เคยมั๊ยคะ งานก็เร่ง พอก้มหน้าก้มตาทำไปได้นิดหน่อย ก็มีเรื่องเข้ามากวน พอจัดการเสร็จ ก้มหน้าทำต่อ สักพักเดียว ใจเราก็เริ่มลอย คิดเรื่องโน้นเรื่องนี้ หยิบโทรศัพท์มาเช็คเมล์หน่อยสิ ว่าแล้วก็เปิด fb มาส่องซักนิดนึง แล้วก้มหน้าทำต่อ เอ… เริ่มคิดโน่นคิดนี่อีกแล้ว สรุปนั่งทำงานอยู่นาน งานไม่ไปไหนเลย
… ยอมรับตามตรงค่ะ ว่าบางช่วงตัวเองก็เป็นบ่อยๆ เพราะไม่สามารถจัดการสมาธิของตัวเราให้ focus กับสิ่งที่ทำตรงหน้าได้ เลยต้องมีตัวช่วยค่ะ เทคนิคนึงที่อิงใช้บ่อยและได้ผลดีด้วย คือ Pomodoro Technique ค่ะ
Pomodoro Technique คิดโดย Francesco Cirillo ที่ตั้งชื่อเจ้าเทคนิคนี้ตามเครื่องตั้งเวลา(timer) รูปมะเขือเทศ (Pomodoro คือ มะเขือเทศในภาษาอิตาเลียน) ที่เขาใช้ตอนอ่านหนังสือสอบ เทคนิคนี้ง่ายมากค่ะ คือ การแบ่งเวลาเป็นช่วง โดยตั้งเวลาการทำงานที่ 25 นาที (เรียกเป็น หนึ่ง Pomodoro) พอเสียงเตือน (ติ๊ด ติ๊ด) ดังขึ้น ว่าครบ 25 นาทีแล้ว เราก็จะพัก 5 นาที แล้วเริ่มใหม่อีกครั้ง พอครบ สี่ Pomodoroแล้ว ก็จะมี long break 1 ครั้ง ประมาณ 20 – 30 นาที
“ทำไมต้อง 25 นาที?”หลายคนคงนึกถามขึ้นมาในใจ
25 นาที เป็นเวลาที่ยาวพอที่จะทำให้เกิด flow ในการทำงาน และสามารถทำงานย่อยๆ ที่เราแบ่งไว้ได้เสร็จ ขณะเดียวกันก็ไม่นานเกินไปที่จะทำให้เราล้า หรือหากมีอะไรที่เข้ามาแทรกระหว่างการทำงานที่ไม่ได้ฉุกเฉินขนาดหนัก เรายังสามารถผัดผ่อนออกไปชั่วคราวและรอไปทำตอนช่วงพักได้
เทคนิคนี้มีรายละเอียดพอสมควร ไม่ใช่แค่การตั้งเวลาแล้วทำงานไปเรื่อย คุณ Francesco แกอธิบายว่า Pomodoro มีทั้งหมด 5 stage คือ
- การวางแผน (Planning) เป็นการกำหนด (หรือประมาณ) ว่าวันนี้เราจะมีเวลาทั้งหมดกี่ Pomodoro และเรามีงานที่ต้องการทำให้เสร็จกี่งานเรียงตามลำดับความสำคัญ จากนั้นเราจะจัดสรรแบ่ง Pomodoro ที่มีให้กับงานของเรา เช่น มีทั้งหมด 8 Pomodoro ใช้กับงานที่ 1 จำนวน 4 Pomodoro งานที่ 2 จำนวน 3 Pomodoro และงานที่ 3 จำนวน 1 Pomodoro เป็นต้น
- การติดตามผล (Tracking) ในแต่ละPomodoro เมื่อเราทำสำเร็จ เราก็ติ๊กว่าเราทำเสร็จแล้ว
- การจดบันทึก (Recording) เมื่อสิ้นสุดในแต่ละวันเราก็จดบันทึกว่าเราทำอะไรสำเร็จไปบ้าง ใช้ทั้งหมด กี่ Pomodoro
- การประมวลผล (Processing) ขั้นตอนนี้เป็นการประมวลผลเพื่อนำมาพัฒนาปรับปรุง เช่น การประมาณเวลาที่เราต้องใช้ในแต่ละงานให้แม่นยำขึ้น
- การแสดงผล (Visualizing) เป็นการนำข้อมูลที่ประมวลผลมาแสดงในรูปแบบที่เข้าใจง่าย
ทั้ง 5 Stage นั้น หากดูดีๆ จะล้อตามกระบวนการ PDCA (Plan-Do-Check-Act) หรือวงล้อ Demming ที่โด่งดังนั่นเอง
หากใครสนใจรายละเอียดเพิ่มเติม แนะนำเข้าไปดูเพิ่มได้ที่ https://francescocirillo.com/pages/pomodoro-technique หรือลองอ่านหนังสือที่แกเขียนก็ได้ค่ะThe Pomodoro Technique: The life-changing time-management system ที่เพิ่งพิมพ์ออกมาขายอีกรอบปีนี้ค่ะ (version เก่า พิมพ์ขายตั้งแต่ปี 2006) จะมีรายละเอียดแต่ละขั้นตอนพร้อมตัวอย่างค่ะ แต่ถ้าไม่ซีเรียส เอาแค่หลักการที่เล่ามาไปลองใช้ดูก่อนได้ค่ะ
