คนส่วนหนึ่งกังวลกับการนำเสนอ กลัวจะออกมาไม่ดี...
ขณะที่คนส่วนหนึ่งกลัวการตอบคำถามในการนำเสนอมากกว่า...
เพราะสิ่งที่ทำมาดีทั้งหมด อาจตกม้าตาย...
กลายเป็นศพเดินได้อยู่บนเวที
... เพราะตอบคำถามไม่ได้หรือตอบได้ไม่ดี
หรือที่จริงอาจตอบได้ แต่ตกใจจนกลายเป็นตอบไม่ได้หรือตอบไม่ดีแทน
วันนี้เรามาเรียนรู้เทคนิคการตอบคำถามในการนำเสนอ
เพื่อให้เรารอดชีวิตกลับไปนำเสนอในครั้งหน้ากันค่ะ
More...
การเตรียมตัวก่อนการนำเสนอ
หากเรากังวลกับการตอบคำถามในการนำเสนอ สิ่งที่เราต้องทำเพื่อลดความกังวลนั้น คือ การเตรียมตัวค่ะ เราสามารถเตรียมตัวในส่วนของคำถามได้ดังนี้ค่ะ
- 1เตรียมรายการคำถามและคำตอบ: เราสามารถนึกคำถามเองหรือขอให้เพื่อนร่วมงานคิดคำถามให้ก็ได้ ซึ่งคำถามควรคลุมไปทั้งส่วนของกระบวนการ ผลลัพธ์ที่ได้ และผลกระทบที่เกิดขึ้น
- 2เปิดช่องที่เราต้องการให้ถามไว้: หมายถึง นำเสนอเนื้อหาแบบกั๊กไว้หน่อย เพื่อเปิดช่องให้ผู้ฟังถาม วิธีนี้เหมาะมากสำหรับการนำเสนอวิทยานิพนธ์หรือการประชุมที่เรารู้ว่าผู้ฟังจะต้องถามแน่นอน ดังนั้นเราใช้การนำเสนอของเราชี้นำคำถาม (ที่เราเตรียมคำตอบไว้หรือแม้กระทั่งเตรียมสไลด์ซ่อนไว้แล้ว)
ประเภทของคำถามและเทคนิคในการตอบ
หากเราแบ่งคำถามหลักๆ ที่เราเจอในการตอบคำถามจะประกอบด้วย
#1 คำถามที่เราตอบไม่ได้
ถึงเราจะเตรียมตัวมาดีแต่ก็จะมีคำถามที่เราตอบไม่ได้ ซึ่งอาจเกิดจาก เกินขอบเขตการทำงานของเรา และไม่มีข้อมูล (หรือยังไม่มีข้อมูล) เป็นต้น
กรณีนี้ สิ่งที่เราต้องทำ คือ ตอบตามความจริงว่าเราไม่รู้ (แต่อย่าตอบห้วนๆ ว่าไม่รู้ค่ะ/ครับ มันต้องมีเทคนิคกันหน่อยค่ะ) สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ในโพสต์ "3 เทคนิค ตอบคำถามให้ดูโปร (เมื่อเราไม่รู้คำตอบ)"
#2 คำถามที่เราไม่ควรตอบ
คำถามประเภทนี้เราอาจรู้คำตอบ แต่เราไม่ควรตอบในที่สาธารณะค่ะ เช่น คำถามที่พาดพิงถึงบุคคลที่สามในแบบที่หมิ่นเหม่ว่าจะดีหรือไม่ดี และคำถามที่ไม่เกี่ยวกับสิ่งที่เราพูด เป็นต้น
การปฏิเสธที่จะตอบคำถามในลักษณะนี้ควรทำอย่างละมุนละม่อมแต่ชัดเจน เพื่อไม่ให้เกิดการถามซ้ำ
ตัวอย่างของคำตอบ เช่น ขอบคุณสำหรับคำถามค่ะ/ครับ เนื่องจากเป็นคำถามที่เกี่ยวข้องกับบุคคลอื่น ขออนุญาตตอบเป็นการส่วนตัวหลังการบรรยายนะคะ/ครับ หรือขอบคุณสำหรับคำถามค่ะ/ครับ เนื่องจากคำถามนอกเหนือไปจากสิ่งที่เราคุยกันวันนี้ ขออนุญาตข้ามไปนะคะ/ครับ หากยังสนใจรายละเอียดไว้เราค่อยคุยกันหลังการบรรยายนะคะ/ครับ เป็นต้น
