ตาราง เป็นเมตริกซ์ที่แสดงให้เห็นความสัมพันธ์ระหว่างแถวกับคอลัมน์ (เข้าใจและเปรียบเทียบได้) แต่บางครั้งตารางก็มีความซับซ้อนในตัวเอง ทำให้ต้องใช้เวลาในการอ่านและทำความเข้าใจ

ในการนำเสนอ สไลด์ที่เป็นตารางก็เป็นที่นิยม PowerPoint มี Tab Table Design และ Layout ให้เราในการปรับแต่งตารางโดยเฉพาะ

แต่… ก็ต้องยอมรับว่าสไลด์ตารางบางทีมันก็ดูน่าเบื่อ (หากใช้ default จะดูน่าเบื่อเป็นพิเศษ)

ในโพสต์ที่แล้ว (คลิกที่นี่) อิงเชิญชวนผู้อ่านมาปรับปรุงสไลด์ตารางกันโดยมีตัวอย่าง 3 ตารางจากงานสัมมนาหนึ่ง มาดูกันค่ะว่าเราจะปรับปรุงสไลด์ตาราง 3 สไลด์นั้นได้อย่างไรบ้าง

ก่อนที่จะไปถึงการปรับปรุงตารางตัวอย่าง มาดูเทคนิคในการปรับปรุงตารางให้น่าสนใจขึ้นกันค่ะ

เทคนิคในการปรับปรุงตารางให้ดูน่าสนใจขึ้น

  • วิธีการเบื้องต้นที่สุด คือ อย่าใช้ตาราง Default ที่ PowerPoint ให้มา เพราะตารางของเราจะเหมือนกับคนอีกครึ่งโลก
  • เทคนิคที่ 1 ปรับแต่งเส้นขอบและระยะห่างระหว่างแถว (เป็นการนำหลักของ Gestalt มาใช้)
  • เทคนิคที่ 2 ปรับให้ตารางดูแปลกตาขึ้น
  • เทคนิคที่ 3 ใช้สีหรือรูปทรงในการนำสายตาไปยังสิ่งที่เราต้องการนำเสนอ
  • เทคนิคที่ 4 แทนที่ตัวเลขด้วย icon หรือรูปทรงต่างๆ

ตัวอย่างการปรับปรุงตารางที่ 1

ตารางเดิม (รูป A) ผู้นำเสนอต้องการเน้นให้เห็นว่าปัญหาการเปลี่ยนแปลงสภาพภูมิอากาศหรือภาวะโลกร้อนเป็นปัญหาที่สำคัญในลำดับที่ 4 ของประเทศไทย 

รูป A ตารางที่ 1 (ต้นฉบับ)

วิเคราะห์ตารางเดิม

ผู้นำเสนอพยายามเน้นปัญหาโลกร้อนโดยใช้ตัวหนังสือสีน้ำเงิน และวงกลมสีแดงในการ highlight ให้เห็นชัดขึ้น ซึ่งสีน้ำเงินที่เลือกใช้ค่อนข้างกลืนไปกับสีดำซึ่งเป็นสี default ของตาราง 

ตารางทำหน้าที่ได้ครบถ้วน แต่อิงคิดว่าน่าจะปรับได้ดีกว่านี้

การปรับปรุงตารางแบบที่ 1 (รูป B)

รูป B ตารางที่ 1 ฉบับปรับปรุงแบบที่ 1
  • ปรับให้ตารางมีความเรียบง่ายและดูเป็นทางการมากขึ้น โดยเอาสีพื้นของตารางออก 
  • ปรับให้อ่านตารางได้สบายตาขึ้นโดยเอาเส้นกั้นระหว่างแถวในส่วนที่เป็นเนื้อหาออก
  • ปรับให้ปัญหาโลกร้อนเด่นขึ้น โดยการใช้กรอบสีส้มล้อมรอบปัญหาที่ 4 ทั้งคำอธิบายปัญหาและตัวเลข

