ข้อผิดพลาดเป็นสิ่งที่ฟังแล้วแสลงหูค่ะ
แต่... เหรียญอีกด้านของข้อผิดพลาด คือ โอกาสในการปรับปรุง
เมื่อหลายวันก่อน อิงอ่านบทความที่น่าสนใจใน Havard Business Review เรื่อง "Five Presentation Mistakes Everyone Makes" โดย Nancy Duarte กูรูด้านการนำเสนอคนโปรดของอิง
อ่านจบแล้ว โดนใจมาก เรียกว่าผ่านมาหมดแล้วทั้งที่เป็นผู้นำเสนอเองและฟังผู้นำเสนอที่ทำแบบนี้
ว่าแล้ว...เลยมาขยายความแบ่งปันกับผู้อ่านของ skill ดี กันดีกว่า
More...
5+1 ข้อผิดพลาด
(หมายเหตุ 5 ข้อนี้มาจากบทความเรื่อง "Five Presentation Mistakes Everyone Makes" แต่บทขยายความบางส่วนและตัวอย่างบางข้อมาจากสิ่งที่อิงพบเจอ)
หนึ่ง ไม่ทำให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมทางด้านอารมณ์
"Failing to engage emotionally" สิ่งนี้เป็นสิ่งที่พบได้เป็นเรื่องปกติของการนำเสนอเชิงวิชาการ ที่เต็มไปด้วยการวิเคราะห์ ตัวเลข หรือข้อมูลอื่นๆ แต่เมื่อมีแต่ข้อมูลอัดแน่น
ผลที่ตามมา คือ อาการถอดจิตของผู้ฟังบางท่าน หรือเข้าฌาณผ่านโทรศัพท์ในมือไปโผล่ใน facebook หรือเว็บไซต์อื่นๆ นั่นเอง
แนวทางการปรับปรุง: ใช้เรื่องเล่าประกอบเนื้อหาหรือประกอบตัวเลขทางสถิติของเรา เพื่อให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมมากขึ้น (อิน) และสนใจในเนื้อหามากขึ้นได้
สอง ใส่สิ่งต่างๆ ลงไปในสไดล์มากเกินไป
"Asking too much of your slides" ข้อนี้ก็เป็นเรื่องปกติอีกเช่นกัน น้อยครั้งมากค่ะ ที่อิงจะพบสไลด์ที่มีเพียง 1 key message ในสไลด์ ส่วนใหญ่แล้วในการนำเสนอ อิงมักพบสไลด์ที่อัดแน่นไปด้วยทุกสิ่งทุกอย่างที่เหมือนจะเกี่ยวข้องกัน
ผลที่ตามมา คือ ผู้ฟังแข่งกันอ่าน และหูดับไปชั่วขณะที่ผู้นำเสนอกำลังพูดอยู่
แนวทางการปรับปรุง: อย่ากลัวที่จะให้สไลด์ของเรามีที่ว่าง พยามให้ในแต่ละสไลด์มีแค่ 1 key message ที่ต้องการสื่อ และอย่าไปกังวลกับจำนวนสไลด์ที่เพิ่มขึ้น (เพราะถ้าเนื้อหาเท่าเดิม จะใส่ไว้ 1 สไลด์ หรือ 3 สไลด์ คุณก็พูดได้ในเวลาเท่ากัน)
สาม ใช้ visual ที่ช้ำแล้ว
"Trotting out tired visuals" ศัพท์ภาษาอังกฤษอีกตัวที่เราเห็นบ่อย คือ "visual cliche" เช่น รูปจับมือที่แสดงถึงความร่วมมือ รูปกุญแจที่สื่อถึงความปลอดภัย หรือรูปคนจับมือรอบลูกโลกที่สื่อถึงสันติภาพ เป็นต้น
ผลที่ตามมา คือ สไลด์อาจดูล้าสมัย หรือตกยุคได้
แนวทางการปรับปรุง: หา visual ที่สร้างสรรค์และสื่อความได้ดีเหมือนกัน ในบทความได้ยกตัวอย่างที่น่าสนใจ เช่น รูปไอคอนคู่เต้นรำที่สื่อถึงความร่วมมือ เป็นต้น
สี่ พูดด้วยศัพท์เฉพาะ (ที่คนฟังไม่รู้ความหมาย)
