3 ทางเลือก ปรับสไลด์เนื้อหาแน่น

"เนื้อหามันเยอะ..."

คำตอบที่อิงมักได้รับ เมื่อถามผู้คนรอบตัวที่ร่วมงานกัน

ว่า.. ทำไมสไลด์มันแน่นอย่างนี้

โดยเฉพาะสไลด์งานแนววิชาการ

และสไลด์นำเสนอของหน่วยงานราชการ

คำถาม คือ สไลด์เนื้อหาแน่นๆ แบบนี้ เราปรับได้มั๊ย?

ถ้าจะปรับ... ต้องปรับอย่างไร?

มาดูทางเลือกในโพสต์นี้กันค่ะ

สไลด์เนื้อหาแน่นเป็นยังไง?

อิงมองว่าสไลด์เนื้อหาแน่น มีอยู่ 2 แบบ ค่ะ

แบบที่ 1 แน่นด้วยตัวเนื้อหาเอง: ในสไลด์นั้นมีประเด็นเดียว แต่ทั้งรูปประกอบ (ถ้ามี) และเนื้อหาที่เป็นตัวอักษรเยอะมาก จนแน่นไปหมด แทบไม่มีที่ว่าง (ตัวอย่างในรูป A)

แบบที่ 2  แน่นด้วยประเด็น: ในสไลด์นั้นมีหลายประเด็นที่เกี่ยวเนื่องกัน ผู้ออกแบบต้องการให้เห็นภาพรวมหรือความเชื่อมโยง เลยนำมาใส่ไว้ในสไลด์เดียวกัน (ตัวอย่างในรูป B)

สไลด์หรือเอกสารประกอบการประชุม/สัมมนา?

ทำไมผู้ออกแบบสไลด์ถึงใส่เนื้อหาเข้ามาแบบจัดเต็มในสไลด์? 

อิงคิดว่าส่วนนึงผู้ออกแบบคาดหวังให้ผู้เข้าร่วมประชุมหรือเข้ามาฟังสัมมนาสามารถทำความเข้าใจกับสไลด์นั้นๆ ได้ด้วยตัวเอง โดยเฉพาะงานสัมมนาที่มักแจกหรือให้ดาวน์โหลดเฉพาะสไลด์ 

ข้อเสีย คือ สไลด์ของเราเป็นทั้งสไลด์นำเสนอและเอกสารประกอบการประชุม/สัมมนาไปพร้อมกัน สไลด์เลยไม่ได้ช่วยให้การนำเสนอของเราโดดเด่นขึ้น กลายเป็นผู้ฟังตั้งหน้าตั้งตาอ่านสไลด์แทนที่สนใจการนำเสนอของเรา 

รูปแบบเอกสารประกอบการประชุม/สัมมนา

วิธีการแก้ไขที่ช่วยได้ คือ แยกทำสไลด์กับเอกสารประกอบการประชุม/สัมมนา โดยให้สไลด์มีเนื้อหาที่เบาบางลง เพื่อเป็นตัวช่วยในการสร้างความเข้าใจให้กับผู้ฟัง และให้เอกสารประกอบการประชุม/สัมมนา มีเนื้อหาที่มากขึ้น เพื่อช่วยในการสร้างความเข้าใจให้กับผู้อ่าน (ไม่ใช่ผู้ฟัง)

ถึงแม้การทำเอกสารประกอบการประชุม/สัมมนา สำหรับผู้อ่านยังไม่เป็นที่นิยมนัก แต่เราเริ่มจากตัวเราได้ก่อนค่ะ รับรองว่าจะเป็นที่รักของทั้งผู้ฟังและผู้อ่านแน่นอน (อิงขอแนะนำ SlideDoc สามารถดูรีวิวได้ที่นี่ ของเขาดีจริงค่ะ)

3 ทางเลือกในการปรับสไลด์เนื้อหาแน่น

หากเราเลือกที่จะจัดเตรียมเอกสารประกอบการประชุม/สัมมนาให้ผู้อ่าน ก็ถึงเวลามาปรับสไลด์ของเราสำหรับผู้ฟัง เพื่อให้เป็นตัวช่วยที่แท้จริงในการนำเสนอแล้วค่ะ (ถึงไม่ได้ทำเอกสารประกอบการประชุม/สัมมนา อิงก็ยังแนะนำให้ปรับเนื้อหาในสไลด์อยู่ดีค่ะ)

#ทางเลือกที่ 1 ลดเนื้อหาลง

ทางเลือกที่ง่ายที่สุด คือ ลดทอนเนื้อหาในสไลด์ลง โดยลำดับในการตัดทอน คือ

(ตัวอย่างเช่นในรูป C หากต้องการดูรายละเอียดเพิ่มตามมาอ่านที่โพสต์นี้ได้เลยค่ะ)

ข้อแนะนำอีกอย่าง คือ ควรพิจารณาใช้ร่วมกับทางเลือกที่ 3 ค่ะ 

#ทางเลือกที่ 2 ปรับจาก 1 สไลด์ เป็นหลายสไลด์

ทางเลือกนี้เหมาะกับสไลด์เนื้อหาแน่นแบบมีหลายประเด็น แต่จะใช้พลังงานเยอะหน่อยค่ะ วิธีการ คือ ดึงเนื้อหาในแต่ละประเด็นออกมาเป็นสไลด์ใหม่ เช่น จากเนื้อหาใน 1 สไลด์เดิม อาจแตกออกมาเป็น 5 สไลด์ใหม่แทน (ตัวอย่างในรูป D)

#ทางเลือกที่ 3 ใช้ Animation ช่วย

ทางเลือกนี้สามารถนำไปใช้ได้กับสไลด์เนื้อหาแน่นแบบดั้งเดิม ถ้าเราเลือกที่จะไม่ตัดทอนเนื้อหาหรือแยกสไลด์ (คือไม่ทำอะไรเลย) อย่างน้อยก็ใช้ Animation ช่วย โดยให้เนื้อหาแต่ละส่วนค่อยๆ ปรากฏขึ้นเวลาที่เราพูด ไม่ใช่ขึ้นมาพร้อมกันหมด แล้วให้ผู้ฟังเดาเอาเองว่าเรากำลังพูดถึงอะไรอยู่ อย่าลืมนะคะว่าเวลาผู้ฟังอ่านสไลด์ หูจะดับค่ะ ถ้าเขาต้องอ่านทั้งสไลด์ (ซึ่งอาจใช้เวลานานกว่าจะอ่านและทำความเข้าใจได้) เขาอาจไม่ได้ฟังเรานำเสนอเลย

ทางเลือกนี้ควรนำไปใช้ร่วมกับทางเลือกที่ 1 และ 2 เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการนำเสนอค่ะ 

คำถามชวนคิด

ในการนำเสนอครั้งล่าสุดของเรา เนื้อหาในสไลด์แน่นแค่ไหน?

หากเราต้องการปรับสไลด์เนื้อหาแน่น เราจะปรับอย่างไร?