ตารางที่ 1 ฉบับปรับปรุงแบบที่ 1 ทำได้ง่ายแค่ใช้ Tab Table Design และ Layout ในการปรับแต่ง

การปรับปรุงตารางแบบที่ 2 (รูป C)

รูป C ตารางที่ 1 ฉบับปรับปรุงแบบที่ 2

เนื่องจากตารางแบบที่ 1 ดูธรรมดาไปนิด อิงเลยปรับใหม่อีกรอบให้เป็นแบบที่ 2 โดยใช้สีในการนำสายตามากขึ้นและให้ความสำคัญกับ % ของปัญหา สิ่งที่ทำคือ 

  • ยังคงลักษณะของตาราง 2 คอลัมน์เหมือนเดิม แต่ใช้รูปทรงทำให้เนื้อหาน่าสนใจขึ้น
  • ใช้สีที่แตกต่างเพื่อให้ปัญหาโลกร้อนโดดเด่นขึ้นมา (ทั้งในส่วนตัวเลขและตัวอักษร)
  • กลับมาใช้เส้นแบ่งระหว่างแถวเพื่อแยกแต่ละแถวออกจากกัน เนื่องจากรูปทรงวงกลมถูกวางไว้ค่อนข้างชิดกัน 

ตารางที่ 1 ฉบับปรับปรุงแบบที่ 2 ทำได้ 2 แบบ คือ เอารูปทรง กล่องข้อความ และเส้นมาประกอบเป็นตาราง หรือ เอารูปทรงใส่เข้าไปในตาราง

ตัวอย่างการปรับปรุงตารางที่ 2 

ในตารางที่ 2 (รูป D) ผู้นำเสนออธิบายถึงยุทธศาสตร์ที่ใช้ในการรับมือกับปัญหาโลกร้อน และเป้าหมายที่กำหนดไว้ในแผนของแต่ละยุทธศาสตร์ ซึ่งแบ่งย่อยตามระยะเวลา ได้แก่ เป้าหมายระยะสั้น ระยะกลาง และระยะยาว

รูป D ตารางที่ 2 (ต้นฉบับ)

วิเคราะห์ตารางเดิม

ตารางที่ 2 มีความซับซ้อนเพิ่มขึ้น เพราะผู้นำเสนอต้องการให้เห็นทั้งในส่วนของจำนวนเป้าหมายแต่ละตัวและผลรวมจำนวนเป้าหมายของแต่ละยุทธศาสตร์และในแต่ละระยะ 

ในการนำเสนอนี้สามารถเลือกได้ว่าเราอยากให้ผู้ฟังเห็นภาพตามระยะเวลา (สั้น กลาง ยาว) หรือ ตามยุทธศาสตร์ (Adaptation, Mitigation, and Capacity Building)

การปรับตารางแบบที่ 1 (รูป E)

รูป E ตารางที่ 2 ฉบับปรับปรุงแบบที่ 1
  • รูปแบบการนำเสนอของตารางอยากให้เห็นภาพรวมในแต่ละระยะเวลา
  • เลือกใช้วงกลมแสดงแทนตัวเลขในส่วนของเป้าหมายในแต่ละระยะและแต่ละยุทธศาสตร์ ทำให้ผู้ฟังสามารถเห็นภาพและเปรียบเทียบความมากน้อยได้จากการกวาดตามอง ไม่ต้องประมวลตัวเลข (แต่ข้อด้อย คือ ต้องมีการนับในครั้งแรก หากต้องการตัวเลขที่แน่นอน เพื่อทำความคุ้นเคยกับรูปแบบการนำเสนอว่าแต่ละแถวจะมีจำนวนวงกลมได้มากสุด คือ 5) 
  • ใช้สีเทาทั้งหมด แต่มีความเข้มของสีที่แตกต่างกัน เพื่อแบ่งแยกแต่ละระยะ
  • มีการใช้เส้นแบ่งสีขาวระหว่างแถว เพื่อแบ่งแยกแต่ละยุทธศาสตร์ได้ง่ายขึ้น

