การประชุมเป็นปัญหาโลกแตกสำหรับคนทำงาน
จนมีบางคนแอบแซวตัวเองว่า... ถูกจ้างมาประชุม
หากคุณทำงานมาซักพัก
คุณจะรู้ว่าการประชุมส่วนนึงนั้น
ใช้เวลามาก...
น่าเบื่อ...
วนไปวนมา...
ไม่มีบทสรุปที่ชัดเจน...
มีคนพูดหลักอยู่ไม่กี่คน...
หรือ มีแต่ประธานพูด...
และอื่นๆ อีกมากมาย
แต่หากคุณยังอยู่ในโลกของการทำงาน
คุณก็ยังต้องประชุมต่อไปค่ะ
และหากคุณสามารถทำให้การประชุมนั้นมีประสิทธิภาพขึ้นมาได้
คุณจะเป็นที่โจษขานไปทั่ว
และเป็นที่รักของคนในองค์กรอย่างแน่นอนค่ะ
หา...แล้วต้องทำยังไงหรอ
เริ่มง่ายๆ อย่างในโพสต์นี้ก่อนก็ได้ค่ะ
More...
โดยการเตรียมองค์ประกอบ 5 อย่างที่ควรมีในการประชุมที่มีประสิทธิภาพ อย่างน้อยเราเตรียมการให้พร้อม เพื่อเพิ่มโอกาสความสำเร็จในการประชุม (อย่างมีประสิทธิภาพ) แล้วถ้ามีปัญหาค่อยแก้หน้างานเอา
มาดูกันค่ะว่ามีอะไรบ้าง
#1 วัตถุประสงค์และเป้าหมายของการประชุม
อ๊ะ! อะไรนะ...
การประชุมไหนก็ต้องมีวัตถุประสงค์ทั้งนั้นแหละ ไม่งั้นเขาจะจัดประชุมทำไม?
อา... แต่เชื่อมั๊ยคะว่า เรื่องพื้นๆ ที่ดูเหมือนต้องมีนี้ บางประชุมก็ไม่มี บางประชุมก็มีแต่เหมือนไม่มี และบางประชุมก็มีแต่ถูกลืม
วัตถุประสงค์และเป้าหมายเป็นสิ่งสำคัญ ที่จะทำให้เราจัดองค์ประกอบอื่นๆ ของการประชุมได้
ข้อควรปฏิบัติ คือ
- 1ในการออกแบบการประชุม ให้เขียนวัตถุประสงค์และเป้าหมายออกมา เพื่อเป็นเข็มทิศนำทางในขั้นต่อๆ ไป และใช้ในการทบทวนหลังการประชุมว่าผลลัพธ์ที่ได้เป็นไปตามที่เราตั้งเป้าไหว้หรือไม่
- 2วัตถุประสงค์และเป้าหมายควรมีความชัดเจน เช่น การประชุมเพื่อหารือผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในการปรับปรุงเกณฑ์การให้คะแนนการประกวดโรงงานดีเด่น จะเห็นว่าวัตถุประสงค์พูดถึงสิ่งที่จะต้องทำอยู่แล้วในที่ประชุม นั่นคือ หารือ และการปรับปรุงเกณฑ์ ซึ่งเป็นวัตถุประสงค์ที่กว้างมาก ทำให้การออกแบบในขั้นตอนต่อไปเกิดความคลุมเครือ เช่น ประชุมเสร็จแล้วจะได้เกณฑ์ใหม่เลยหรือไม่ หรือต้องมีขั้นตอนอื่นๆ ที่ต้องทำอีก เป็นต้น หากปรับวัตถุประสงค์เป็น การประชุมเพื่อสรุปขั้นตอนและวางแผนการปรับปรุงเกณฑ์การให้คะแนนโรงงานดีเด่น หรือ การประชุมเพื่อสรุปผลการปรับปรุงเกณฑ์การให้คะแนนโรงงานดีเด่น จะมีความชัดเจนขึ้น (จะสังเกตว่าวัตถุประสงค์ทั้ง 2 ข้อนั้นแตกต่างกัน แต่อยู่ใต้ร่มคำว่าหารือเพื่อปรับปรุงเกณฑ์เหมือนกัน)
