ในโพสต์ที่แล้ว เราพูดถึง 5 สิ่งไม่ควรทำ สำหรับการนำเสนอกราฟในสไลด์ไปแล้ว
โพสต์นี้เรามาดูภาคต่อค่ะ ว่าแล้วเราควรทำอะไรบ้าง
อิงสรุปสิ่งที่ควรทำเบื้องต้นออกมา 5 ข้อ
มีอะไรบ้างมาดูรายละเอียดกันค่ะ
More...
ทำไมกราฟในสไลด์จึงควรต่างจากกราฟในรายงาน
ก่อนจะไปดูว่าสิ่งที่ควรทำมีอะไรบ้าง มาทำความเข้าใจกันก่อนว่า ทำไม่เราจึงควรปรับปรุงกราฟให้เหมาะกับการนำเสนอด้วยสไลด์
อะไรนะ ต้องปรับกราฟด้วยหรอ?
หลายคนมักลืมไปว่า กราฟเดียวกัน แต่หากนำเสนอในสื่อที่ต่างกัน ย่อมต้องสื่อสารต่างกัน
เลย copy กราฟในรายงาน แล้ว paste ลงในสไลด์ จากนั้นก็นำมาใช้นำเสนอเลย...
นั่นคือ ข้อผิดพลาดค่ะ
อย่าลืมว่าผู้อ่านใช้เวลาเท่าไรก็ได้ในการพิจารณากราฟในรายงาน
แต่ผู้ฟังการนำเสนอของเราอาจมีเวลาแค่ไม่กี่วินาที ทั้งฟังเราพูด ทั้งแปรความหมายของกราฟที่เห็นในสไลด์
ดังนั้นหน้าที่ของผู้นำเสนอ คือ ช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจกราฟได้ในเวลาอันรวดเร็ว ด้วยการปรับปรุงกราฟให้สื่อความมากขึ้น
อิงมีข้อแนะนำสำหรับ 5 สิ่งควรทำ สำหรับการนำเสนอกราฟในสไลด์ มาดูรายละเอียดแต่ละข้อกันค่ะ
#1 รวมกลุ่มข้อมูล
บางครั้งเรามีชุดข้อมูลจำนวนมากในตาราง เมื่อนำมาสร้างเป็นกราฟทุกชุดข้อมูลจะถูกนำมาใช้ ในหลายกรณี ข้อมูลเหล่านี้ลงรายละเอียดมากเกินความจำเป็น เราสามารถรวมกลุ่มข้อมูลบางส่วนโดยที่ภาพรวมข้อมูลทั้งหมดยังคงอยู่ได้ เช่น ข้อมูลการใช้พลังงานของโรงงานที่มีระบบอุปกรณ์มากกว่า 10 ระบบ แต่ข้อมูลเด่นๆ ที่เราต้องการพูดถึงและเปรียบเทียบมีแค่ 2-3 ระบบ ขณะที่ระบบย่อยๆ เล็กๆ น้อยๆ ที่เหลืออีก 6 ระบบ สามารถเอามารวมค่ากันเป็น ระบบอื่นๆ ก็ยังสามารถสื่อสารสิ่งที่เราต้องการได้ครบถ้วน เป็นต้น
#2 กำจัด clutter
โดยปกติเรามักจะสร้างกราฟใน Excel แล้วเอามาแปะใน PowerPoint ซึ่งกราฟ default ของ Excel จะมีส่วนประกอบต่างๆ มาด้วย เช่น แกน X แกน Y มาร์คแสดงค่าสเกลของแกน เส้น grid ที่แแสดงค่าสเกล และชุดคำอธิบายค่ากราฟ (legend) เป็นต้น
เราควรนำส่วนประกอบที่ไม่จำเป็นออกก่อน เช่น แกนที่ไม่ได้ใช้ ใช้ตัวเลขแสดงค่ากราฟแทนมาร์คแสดงค่าสเกล รวมทั้งเส้น grid และเอาคำอธิบายค่ากราฟออก เป็นต้น โดยต้องดูความเหมาะสมของกราฟเราด้วยค่ะ
หลักการง่ายๆ คือ เมื่อเอาสิ่งไม่จำเป็นออกแล้ว กราฟควรสื่อสารสิ่งที่เราต้องการได้ครบถ้วนและชัดเจน
#3 สรุปสิ่งสำคัญให้ผู้ฟัง
เมื่อเราปรับปรุงกราฟแล้ว สิ่งหนึ่งที่เราควรให้ความสำคัญด้วย คือ การหา key message หรือสิ่งสำคัญที่เราจะนำเสนอ แล้วสรุปสิ่งนั้นลงบนสไลด์ให้ผู้ฟังเห็น เพื่อลดเวลาที่คนฟังต้องใช้ในการทำความเข้าใจกราฟ เช่น การเน้นให้แท่งกราฟ หรือเสี้ยวของแผนภูมิวงกลม หรือจุดบนกราฟ ให้เด่นออกมา เป็นต้น โดยวิธีการก็ทำได้หลายแบบ เช่น การล้อมกรอบส่วนนั้น หรือการเปลี่ยนสีส่วนนั้น เป็นต้น และหากมีความสัมพันธ์ที่ต้องการแสดงให้เห็นระหว่างชุดข้อมูล ก็ควรเพิ่มกราฟฟิกที่จะชี้ให้เห็นด้วย เช่น ลูกศรเชื่อมโยง หรือกล่องข้อความ เป็นต้น
#4 ใช้ Title ช่วยสื่อความ
พื้นที่ในหน้าสไลด์มีจำกัด ดังนั้นเราควรใช้ประโยชน์จาก Title ของกราฟด้วย ตัวอย่างเช่น แทนที่จะใช้ Title ว่า "ยอดขายในปี 2019" ควรปรับ Title เป็น "ยอดขายในเดือนเมษายนต่ำที่สุดในปี 2019 และต่ำที่สุดในรอบ 10 ปี" เพื่อสื่อถึงชุดข้อมูลที่เป็นประเด็นสำคัญในการนำเสนอ
#5 ใช้สีนำสายตา
เราสามารถใช้สีช่วยนำสายตาให้ผู้ฟังเห็นสิ่งที่สำคัญหรือสิ่งที่เราต้องการสื่อได้โดยง่าย โดยปกติเรามักใช้สีอ่อน เช่น สีเทาอ่อน เป็นต้น ในการแสดงค่าสิ่งที่ไม่สำคัญ และใช้สีที่โดดเด่นกว่า เช่น ส้ม น้ำเงิน เขียว เป็นต้น ในการเน้นสิ่งที่สำคัญ และนำสายตาคนฟัง อีกเทคนิคนึงที่ใช้กันมาก คือ การใช้สีนำสายตาทั้งในส่วนของ Title และ ข้อมูลในกราฟให้สอดคล้องกัน
5 สิ่งไม่ควรทำ สำหรับการนำเสนอกราฟ
อ่าน 5 สิ่งควรทำแล้ว
อย่าลืม...
อ่าน 5 สิ่งไม่ควรทำสำหรับการนำเสนอกราฟในสไลด์ด้วยนะคะ
คำถามชวนคิด
สิ่งใดใน 5 ข้อนี้ ที่สิ่งที่คุณสามารถนำไปใช้ปรับปรุงกราฟในสไลด์ของคุณได้ทันที? และอย่างไร?
Infographic
สามารถดาวน์โหลด infographic สรุป 5 สิ่งควรทำ สำหรับการนำเสนอกราฟในสไลด์ ไปใช้ได้เลยค่ะ