การปรับตารางแบบที่ 2 (รูป F)

รูป F ตารางที่ 2 ฉบับปรับปรุงแบบที่ 2
  • รูปแบบการนำเสนอของตารางอยากให้เห็นภาพรวมในแต่ละยุทธศาสตร์
  • เลือกใช้วงกลมแสดงตัวเลขในส่วนของเป้าหมาย เช่นเดียวกับตารางแบบที่ 1
  • ใช้สีเทาทั้งหมด แต่มีความเข้มของสีที่แตกต่างกันเพื่อแบ่งแยกแต่ละยุทธศาสตร์
  • มีการใช้เส้นสีขาวเพื่อให้แบ่งแยกแต่ละยุทธศาสตร์ได้ง่ายขึ้น

ตารางที่ 2 ฉบับปรับปรุงแบบที่ 1 และ 2 มีรูปแบบและแนวคิดการออกแบบที่คล้ายคลึงกัน ต่างกันแค่ว่าจะเน้นภาพรวมของแต่ละระยะเวลาหรือแต่ละยุทธศาสตร์

ตัวอย่างการปรับปรุงตารางที่ 3

ในตารางที่ 3 (รูป G) ผู้นำเสนอต้องการแสดงให้เห็นผลการประเมินความก้าวหน้าของแต่ละเป้าหมาย

รูป G ตารางที่ 3 (ต้นฉบับ)

วิเคราะห์ตารางเดิม

ตารางที่ 3 มีความซับซ้อนเพิ่มขึ้นมาอีก โดยมีข้อมูลที่ต้องการแสดง ประกอบด้วย ยุทธศาสตร์ จำนวนเป้าหมายที่มีการประเมิน (จำแนกตามยุทธศาสตร์และระยะเวลา) โดยแบ่งผลการประเมินออกเป็น บรรลุเป้าหมาย และไม่สามารถประเมินได้แต่มีการดำเนินการในทิศทางเดียวกับเป้าหมาย (ซึ่งแบ่งย่อยลงไปอีก 3 ระดับ คือ มาก ปานกลาง และน้อย) นอกจากนี้ยังมีการแสดงผลรวมจำนวนเป้าหมายอีกด้วย

ตารางเดิมให้ข้อมูลครบถ้วน เพียงแต่ต้องใช้เวลาในการประมวลผลนานนิดนึง และหากไม่สังเกตให้ดี ผู้อ่านอาจคิดว่ายุทธศาสตร์ในคอลัมน์ที่ 2 นั้น มีทั้งหมด 9 ยุทธศาสตร์ แต่ที่จริงมีเพียง 3 ยุทธศาสตร์ แต่ถูกแบ่งด้วยระยะเวลาของเป้าหมาย (สั้น กลาง ยาว)

การใช้สีพื้นในการทำให้แต่ละแถวของตารางแตกต่างกันเป็นเทคนิคที่นิยมใช้ (ถึงได้เป็น default ของตารางใน PowerPoint) แต่อย่างที่บอกค่ะ ว่าจะทำให้ตารางของเราเหมือนคนอีกครึ่งโลก นอกจากนี้ ทุกๆ สีที่แตกต่างกันหรือเหมือนกัน จะทำให้สมองของเราแอบตีความ (โดยอัตโนมัติ) ว่ามีความหมายซ่อนอยู่ เช่น ยุทธศาสตร์ 1 กับ 3 เหมือนกันหรือเปล่า เพราะสีพื้นเหมือนกัน  เป็นต้น สรุปง่ายๆ ว่า เราต้องใช้พลังสมองมากขึ้นกว่าปกติในการอ่านตาราง

การปรับปรุงตารางแบบที่ 1 (รูป H)

