นำเสนออย่างไร เมื่อข้อมูลมากเกินไป

อาการของเด็กวิศวะที่มีข้อมูลมากเกินไป อาจเกิดขึ้นได้กับเด็กอื่นๆ เช่นกัน (หมอก็เป็นอีกหนึ่งอาชีพที่ข้อมูลเยอะค่ะ

ผลการตอบแบบสอบถามเรื่องการนำเสนอ 46% ของผู้ตอบแบบสอบถาม (33 คน จาก 72 คน) พบว่าปัญหาหนึ่งในการเตรียมการนำเสนอ คือ ข้อมูลมากเกินไป

คำถาม คือ แล้วเราต้องนำเสนออย่างไร เมื่อเรามีข้อมูลเยอะมากกก (จนอาจจะมากเกินไป)

งั้นมาเริ่มกันเลยค่ะ

หยิบสมุดโน๊ตกับปากกาแท่งโปรดของเรา หามุมนั่งสบายๆ ชิลๆ กัน แล้วตอบคำถาม 3 ข้อนี้ค่ะ

1. Key message ของเราคืออะไร: หากเราบอกผู้ฟังของเราได้เพียงอย่างเดียว สิ่งสำคัญที่สุดที่เราอยากบอก คือ อะไร
2. Message รอง 3 ข้อที่สนับสนุน key message ของเรามีอะไรบ้าง: ทำไมต้อง 3 ข้อ จะมากกว่า 3 ก็ได้ค่ะ (ไม่เกิน 5 นะจ๊ะ) แต่ 3 เป็นจำนวนที่เชื่อกันว่า magic number คือ จำนวนกำลังดี จำได้ง่ายไม่ลืม (เทียบกับ 5 หรือ 7 ที่ต้องใช้พลังสมองมากกว่าในการนึกให้ครบ) ในขั้นนี้เราต้องกรองว่าสิ่งที่จะมาสนับสนุน message หลักของเราคืออะไร เป็นการสกัดข้อมูลจำนวนมากของเราออกมาเป็นข้อสรุปซัก 3 ข้อ ค่ะ
3. Evidence หรือชุดข้อมูลของ message รองของเราคืออะไร: ขั้นนี้เราจะได้ใช้ข้อมูลของเราแล้วค่ะ แต่คัดมาเฉพาะสิ่งที่จำเป็นต่อการนำเสนอ (need to know) แล้วตัดสิ่งที่มีก็ได้ไม่มีก็ได้ออกนะคะ (nice to know)

เมื่อตอบครบทั้ง 3 ข้อ เราจะได้โครงสร้างของการนำเสนอของเราค่ะ ก่อนจะจบ อย่าลืมเติมหัวและท้ายของ presentation นะคะ (เปิดให้คนจำ และปิดอย่างมีพลังนะคะ)

มาดูตัวอย่างค่ะโจทย์ที่ได้รับ คือ อยากให้นำเสนอถึงประสบการณ์การดำเนินโครงการที่ได้รับทุนสนับสนุนจากกองทุนแห่งหนึ่ง เพื่อให้ผู้ที่จะดำเนินโครงการในปีต่อๆ ไป ได้นำไปปรับใช้ เวลาที่ให้ คือ 15 นาที

โดยส่วนใหญ่เรามักนึกถึง การนำเสนอในลักษณะนี้ เล่าที่มาโครงการ หน่วยงานที่ร่วมดำเนินโครงการ กิจกรรมโครงการ แผนงาน แล้วจึงพูดถึง lessons learned ที่ได้ โดยเราจะพยายามใส่ lessons learned จำนวนหนึ่ง (ซึ่งมักมีมากกว่า 5) ที่เราคิดว่าเป็นประโยชน์แก่คนฟัง

การนำเสนอในลักษณะนี้ มักจบลงด้วยการใช้เวลาเกินกว่าที่กำหนด และ lessons learned มีจำนวนมากกว่าที่คนฟังจะจำได้

ถ้าเป็นเรา เราจะตีโจทย์นี้และนำเสนออย่างไรดี จึงจะน่าสนใจ เข้าใจได้ง่าย และคนฟังเอาไปใช้ประโยชน์ได้จริง ถ้าเราใช้ขั้นตอนข้างบนมาวางโครงสร้างการนำเสนอของเรา จะได้ดังนี้

• Key message: lessons learned หลัก 3 ข้อ ที่จะช่วยให้การดำเนินโครงการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
• Message รอง: สมมุติว่า lessons larned ทั้ง 3 ข้อ คือ 1) การออกแบบสำคัญมาก ต้องสร้างความแตกต่างให้กับโครงการของเรา ใช้แนวทางที่สร้างสรรค์ และมีความยืดหยุ่น 2) การติดตามและประเมินผลเป็นสิ่งจำเป็น ต้องมีการวางแผน ปรับให้เหมาะกับโครงการ และนำข้อมูลมาใช้วิเคราะห์ และ 3) ทีมงานส่งผลอย่างมากต่อความสำเร็จของโครงการ ต้องมีการร่วมมือกันกับหน่วยงานที่ร่วมโครงการ มีความไว้วางใจกัน และการดำเนินงานต้องโปร่งใส
• ข้อมูลที่สนับสนุน Message รอง: กิจกรรมที่ทำที่ในแต่ละ Message รอง ที่มีผลให้ผลลัพธ์ของโครงการเป็นไปตามที่เราต้องการ

ในส่วนของข้อมูลโครงการที่จำเป็นจะสอดแทรกอยู่ทั้งในส่วนของ Introduction และในแต่ละ Message รอง โดยดำเนินเรื่องตาม time line ของโครงการ

เทคนิคอีกอย่างหนึ่ง คือ เนื้อหาที่เราจะนำเสนอ ควรน้อยกว่า 15 นาทีค่ะ เพราะเมื่อพูดจริงเรามีแนวโน้มจะพูดมากกว่าที่เราเตรียม

คำถาม คือ เราจะนำเทคนิคการจัดการข้อมูลนี้ไปปรับใช้กับการนำเสนอครั้งต่อไปของเราอย่างไร