- 3ควรต้องหมั่นกลับมาดูวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนดไว้ ในระหว่างการออกแบบ Agenda เลือกผู้เข้าร่วมประชุม กำหนด Facilitator และหาเทคนิคที่ตอบโจทย์ตามที่เราต้องการนั้น เพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งต่างๆ ที่เราทำยังคงสอดคล้องและจะตอบโจทย์ที่เราต้องการ
#2 Agenda
Agenda หรือ กำหนดการ เปรียบเสมือนแผนที่นำทางและข้อตกลงระหว่างผู้เข้าร่วมประชุม ว่าเราจะคุยอะไรกันบ้างและทำกิจกรรมอะไรกันบ้าง
Agenda ที่ดี ควรมีการกำหนดกรอบเวลาไว้ (อาจต้องอาศัยประสบการณ์นิดนึง ในการกะเวลาที่จะใช้ในแต่ละช่วง)
ส่วนที่กินเวลาค่อนข้างมากและตัดออกได้พอสมควร คือ การนำเสนอเพื่อให้ทุกคนในห้องประชุมได้รับข้อมูลเดียวกัน ข้อสังเกตของอิง คือ หากการประชุมนั้นไม่ได้จัดบ่อย ผู้เข้าร่วมประชุมเป็นผู้แทน (ที่อาจเปลี่ยนไปในแต่ละครั้ง) และมีผู้ใหญ่เข้าด้วย การนำเสนอเนื้อหาในส่วนของการรายงานสิ่งต่างๆ (ความเป็นมาเป็นไป ก้าวหน้าแค่ไหน เบื้องลึก เบื้องหลัง) ก็จะใช้เวลาค่อนข้างนานทีเดียว
แนวทางที่สามารถทำได้ คือ 1) มีการส่งเอกสารให้อ่านล่วงหน้า และ 2) มีการนำเสนอให้ผู้ใหญ่ที่สำคัญๆ ฟังสั้นๆ ก่อน
ถ้าเป็นการประชุมที่ผู้เข้าร่วมประชุมเป็นคนเดิมๆ และมีการนัดประชุมเป็นประจำอยู่แล้ว ส่วนของการนำเสนอเนื้อหาก็มีโอกาสที่จะทำให้กระชับขึ้นได้ (โดยไม่ต้องเล่าเรื่องราวแต่หนหลังมากเกินไป) และแน่นอนค่ะ การส่งเอกสารพร้อมกับ Agenda ให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ดูก่อนจะช่วยลดเวลาลงได้ (ไม่ต้องกังวลว่าเขาจะไม่อ่าน หากเขาพบว่าเขาไม่รู้เรื่องอยู่คนเดียว รอบหน้าเขาต้องเตรียมตัวให้มากขึ้นเองค่ะ)
#3 ผู้ร่วมประชุมที่เกี่ยวข้อง (จริงๆ)
เมื่อเรามีวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจน พร้อมกับ Agenda ที่ออกแบบมาแล้วว่าจะทำอะไรกันบ้าง ก็ได้เวลามากำหนดผู้เข้าร่วมประชุมที่เกี่ยวข้อง หลักการง่ายๆ ค่ะ พยามเลือกคนที่เกี่ยวข้องจริงๆ ที่มาแล้วจะทำให้ได้ผลลัพธ์ของการประชุมตามที่เราต้องการและงานก้าวหน้าไปได้
การที่มีผู้ที่ไม่เกี่ยวข้อง (หรือเกี่ยวข้องบ้างก็ตาม) มานั่งอยู่ในห้องประชุมเงียบๆ (พร้อมทั้งนั่งเล่นโทรศัพท์ไปด้วย) เป็นการทำลายบรรยากาศโดยรวมของการประชุม แนวคิดนึงที่อิงว่าน่าจะ work คือ
- เลือกเป็นประชุมออนไลน์
- พิจารณาไม่เชิญคนกลุ่มนี้เข้าร่วมประชุม และ
- ถ้าจำเป็นที่คนกลุ่มนี้ต้องร่วมรับรู้ ให้เขาเข้าร่วมประชุมแบบออนไลน์ ขณะที่กลุ่มหลักเจอกันตัวเป็นๆ
#4 Facilitator ของการประชุม