รูป H ตารางที่ 3 ฉบับปรับปรุงแบบที่ 1
  • ปรับให้ตารางมีความเรียบง่ายและดูเป็นทางการมากขึ้น โดยเอาสีพื้นของตารางออก
  • ใช้สีเทาที่ 3 ระดับความเข้มในการจำแนกระยะเวลาของเป้าหมาย
  • ที่จริงเราสามารถใช้สีที่แตกต่างกันแสดงตัวเลขของจำนวนเป้าหมายตามผลลัพธ์ของการประเมิน แต่ข้อควรระวัง คือ สีบางสีที่เห็นบนจออาจไม่แตกต่างกันมาก ขณะที่บางสีอาจโดดเด่นออกมามาก จนเหมือนว่าเราต้องการเน้นตัวเลขนั้น (ทั้งๆ ที่เราอาจไม่ได้ต้องการสื่อความอย่างนั้น)

ตารางที่ 3 ฉบับปรับปรุงแบบที่ 1 ดูเรียบง่ายมาก และยึดแบบตามตารางเดิม แต่หากเราอ่านตารางดีๆ จะพบว่าสามารถยุบรวมบางคอลัมน์และบางแถวได้ ไปดูแบบที่ 2 กันค่ะ

การปรับปรุงตารางแบบที่ 2 (รูป I)

รูป I ตารางที่ 3 ฉบับปรับปรุงแบบที่ 2
  • ยุบรวมแถวที่มีความซ้ำซ้อน และปรับคอลัมน์ใหม่ โดยเลือกที่จะให้แต่ละแถวแสดงจำนวนเป้าหมาย (ตามความก้าวหน้า) ของแต่ละยุทธศาสตร์ และใช้คอลัมน์ในการแบ่งแต่ละระยะ (สั้น กลาง ยาว) 
  • ใช้สีเทา 3 ระดับความเข้มในการแสดงความแตกต่างของแต่ละระยะ 
  • เลือกใช้สัญลักษณ์และรูปทรงแทนความก้าวหน้าของแต่ละเป้าหมาย เครื่องหมายถูก คือ เป้าหมายที่บรรลุแล้ว และแท่งสี่เหลี่ยมแสดงเป้าหมายที่ยังไม่บรรลุ โดยมีความก้าวหน้าแบ่งตามสี (สีเขียว = ก้าวหน้ามาก สีเหลือง = ก้าวหน้าปานกลาง และสีแดง = ก้าวหน้าน้อย) 
  • ใช้เส้นปะสีขาวบางๆ ในการแบ่งแถวย่อยของแต่ละระดับความก้าวหน้า เพื่อให้อ่านค่าได้ง่ายขึ้น

การปรับปรุงสไลด์ตารางอาจใช้เวลามากกว่าการ copy and paste ตารางจากใน Excel หรือ Word มาลงใน PowerPoint แต่จะช่วยให้สไลด์ตารางของเราน่าสนใจมากขึ้นค่ะ และหากทำไปเรื่อยๆ ไอเดียต่างๆ ก็จะเพิ่มขึ้น สื่อความได้ตรงมากขึ้น และใช้เวลาน้อยลงค่ะ ลองทำกันดูนะคะ

คำถามชวนคิด

ตารางที่เราทำในการนำเสนอของล่าสุด สามารถปรับปรุงให้น่าสนใจขึ้นได้อย่างไร

Ing

วิศวกรสิ่งแวดล้อมที่หันมาทำงานบริหารโครงการ แต่สนใจเรื่องการนำเสนอมาก จนอยากจะแบ่งปันสิ่งที่เรียนรู้มาตลอดหลายปี (ไม่กล้าบอกปี เดี๋ยวรู้อายุ) ให้กับผู้อ่านที่น่ารักทุกคน

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

โพสต์อื่นๆ ที่คุณอาจสนใจ

Ing

09/07/2021

Everyday DataViz

Everyday DataViz
3 หัวใจสำคัญ ในการใช้สี
3 ทางเลือก เริ่มการนำเสนอให้กระตุกต่อมความอยากรู้