งานของเราจะสะท้อนความเป็นเราได้เป็นอย่างดี

จะงานดี งานเรียบร้อย งานชุ่ย งานสะเพร่า...

ทั้งหมดมันคือตัวเรา

หรืออย่างน้อย

นั่นเป็นสิ่งที่คนที่ได้รับงานของเรามองว่าเราเป็น...

ว่าแต่คุณอยากเป็นคนแบบไหน?

แล้วอยากให้คนอื่นมองคุณว่าเป็นคนแบบไหน?

More...

อิงเคยอ่านหนังสือแล้วเจอ quote ที่ประทับใจมาก  เขาว่าว่า

"Make it a life rule to give your best to whatever passes through your hands. Stamp it with your manhood. Let superiority be your trademark." - Orison Swett Marden

แปลความในบริบทเรื่องงานได้ว่า งานที่ออกจากมือเราต้องดีที่สุด เพราะมันสะท้อนตัวตนของเรา (ให้ความยอดเยี่ยมเป็นเครื่องหมายการค้าของเรา แบบว่าแค่ผู้รับรู้ว่างานนี้เราเป็นคนทำ เขาก็คาดเดาได้ว่ามันต้องออกมาเยี่ยมแน่เลย)

อาจเพราะเราอยู่ในยุคที่ทุกอย่างมันง่ายและเร็วไปหมด อยากส่งงานเราก็สามารถพิมพ์แล้วส่ง email อย่างรวดเร็วทันใจ ทำให้บางครั้งเราอาจประณีตกับงานของเราน้อยลง 

อิงมีข้อแนะนำเล็กๆ น้อยๆ ถึง 3 สิ่งควรทำ ก่อนส่งงานให้ผู้อื่น เป็นเหมือน checklist ให้เราตรวจสอบอีกรอบก่อนส่งมอบสิ่งที่ดีที่สุดของเราอออกไปค่ะ

#1 ตรวจสอบความถูกต้องและเหมาะสมของเนื้อหา

งานที่ดีเนื้อหาต้องถูกต้องด้วยค่ะ ตรวจสอบอีกครั้งว่า

  • เนื้อหาครบถ้วนตามที่เราต้องการ
  • เนื้อหากระชับไม่เยิ่นเย้อเกินไป
  • Flow ของเนื้อหาเป็นไปตามลำดับที่ควรจะเป็น (ไม่ใช่อ่านแล้วงง)
  • ประโยคที่ใช้มีความถูกต้อง (ต้องระวังประโยคที่ไม่มีประธาน เพราะเขากับเราอาจเข้าใจกันคนละอย่าง)
  • การใช้ภาษาถูกหลัก grammar (ทั้งภาษาอังกฤษและไทย)
  • แก้ไขคำผิด (อันนี้เป็นสิ่งที่อิงมีพลาดบ้าง คงต้องพยามต่อไป)

#2 จัด layout ให้งานดูเป็นมืออาชีพ

การจัด layout ช่วยให้งานของเราดูเป็นงานที่เสร็จแล้ว (ไม่ใช่ทำค้างไว้แล้วส่งไปเลย) และยังเป็นการลดภาระของผู้อ่านในการทำความเข้าใจเอกสารของเราด้วยค่ะ เช่น หัวข้อหลักคืออะไร เนื้อหาตรงนี้ต่อจากบรรทัดข้างบนหรือไม่ เป็นต้น

งานที่ไม่จัด layout ก่อนส่ง มีโอกาสสูงมากที่จะถูกมองว่าเป็นงานที่ยังไม่เสร็จดี งานชุ่ย หรือแม้กระทั่งคนทำชุ่ย ก็ได้ค่ะ เราควรหลีกเลี่ยงเป็นอย่างยิ่ง 

นอกจากนี้การอ่านงานเอกสารที่ไม่จัด layout แถมเนื้อหายาวๆ อาจทำให้ผู้อ่านอารมณ์เสียและเลิกอ่านได้

#3 ตรวจสอบความสอดคล้องของเอกสาร

สิ่งสุดท้ายที่เสริมความเป็นมืออาชีพ คือ ความสอดคล้องหรือความสม่ำเสมอของเอกสาร (Consistency) 

สิ่งที่ควรตรวจสอบเรื่อง Consistency คือ

  • Font ที่ใช้ในเอกสารเป็น font เดียวกัน (อาจมี 2 fonts คือ font สำหรับหัวเรื่องและ font สำหรับเนื้อหาได้) ปัญหาที่พบบ่อย คือ เมื่อ copy ประโยคมาจากแหล่งอื่น  แล้ว paste ลงในเอกสาร font อาจแตกต่างจากที่เราใช้ (แล้วลืมปรับแก้)
  • ระยะห่างระหว่างแต่ละย่อหน้า (paragraph) ควรจะเท่ากัน หรือแต่ละรูปแบบของย่อหน้าควรจะเหมือนกัน
  • ควรใช้ bullet point เพียงแบบเดียว หรือเพิ่มอีกแบบสำหรับ bullet point ที่ย่อยลงไปอีก 
  • มีความสม่ำเสมอในการกำหนดรูปแบบของระยะห่างจากขอบของแต่ละย่อหน้า และแต่ละ bullet point 

คำถามชวนคิด

งานเอกสารล่าสุดที่คุณส่งให้ผู้อื่นจัดอยู่ในระดับใด?

Ing

วิศวกรสิ่งแวดล้อมที่หันมาทำงานบริหารโครงการ แต่สนใจเรื่องการนำเสนอมาก จนอยากจะแบ่งปันสิ่งที่เรียนรู้มาตลอดหลายปี (ไม่กล้าบอกปี เดี๋ยวรู้อายุ) ให้กับผู้อ่านที่น่ารักทุกคน

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

โพสต์อื่นๆ ที่คุณอาจสนใจ

แนะนำ SlideShare แหล่งรวมสไลด์และความรู้
3 สิ่งควรทำ ก่อนส่งงานให้ผู้อื่น
ข้อคิดเห็นส่วนตัวในการปรับปรุงการฝึกอบรม