดเห็น ว่าจากมุมมองและประสบการณ์ของแต่ละท่าน คิดว่าอะไรเป็นข้อจำกัดสำหรับประเทศไทยในการส่งเสริมแนวคิด Circular Economy ในอุตสาหกรรมก่อสร้าง (เทคนิคที่ 3 ไปแบบเนียนๆ)
หากมีคนตอบ เราสามารถถามต่อ โดยใช้สิ่งที่ผู้ฟังตอบมา เชื่อมโยงไปหาข้อจำกัดอื่นๆ
หากไม่มีคนตอบ เราสามารถยกตัวอย่างในใจเรา 1 ข้อจำกัด แล้วลองถามความเห็นผู้ฟังอีกครั้ง
เทคนิคการตอบคำถามในการนำเสนอแบบมืออาชีพ
ถึงแม้เรารู้คำตอบในการนำเสนอ ก็ไม่ใช่ว่าเราจะตอบคำถามได้ดี
การตอบคำถามก็เหมือนการนำเสนอ เราเตรียมตัวมาก่อนได้ มาเรียนรู้เทคนิคในโพสต์นี้กันค่ะ
คำถามชวนคิด
เมื่อคุณเจอสถานการณ์ที่คุณไม่รู้คำตอบ คุณมีวิธีจัดการอย่างไร?