เมื่อถึงตอนประชุมจริง Facilitator จะส่งผลต่อการประชุมนั้นมาก
ใคร คือ Facilitator แล้วเขาทำหน้าที่อะไร
มาว่ากันเรื่องหน้าที่ก่อนค่ะ หลักๆ แล้ว Facilitator จะช่วยอำนวยความสะดวกในการประชุม ช่วยนำสู่วาระต่างๆ ช่วยตั้งคำถาม ช่วยกระตุ้นผู้เข้าร่วมประชุมให้มีส่วนร่วม ช่วยกำหนดจังหวะและอารมณ์ร่วมของที่ประชุม ช่วยสรุปและทบทวนสิ่งที่ที่ประชุมเสนอออกมา
แล้วใคร คือ Facilitator โดยปกติแล้วประธานและเลขาฯ ที่ประชุม หรือผู้ที่รับผิดชอบจัดการประชุม จะทำหน้าที่เป็น Facilitator โดยอาจให้ใครคนใดคนหนึ่งทำ หรือร่วมกันทำ
แล้ว Facilitator ที่ดีควรเป็นอย่างไร Facilitator ที่ดีควรมีความเข้าใจวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการประชุมเป็นอย่างดี เข้าใจการออกแบบสิ่งต่างๆ ที่ต้องทำในการประชุม (ทำไปทำไม ทำเพื่ออะไร) และมีไหวพริบที่ดีที่จะควบคุมจังหวะและอารมณ์ของการประชุม
ปัญหาส่วนใหญ่ที่มักเจอในการประชุม มี 2 แบบ คือ 1) ไม่มี Facilitator การประชุมเป็นไปแกนๆ ตามวาระที่เขียนไว้ และ 2) ประธานเป็น Facilitator โดยไม่เข้าใจหน้าที่ของ Facilitator เช่น ปากบอกว่าอยากให้ทุกคนแสดงความเห็น แต่พูดจนไม่มีช่องให้คนอื่นแทรก หรือปากบอกว่าอยากฟังความเห็นของทุกคน แต่ด่วนตัดสินใจเพียงคนเดียวและปฏิเสธทุกความเห็นที่มีการแสดงออกมา เป็นต้น
ดังนั้นหากอยากปรับปรุงการประชุมให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ต้องหาคนที่เหมาะสม เป็น Facilitator ของการประชุมนั้นๆ (สำหรับเรื่อง Facilitator ไว้เราค่อยลงรายละเอียดกันในโพสต์ต่อๆ ไปนะคะ)
#5 เทคนิคที่เหมาะกับการประชุม
ปัจจุบันมีเทคนิคจำนวนมาก (มากจริงๆ ค่ะ) ที่แพร่หลายและสามารถนำมาปรับใช้กับการประชุมได้ แม้กระทั่งการ Brainstorm หรือระดมสมองที่เรารู้จักดี (ก็จัดเป็นการประชุมรูปแบบหนึ่ง) มีเทคนิคหลากหลายที่สามารถนำมาใช้ในการ brainstorm ได้ ตั้งแต่การใช้ post-it ที่เราคุ้นเคย การระดมสมองคิดคำถามแทนที่จะเป็นคำตอบ และการใช้ mind mapping เป็นต้น หรือในการตัดสินใจ ก็มีเทคนิคในการช่วยการตัดสินใจหลายรุปแบบ เช่น การโหวต (เพื่อเลือกหรือเพื่อคัดออก) และการใช้ matrix ให้คะแนน เป็นต้น
ดังนั้นเมื่อเรารู้วัตถุประสงค์และเป้าหมายของการประชุมของเราแล้ว ก็เลือกเทคนิคที่เหมาะสมมาใช้กับการประชุมนั้นๆ
คำถามชวนคิด
ในการประชุมครั้งล่าสุดที่คุณเข้าร่วม คุณว่าการประชุมนั้นมีประสิทธิภาพหรือไม่?
และการประชุมนั้นขาดองค์ประกอบอะไรบ้าง?