"Speaking in jargon" ศัพท์เฉพาะ ศัพท์เทคนิค อาจหลีกเลี่ยงได้ลำบากในการนำเสนอเชิงวิชาการ แต่อย่าลืมว่าหัวใจสำคัญของการนำเสนอ คือ การสื่อให้คนฟังเข้าใจ แต่ที่อิงพบ คือ ผู้นำเสนอหลายท่านเป็นผู้เชี่ยวชาญที่คุ้นชินกับศัพท์เหล่านี้ แต่ลืมไปว่าผู้ฟังอาจจะไม่เคยได้ยินศัพท์บางคำที่เขาพูดออกมาเลย
ผลที่ตามมา คือ ผู้ฟังถูกทิ้งไว้กลางทาง ฟังเข้าใจบ้าง ไม่เข้าใจบ้าง ไปตามสภาพ
แนวทางการปรับปรุง: พยามเลือกศัพท์ที่คนทั่วไปเข้าใจ หากต้องใช้ศัพท์เฉพาะ สละเวลาสักนิดในการอธิบายคำศัพท์เหล่านั้น (ยกเว้นคุณมั่นใจว่าผู้ฟังทุกคนมีความรู้ความเข้าใจในเรื่องที่นำเสนอ และเข้าใจศัพท์เฉพาะที่ใช้เป็นอย่างดี)
ห้า นำเสนอเกินเวลาที่ได้รับ
"Going over your allotted time" ปัญหาคลาสิกของการนำเสนอ อิงเชื่อว่าผู้นำเสนอเกือบทุกคน อย่างน้อยหนึ่งครั้งต้องเคยนำเสนอเกินเวลาที่มี (เพลินไปหน่อยค่ะ)
ผลที่ตามมา จะขึ้นกับช่วงเวลาที่นำเสนอและเวลาที่เกิน หากนำเสนอ 30 นาที แล้วเกินเวลามานิดๆ หน่อยๆ ไม่กี่นาที ไม่ค่อยมีใครสังเกตเห็นค่ะ แต่ถ้านำเสนอ 15 นาที แต่เกินเวลามาอีก 30 นาที อันนี้ชัดเจนมากค่ะ แล้วยิ่งถ้าเป็นผู้นำเสนอคนสุดท้ายก่อนพักเบรคและก่อนเลิกงาน จะถูกเพ่งเล็งเป็นพิเศษ (ความหิวไม่เข้าใครออกใคร) นั่นทำให้ผู้ฟังจิตใจไม่อยู่กับเนื้อกับตัว เริ่มมองนาฬิกา เริ่มเก็บข้าวของ เริ่มมีอาการสมองไม่ประมวลผล และบางคนอาจท้องร้องค่ะ
แนวทางการปรับปรุง: พยามรักษาเวลา หากเราใช้ presenter view ในโปรแกรม PowerPoint จะมีเวลาบอกอยู่ว่าเรานำเสนอมานานแค่ไหนแล้ว และควรพิจารณามี plan B เตรียมไว้ คือ ถ้าพูดไม่ทันจริงๆ จะตัดจบอย่างไรให้ยังคงสาระสำคัญอยู่ได้
หก (ของแถม) ยืนงงในดงสไลด์
อีกหนึ่งข้อผิดพลาดที่อิงขอแถมให้ โดยเฉพาะเมื่อผู้นำเสนอไม่ได้ทำสไลด์เอง (เจอบ่อยมาก ที่ผู้นำเสนอเป็นผู้ใหญ่ในองค์กร) นั่นคือ ยืนงงในดงสไลด์
อาการที่พบ คือ เมื่อเลื่อนหน้าสไลด์ขึ้นมาใหม่ ผู้นำเสนอจะนิ่งไป 2-3 วินาที เพื่อพยามทำความเข้าใจกับตัวเองว่าสไลด์นี้ต้องการสื่ออะไร
ผลที่ตามมามีหลายรูปแบบ ที่พบบ่อย คือ 1) อ่านไปตามสไลด์ 2) อธิบายขยายความแต่ดูเหมือนไปคนละทางกับที่สไลด์ต้องการสื่อ และ 3) เปิดข้ามไปเลย แต่ไม่ว่าเป็นแบบไหน ผู้ฟังบางคนจะแอบอมยิ้มในใจค่ะว่า จับได้นะจ๊ะ ว่าไม่ได้เตรียมสไลด์เอง
แนวทางการปรับปรุง: ในกรณีที่ผู้นำเสนอไม่ได้ทำสไลด์เอง (ไม่มีเวลาทำ หรือมีน้องๆ คอยดูแลในเรื่องนี้อยู่แล้ว) ผู้นำเสนอควรซ้อมกับตัวเองสัก 1 - 2 รอบ ก่อนจะนำเสนอจริง หากไม่มีเวลาจริงๆ อย่างน้อยควรเปิดผ่านตั้งแต่ต้นจนจบว่าสไลด์การนำเสนอมีอะไรบ้าง
คำถามชวนคิด
คุณเคยทำพลาดในข้อใดบ้าง?
แล้วคุณจะปรับปรุงอย่างไร?