#3 คำถามที่เราตอบได้
คำถามประเภทนี้เป็นคำถามที่ผู้นำเสนอจะรักมากเป็นพิเศษ เพราะจะได้ขยายความสิ่งที่พูดไป แต่...ถึงเราอาจตอบได้ แต่ไม่ได้หมายความว่าเราจะตอบได้ดี ตรงนี้จะขึ้นอยู่กับการเตรียมตัวก่อนการนำเสนอบวกกับความชำนาญของเราในการรับมือกับคำถาม ซึ่งสามารถสร้างได้ค่ะ โดยการสร้างและซ้อมกรอบการตอบคำถามให้เป็นนิสัย
อิงขอแนะนำขั้นตอนในการตอบคำถามที่ดีตามนี้ค่ะ
- 1ฟัง: ฟังอย่างตั้งใจ เพื่อจับให้ได้ว่าผู้ฟังถามอะไรกันแน่ และอย่าขัดจังหวะกลางคำถาม
- 2หยุดคิด: อย่างเพิ่งรีบตอบเมื่อจบคำถามค่ะ หยุดคิดสักนิด (ถ้าทำท่าครุ่นคิดด้วยจะดี ดูโปรค่ะ)
- 3ขอบคุณ: อย่าลืมขอบคุณผู้ถามค่ะ ไม่ต้องชมว่าเป็นคำถามที่ดีก็ได้ แค่ "ขอบคุณค่ะ/ครับ สำหรับคำถาม" (ถ้ายิ้มไปด้วยพูดขอบคุณไปด้วยจะดีมากค่ะ)
- 4ทวนคำถามสั้นๆ: ทวนคำถามที่ผู้ถามถาม (ขั้นตอนนี้สำคัญนะคะ ควรฝึกทำให้เป็นนิสัย) หากมีคำเกริ่นยาวมากให้ทวนเฉพาะคำถาม ข้อดี คือ เพื่อให้แน่ใจว่าเราเข้าใจตรงกับผู้ถาม ไม่เสียเวลาตอบคำถามที่ผิดหรือถูกมองว่าถามไปอย่างตอบไปอย่าง
- 5ตอบคำถาม (สั้นๆ): ตอบสั้นๆ ก่อนค่ะ ให้ตรงประเด็น เพื่อให้ผู้ฟังรู้คำตอบ เช่น ใช่ ไม่ใช่ จำนวนตัวเลข (เช่น จะทำการตรวจประเมินทั้งหมด 50 โรงงานภายใน 1 ปี)
- 6อธิบายคำตอบ: เมื่อตอบสั้นๆ เสร็จแล้ว หยุดแป๊บนึง แล้วค่อยอธิบายคำตอบเราค่ะ เช่น ทำไมถึงใช่ ทำไมถึงไม่ใช่ หรือตรวจประเมินอะไรบ้าง เป็นต้น
- 7(Optional - ทางเลือกหากโอกาสอำนวย) ถามกลับไปยังผู้ฟัง: เมื่อตอบจบแล้ว หากโอกาสอำนวย เช่น มีเวลาเหลือ มีเนื้อหาส่วนที่เราอยากขยายความต่อ เป็นต้น เราอาจใช้โอกาสนี้ในการถามผู้ฟังท่านอื่นต่อว่ามีความคิดเห็นอย่างไรกับประเด็นที่กำลังคุยกันอยู่ หรือถามคำถามที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ผู้ฟังได้แลกเปลี่ยนความเห็น เป็นต้น
การซ้อมขั้นตอนการตอบคำถามจะช่วยลดความตื่นตระหนกเมื่อโดนถามลงได้ เพราะเรารู้แล้วเราจะทำอะไรต่อ หนึ่ง สอง สาม สี่ ว่ากันเป็นขั้นตอนไป ลองฝึกดูแล้วนำไปปรับใช้ให้เหมาะกับตัวเรากันนะคะ
คำถามชวนคิด
เวลาไปฟังการนำเสนอ คุณเจอวิทยากรที่ตอบคำถามได้ดี เขาทำอย่างไร? เราเอาสิ่งดีๆ ที่เขาทำมาประยุกต์ใช้ต่อได้หรือไม่?
