ทำไมนำเสนอแล้วคนฟังไม่เข้าใจ?
ที่อิงเจอบ่อย คือ เกิดจากผู้นำเสนอพูดจาวกวน นำเสนอแล้วไม่ไปไหน หรือไปแบบไม่เป็นลำดับ
กรณีนี้แก้ไขได้โดยการเรียบเรียงความคิดตัวเอง (อ่านโพสต์เรื่องหยุดพายเรือในอ่างด้วยแบบฝึกหัดจับใจความได้ที่นี่)
แต่อีกกรณีนึงที่เจอบ้าง และไม่ค่อยมีใครพูดถึง คือ ผู้นำเสนอพูดจารู้เรื่อง เรียบเรียงมาเป็นอย่างดี แต่มันมีอะไรบางอย่างทำให้คนฟังไม่เข้าใจ หรือที่ชาวบ้านเรียกว่า พูดกันคนละภาษา นั่นเอง
อันนี้ถือเป็นการตกม้าตาย แบบศพไม่สวยเท่าไหร่ค่ะ เพราะความพยายามที่ตั้งใจมาสูญหายไปแบบตบเข่าฉาด ว่าไม่น่าพลาดเลย
เรามาดูกรณีหลังนี้กันค่ะ ว่าเกิดขึ้นเพราะอะไร จะป้องกันและแก้ไขได้อย่างไร
More...
สาเหตุที่ทำให้พูดกันคนละภาษา
สาเหตุหลักเลย เกิดจากการที่ผู้นำเสนอไม่วิเคราะห์ผู้ฟังในระหว่างเตรียมการนำเสนอ ทำให้เนื้อหาการนำเสนอไม่เหมาะกับระดับความรู้ของผู้ฟัง
ตัวอย่างเช่น ไปพูดเรื่องผลการประเมินผลกระทบสิ่งแวดล้อม (Environmental Impact Assessment หรือ EIA) ของโรงกลั่นน้ำมันให้กับชาวไร่มันฝรั่งที่อยู่ในพื้นที่ใกล้เคียงฟัง แต่ใช้ภาษาเดียวกับที่เขียนรายงานส่งให้หน่วยงานราชการในการขออนุญาต เป็นต้น
สาเหตุรอง คือ ใช้สไลด์การนำเสนอชุดเดียวกันกับผู้ฟังหลายกลุ่ม (โดยไม่มีการปรับเนื้อหาและวิธีการพูด)
ตัวอย่างเช่น ผู้บริหารหน่วยงานแห่งหนึ่งนำเสนอถึงแนวทางในการพัฒนา SMEs ให้กับภาคอุตสาหกรรมฟัง แต่ใช้สไลด์ชุดเดียวกับที่นำเสนอให้ข้าราชการในท้องถิ่นฟัง ในสไลด์มีตัวย่อที่ใช้ในภาคราชการโดยไม่มีการขยายความเพื่อสร้างความเข้าใจให้กับผู้ฟัง (อุตสาหกรรม) เพราะลืมไปว่าเป็นผู้ฟังคนละกลุ่ม เป็นต้น
อะไรทำให้พูดกันคนละภาษา
โดยปกติแล้วคนฟังมีโอกาสที่จะไม่เข้าใจการนำเสนอ หากเนื้อหานั้นๆ เป็นสิ่งที่ผู้ฟังรู้เพียงผิวเผินหรือไม่รู้มาก่อน และจะยิ่งมีโอกาสสูงมากหากผู้นำเสนอใช้สิ่งต่างๆ เหล่านี้ในการนำเสนอ
แนวทางป้องกัน
การป้องกันที่ดีที่สุด (และควรทำทุกครั้ง) คือ การวิเคราะห์ผู้ฟัง อย่างน้อยเราต้องรู้ว่าผู้ฟังของเราเป็นใคร (เช่น อาจารย์ นักศึกษา ชาวไร่ หรือพนักงานธนาคาร เป็นต้น) เขารู้เรื่องที่เราจะนำเสนอมากน้อยขนาดไหน (เช่น เล่าเรื่อง PM2.5 ให้เด็กประถมฟังย่อมแตกต่างจากเล่าให้เจ้าหน้าที่กรมควบคุมมลพิษฟัง)
หากต้องใช้ศัพท์เทคนิค แล้วผู้ฟังบางกลุ่มไม่รู้จักศัพท์เทคนิคนั้น ควรต้องมีการอธิบายอย่างคร่าวๆ ก่อนว่า ศัพท์เทคนิคนั้นหมายถึงอะไร
หากต้องใช้ตัวย่อ อย่าลืมใส่ตัวเต็มอย่างน้อยในครั้งแรกๆ ที่นำเสนอว่าตัวเต็มนั้นคืออะไร
หากจำเป็นต้องใช้ศัพท์ภาษาอังกฤษควรบอกความหมายภาษาไทยด้วย
แนวทางแก้ไข
ในระหว่างการนำเสนอเราควรสังเกตผู้ฟังเป็นระยะ หากรู้สึกว่าผู้ฟังดูงง ไม่เข้าใจ ให้หยุดการนำเสนอ (เมื่อโอกาสเอื้ออำนวย) แล้วถามผู้ฟังตรงๆ ค่ะ ว่าที่นำเสนอถึงตรงนี้แล้ว มีข้อสงสัยตรงไหน หรือข้อคิดเห็นเพิ่มเติมหรือไม่
หากมีคนถาม ให้ใช้โอกาสนี้อธิบายเพิ่มในสิ่งที่เขาถาม
หากไม่มีคนถาม ให้ใช้โอกาสนี้อธิบายเพิ่มในสิ่งที่เราอาจพลาดไป เช่น ศัพท์เทคนิคบางตัว หรือตัวย่อ หรือแม้กระทั่งปรับการใช้ภาษาของเราให้เหมาะสมขึ้นค่ะ
คำถามชวนคิด
ในการนำเสนอครั้งล่าสุดของคุณ มีศัพท์เทคนิค และตัวย่อ ที่คนฟังอาจไม่เข้าใจอยู่บ้างหรือไม่ แล้วในครั้งต่อไปคุณจะปรับปรุงให้ดีขึ้นได้อย่างไร
