ใครๆ ก็อยากนำเสนอให้เหมือนนั่งอยู่ในใจผู้ฟัง
แต่... การเข้าไปนั่งในใจผู้ฟัง...
ไม่ได้เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ
หัวใจสำคัญอย่างหนึ่ง คือ ต้องวิเคราะห์ผู้ฟัง
พร้อมทั้งเตรียมการก่อนการนำเสนอ
ถ้าผู้ฟังมาจากหน่วยงานเดียวกัน หรือ background ใกล้กัน อันนี้ไม่ยากค่ะ
แต่... ถ้าผู้ฟังหลากหลาย...
อันนี้เป็นปัญหาน่าปวดหัวในการเตรียมการนำเสนอ
จะให้ความสำคัญกับใครดี?
มาค่ะ มาแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันค่ะว่ากรณีนี้ควรทำอย่างไรดี
More...
เหตุการณ์ที่พบ
อิงไปฟังการฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว โดยผู้ฟังเป็นผู้แทนจากหน่วยงานที่ช่วยขับเคลื่อนผู้ประกอบการตามโมเดลเศรษฐกิจ BCG นักวิจัยที่เกี่ยวข้อง และผู้ประกอบการ SMEs สัดส่วนของผู้ประกอบการจะมากหน่อย และหากดูจากชื่อสัมมนากลุ่มเป้าหมายน่าจะเป็นผู้ประกอบการ
แต่เมื่อเริ่มสัมมนา อิงพบว่าผู้บรรยายอาจไม่ได้เตรียมการนำเสนอมาสำหรับ ลุงป้าน้าอา (อาจมีน้องปนมาบ้าง) ที่เป็นผู้ประกอบการ SMEs สังเกตได้จาก
สำหรับปฏิกิริยาของผู้ฟัง คือ สนใจเป็นช่วงๆ โดยบางช่วงการนำเสนอ ลุงป้าน้าอา จะสนใจโทรศัพท์ตัวเองมากเป็นพิเศษ ในขณะที่กลุ่มนักวิชาการยังคงให้ความสนใจกับการนำเสนออยู่
นี่ไม่ใช่ครั้งแรกที่อิงพบว่าผู้นำเสนอค่อนข้างประสบปัญหาในการเตรียมตัวเมื่อผู้ฟังหลากหลาย ซึ่งทำให้ผู้ฟังบางส่วนถอดจิตไปทำอย่างอื่น และในกรณีที่แย่กว่านี้ คือ ผู้ฟังบางกลุ่มแทบไม่ได้อะไรจากการนำเสนอเลย เพราะเนื้อหาไม่สอดคล้องกับสิ่งที่เขาต้องการ
แนวทางการแก้ไขปัญหาเมื่อผู้ฟังหลากหลาย
หากผู้ฟังหลากหลาย อิงขอแนะนำแนวทางดังนี้ค่ะ
- 1ระบุกลุ่มผู้ฟังที่เป็นเป้าหมายหลัก: ตัวอย่างเช่น ในกรณีนี้กลุ่มเป้าหมายหลักเป็นกลุ่มผู้ประกอบการ SMEs หรือเมื่อเราต้องนำเสนอโครงการเพื่อขอการสนับสนุนจากผู้ใหญ่ในองค์กร กลุ่มเป้าหมายหลักย่อมเป็นผู้มีอำนาจในการตัดสินใจ หรือเมื่อเราต้องการสื่อสารนโยบายการขับเคลื่อนภาคอุตสาหกรรม ต้องดูว่าในงานนั้นเรามุ่งเน้นหน่วยงานราชการที่มีส่วนเกี่ยวข้องหรือผู้แทนจากภาคอุตสาหกรรมมากกว่ากัน จะได้ออกแบบเนื้อหาให้เหมาะสม
หลักการง่ายๆ คือ มองหาว่าเราต้องการให้ใคร take action (ทำอะไรบางอย่างหรือตัดสินใจอะไรบางอย่าง) หลังจากฟังการนำเสนอเราจบ - 2วิเคราะห์กลุ่มเป้าหมายหลักของเรา: เขาเป็นใครบ้าง เขารู้อะไรเกี่ยวกับสิ่งที่เราจะนำเสนอบ้าง เขามีหรือประสบปัญหาอะไร (ที่เกี่ยวกับเรื่องที่เราจะนำเสนอ) ประโยชน์ที่เขาจะได้รับคืออะไร (จากสิ่งที่เรานำเสนอ)
- 3ออกแบบเนื้อหาสำหรับกลุ่มผู้ฟังเป้าหมาย
- 4ทบทวนเนื้อหาในการนำเสนอผ่านมุมมองกลุ่มผู้ฟังอื่น: โดยอาจพิจารณาปรับแต่งเนื้อหาอีกเล็กน้อย เช่น เราอาจต้องเพิ่มสรุปที่มาหรือความรู้พื้นฐานสัก 1 สไลด์ เพื่อให้ผู้ฟังกลุ่มอื่นๆ เข้าใจเรื่องพื้นฐานเหมือนกับที่กลุ่มเป้าหมายหลักเรารู้เรื่องอยู่แล้ว (แต่ต้องระวัง อย่าใช้เวลาเยอะเกินไป) หรืออาจพิจารณาเพิ่มศัพท์เทคนิคภาษาอังกฤษเพื่อสร้างความเข้าใจให้กับผู้ฟังกลุ่มอื่น เป็นต้น
- 5ทบทวนเนื้อหาและลำดับการนำเสนอของสไลด์ทั้งหมดอีกครั้ง: เพราะการปรับแต่งในขั้นที่สี่ อาจสร้างความสับสนโดยไม่รู้ตัว
การเอาใจใส่ในการทำสไลด์สำหรับผู้ฟังหลากหลาย อาจใช้เวลาเพิ่มขึ้นกว่าเดิม แต่เราจะได้ใจและได้ความเข้าใจจากผู้ฟังของเราเพิ่มขึ้นเช่นกันค่ะ
คำถามชวนคิด
คุณทำอย่างไรเมื่อมีกลุ่มผู้ฟังหลากหลาย?
